○○部の経理事務の仕事内容は?具体的にどんなことをするの?

「○○部の経理事務の仕事内容は?具体的にどんなことをするの?」と思ってませんか?

求人に「経理事務」を見つけて働いてみたいと思っても、具体的に何をするのかが分からないと自分にできるか判断できずなかなか応募できないものです。特に経理も事務も初めての人にとって、計算やパソコンが難しそうで仕事も細かいのではないかと感じるからですよね。

それならば、経理事務の仕事を具体的に知ることができればいいんです!
各部門にいる経理事務がどんな仕事をするのか?どんなところが大変なのか?これが分かれば、自分でもできそうか?ちょっと無理なのか?を判断することができます。

しかも、経理事務の仕事内容が分かれば、自分を成長させる仕事なのか?そうでないのか?も判断できます。これが分かれば、この先の大切な時間を経理事務の仕事に費やしたいかも自分の中ではっきりしてくるのです。

この記事では

  • 経理事務の具体的な仕事内容
  • 経理事務の難しさと厳しさ
  • 経理事務に従事する際の注意点
など、気になることを1つ1つくわしくご紹介します。

経理事務の仕事内容を理解し、やってみよう!と思えれば、この仕事を通して自分自身をステップアップさせたり、知識の幅を広げることができますよ!

この記事の管理者
株式会社アドバンスフロー 代表取締役 中塚 章浩
派遣&転職会社で7年勤務

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経理事務の具体的な仕事内容

経理事務とは会社の各部門で経理業務を担当する仕事です。
端的に言うと、部門に与えられた予算を管理する仕事と言えます。会社のお金を取り仕切る経理部は、その1年に使える予算を各部門に振り分けます。この与えられた予算を管理し、さまざまな精算処理や伝票管理をするのが経理事務の仕事。ここまではなんとなくわかってきましたよね!

そうは言っても、やはり何のことかよくわからない!という皆さんに、経理事務の内容をわかりやすく解説します。ここでは仕事の流れをつかめるように「1日ごと、月ごと、年ごと」の3つの期間に分けて仕事内容を説明します。

1日のうちにやること、1ヶ月の終わりにやること、1年の中の各ポイントでやること、が分かると、自然と経理事務の仕事内容が見えてきますよ。

1つの部門にいる経理事務の人数は部員数によって変わることがほとんどです。部員が50人以上いる部門なら経理事務が2~3人、10人前後の部門であれば経理事務を1人置くのが通常なので、1人で出来る仕事量をきちんと考えて経理事務を置いていると考えてください。

1日ごとの業務

経理事務が1日ごとに行う業務は、その日に発生した伝票を部員に代わって処理したり、予算の進捗をチェックすることがメインとなります。
さっそく具体的な内容を見ていきましょう。

請求書の処理

取引先などから物品購入をして請求書を受け取った場合、会社の経理システムに請求書の内容を入力し、仕訳帳と呼ばれる支払い内容が分かる用紙をプリンターから出力します。そして「仕訳帳+請求書+物品購入前に受け取った見積書」をワンセットにし、部門の上司の承認を受けて経理部に回します。

仕訳帳をわかりやすく言うと、銀行のATMから振込すると機械から出てくる用紙と同じと考えればいいでしょう。「間違いなく支払った」ことを証明する大切な書類です。多くの会社では経理処理をするための経理システムソフトがパソコンにインストールされており、ここに必要事項を入力すると仕訳帳が出力できます。

経理部は回ってきた仕訳帳を確認して経理システム上で承認します。これにより取引先へ支払いがなされます。経理事務が入力ミスをしていても、経理部がチェックする段階で指摘されますので、誤った金額で送金されることはほとんどありません。

MEMO
かといって、毎回間違えてしまうようでは問題ですね。経理部から目をつけられないように?自分でも気をつけて処理すれば大丈夫です!
仕訳帳+請求書+見積書の管理

経理部に「仕訳帳+請求書+物品購入前に受け取った見積書」のワンセットを回す際には、全てをコピーしてファイリングしておきます。会社によっては月末の締め日にその月に処理した仕訳帳をリストにして各部門に提出させることもあります。自分の部門からお金が発生した大切な証拠書類ですので、面倒くさがってコピーを忘れると後で厄介なことになります。注意してくださいね。

仕訳帳は経費科目別にタグを付けてファイリングします。会社の経費は「交際費」「出張費」「交通費」「研材費」など細かく分かれているので、仕訳帳を分けてファイルしておかないと、後々探す時にとても面倒になるんですね。ファイリングは難しいことではないので、覚えてしまえばすぐに一人でもこなせるようになりますよ。

従業員立替払い処理

各部門の部員が仕事に必要な物品を立て替え購入した場合、会社から支払いを受けるために経理システムに必要事項を入力します。経理事務は部員それぞれが仕事に注力できるよう、この処理を代わって行うのが通常です。

部員から物品購入の領収書を受け取ったら、経理システムに料金や領収書の日付を入れ、金額の受取人にその部員の名前や氏名番号(会社から各従業員に割り当てられる個人番号)を入れて仕訳帳を出力します。仕訳帳と領収書をセットにし、上司の承認を受けて経理に回し、経理が承認をすると部員に立替金が支払われます。

この業務のチェックポイントは、領収書の日付・内容・金額です。また、大抵の会社ではその月に発生した領収書はその月に処理するという決まりがあるので、月末前には部員に未処理の請求書がないかアナウンスしましょう。

MEMO
中には領収書を溜め込んでいる常習犯がいるのでご注意を!月末を過ぎて領収書を処理したいと経理部に相談すれば、経理事務が怒られます・・・。理不尽な話ですが、経理部としては経理事務の管理不足だと考えるんですね。
売上の管理

営業部などの販売を担当する部門では、その日の時点でどのくらいの受注があり、どのくらい売れているかの進捗チェックを経理事務が行います。売上の管理は月ごとや年ごとでも行いますが、毎日のチェックがとても重要です。

具体的には、1日に1回は経理システム内のデータを確認し、現在の売上金額をチェックして課長や部長に伝えます。この仕事をきっちりこなすと「経理事務の○○さんがしっかり管理してくれるから状況が把握しやすいよ」と感謝される立場になっていきます。

MEMO
ただ経理の仕事をしているのではなく、部員の立場になって仕事をするという気持ちを持てば、あの人がいないと困る!と思われる嬉しい存在になるんですね。
棚卸資産の受け払い簿作成

製品の製造のため、または研究のために購入した未開封で未使用の物品を棚卸資産といいます。これは使っていない切手と同じように金銭的な価値があるものとして扱われます。製造部門や研究部門では、日々の棚卸資産管理がとても大切なんです。

例えば、予算が10万余っている部門が、製品製造のためにプラスチック資材10kg(1万円)を購入し、年度末の時点でこれが未開封未使用となった場合、本来なら残りの予算は9万円だと思うものですが、未使用未開封なのでお金を使ったとは判断されないのです。結果、予算から1円も引かれずに10万円が余っているものとみなされてしまいます。

「10万円余ったならいいんじゃない?」と思った皆さん、それは大きな勘違い!会社というのは、あまりに予算を余らせる部門に対して「来期は予算を削減します」と通告するのです。こうなってしまえば、与えられるお金が少なくなるのですから、思ったように製造したり研究ができなくなります。

ではどうすればいいか?その答えは「棚卸資産を使用済みにする」です。かなりぶっちゃけた話ですが、プラスチック資材を開封してその一部を取り出せば、これだけで使用済みとなり棚卸資産に計上しなくてOK。経理事務としては、棚卸資産をしっかりチェックし、あまりに高価なものは早めに使い始めるように部員にアナウンスすればこの問題が回避できますよ。

新規顧客の経理システムへの登録


【画像引用】帝国情報データバンク 信用調査とは


部員から新しい取引先と受注や発注の取引をしたいと申し出があった場合、その会社の信用情報や業務内容が分かる書類を取り寄せ、経理部に回して経理システムに取引先を新規登録してもらいます。

経理部のチェックにより、特に問題がなく信用できる会社だと判断されれば、取引先の口座が経理システムに登録され、入金や支払がスムーズになります。経理事務の仕事においても重要な業務だと思ってください。

MEMO
取引先から取り寄せる書類について、マニュアルを見てもよくわからない場合は、ちょっと怖くても?経理部に聞いてしまうのが一番です。書類が揃っていない状態で経理部に回すと間違いなく怒られますが、怒られる前に聞いておけば「まだこの仕事をやったことがないのね」と理解してもらえ、少しくらいのミスなら許してもらえるはずです!
予算進捗管理

経理事務は部門に与えられている予算を超過しないように日々予算進捗状況を経理システムから確認します。大抵の会社は予算を管理するソフトや経理システム上に予算管理機能があり、総経費100%に対して進捗80%などと表示されるので、難しいことはありません。

予算進捗はそれぞれの科目ごとにも表示されます。もし、旅費の進捗が既に95%で交際費の進捗が50%の場合は、交際費の予算を旅費に回すことも可能です。この状況を経理システムから読み取り、上司や部員に伝えるのも経理事務の大切な仕事です。予算は総予算に対して全体が収まれば良いので、うまく調整できるよう少しずつ慣れていけば大丈夫です。

決裁書の確認

決裁書とは、一定以上の金額を必要とする物品の購入、契約、営業活動、などを行う際に、このお金を使って良いか?と会社の上層部に確認して承認を受けるための書類です。決裁書はその仕事を担当する部員が作成しますが、経理事務は部員から受け取った決裁書の金額・内容・支払い日に間違いがないかチェックして経理部に回します。

決裁書に触れたこともない人にとって、決裁書を扱うのは怖いと感じるかもしれませんが、会社の業務は決裁書なしでは動かないと言っても過言ではありません。決裁書は扱うたびに慣れていくもので大丈夫です。慣れてしまえばただの書類ですから、どうってことはありません!

MEMO
ここで決裁書の注意点を1つ。希に決裁書の作成を忘れる部員がいます・・・。取引先に1000万支払うために今月中に決裁を取らないといけないのに、月末まで1週間の時点でまだ決裁書を作っていない・・・。これは本当に焦ります。この問題を避けるには、日々部員に「決裁書、忘れてないですか?」と聞いて回ることです!面倒でもこの一言が恐ろしい状況から救ってくれますよ。

月ごとの業務

経理事務が月の終わりに行う業務は、1ヶ月の売上や支払いを締めるものがメインです。締め日の業務はややこしいことも多いですが、何回かこなせば覚えられるはず。
さっそくその内容を見ていきましょう。

支払処理確認

大抵の会社では、その1ヶ月に支払いが発生したものを部門単位で取りまとめて経理に提出し、経理がその内容を確認するシステムを取っています。具体的にはパソコンの経理システムから1ヶ月の支払いリストを出力し、支払い予定のものが漏れていないかを確認して経理部に回します。この業務はとても簡単なのですぐに覚えられるはずです。

経理事務は支払いリストのコピーを取り、その1ヶ月に発生した仕訳帳と一緒にファイリングをしておきます。後々になって、過去の支払いを確認したいと思った時にすぐ探せるようにファイルしておくと「さすが○○さんだね!」と褒めてもらえますから、できるだけわかりやすく綺麗にファイリングしてくださいね。

売上管理

製品を販売する部門では、販売したものが顧客から正しく入金されているかを経理システムから確認します。また、現段階での売上金額を集計し、売上目標に対してどの程度進捗が進んでいるかもチェックします。

ここで問題となるのが、入金予定のものが入金されていない場合です。予定の日になっても入金がない場合は経理部から指摘があるはずです。この場合は、取引先に連絡して入金を促します。督促のようで嫌かもしれませんが、慣れないのは最初だけ。そのうち「早めのご入金をお願いします!」とさらっと言えるようになりますよ。

すべての処理が済み1ヶ月の売上確認ができたら、集計用紙を経理部に回します。この際に売上未達の場合は、原因を調査して経理部に報告しなければなりません。未達を出すと経理部からこっぴどく怒られることも・・・。これを避けるには、経理事務として部員に「売上伸ばしましょう!」と発破をかけるのも大事。部門が一体になれるよう経理事務としての役目を果たしてみてください!

仕入れ管理

製造に使う材料を仕入れる部門では、取引先との契約通りに正しく仕入れしているか?取引先に仕入れ品の支払いが済んでいるか?を月末に確認します。

仕入れにはお金が発生し会社の業績に大きく影響するため、毎月の仕入れ状況を確認するのはとても大事。この時に材料の過不足がないかもチェックします。

仕入れがある部門には必ず受け払い簿があります。受け払い簿と聞いても?と思いますよね。受け払い簿には「2/1:材料A:10個残 → 2/2:材料A1個使用:9個残」仕入れ材料の残数が書かれています。その内容は足し算引き算の繰り返しなので、難しいことはありませんよ。

年ごとの業務

年ごと業務のメインは各会社が発表する決算です。この仕事は経理部がメインとなって決算期である3月に行われます。経理部は各部門の経理事務と連携をとって会社経費を取りまとめるため、経理事務にも重要な役割が求められます。決算を迎えるまでの1年間の中には重要なポイントとなる業務があるのでここも重要です。

決算・・・?なんだか怖い言葉ですよね。しかし、会社にとってこれかなければ始まりません。経理事務としてステップアップするためにも、1つずつ覚えてこなして行きましょう!決算を1度経験すればその1年後には大抵のことが飲み込め、2年後にはほとんどが理解できます。チャレンジ精神で頑張っていきましょう!

ここでは年ごとの業務に向けて、経理部から各部門に提出依頼がある仕事を4月から3月までに分けてご説明します。

4月
  • 決算処理データ提出:3月末に取りまとめた経費を提出
  • 四半期決算データ提出:4~6月分の四半期における予算進捗を予想して提出
  • 監査対応:税務署監査の内容に該当している部門と判断された場合に監査書類を提出
6月
  • 株主総会資料提出:通常7月に開催される株主総会のに必要な書類を経理部から依頼された場合に提出
7月
  • 株主総会対応:経理部から依頼が合った場合、株主総会会場にて事業の説明や株主対応を行う
9月
  • 中間決算書類提出:12月頃行われる中間決算(4~9月分)に必要な書類を提出
  • 四半期決算書類提出:11月に発表する四半期決算(7~9月分)に必要な書類を提出
10月
  • 上期予算取りまとめ&資料提出:上期(4~9月)の予算状況を取りまとめ、資料を作成して提出
12月
  • 年末調整書類の取りまとめと提出:住宅ローンや保険料など、給与控除対象となるものが発生する部員の年末調整申告書を取りまとめて提出
  • 四半期決算書類提出:1月に発表する四半期決算(10~12月分)
1月
  • 固定資産廃棄申請:部門で所有する固定資産の中で廃棄するものを経理に申請
  • 遊休資産の確認:部門で所有する固定資産の中に使っていないもの(遊休資産)がある場合、経理に申告して他部門で使えないか調査を依頼
2月
  • 決算準備書類提出:4月の決算発表に向けて経費の取りまとめて資料を提出
  • 予算の作成と申請:来年度予算を作成し、経理部へ申請
3月
  • 決算準備書類提出:4月の決算発表に向けて経費の取りまとめて資料を提出
  • 実地棚卸資産申告:期末時点での棚卸資産を確認し、残高を計算して経理部に申告

年ごとの業務の流れは会社によっても変わってくるのですが、一般的な流れは上記の通りです。経理部の繁忙期が1月~3月であるのと同じように、経理事務もこの時期が忙しくなります。また、4~9月の上期を締める9月~10月も慌ただしくなるので覚えておきましょう。

年ごとの業務を理解するには、日ごと・月ごと・年ごとの業務の関連を覚えてしまうのが一番の近道です。今日やっていることは月ごとの業務に関係しているか?今月やっていることは年度末の決算に関わるか?このように意識して仕事をしていれば、徐々に覚えていけるので不安に思わなくても大丈夫ですよ!

経理事務の仕事に必要な資質や能力

経理事務の仕事をするには、ある程度の資質や能力が必要と言えます。会社のお金を扱うわけですから、適性がなければミスや問題が発生しやすくなります。一体どんな人が経理事務に向いているか?さっそく見ていきましょう。

仕事の中身を理解しようとする姿勢

経理事務の仕事をこなす上で大事なのは、この業務が何を意味するのかを理解する能能力です。ただ与えられた仕事を淡々とこなすだけでは、何のためにやっているのかがわからないので、なかなか経理業務の流れがつかめません。

「この伝票には何が書いてあるんだろう?」「月末にこの業務をするのは年度末に関係するからかな?」常にその仕事の意味を考える姿勢を持てば、不思議なくらい仕事が板についてきますよ。

また、月ごとや年ごとの流れを把握しておくと、日ごとの業務の大切さがわかり、仕事に対して丁寧な姿勢を持つことができます。経理の仕事1つ1つが絡んだ関係や流れを把握できれば、経理事務の仕事に対する理解が深まり意欲も湧いてきます!

危機管理能力があるか

経理事務をミスなく滞りなく進めるには、会社のお金の流れに対する危機管理能力が必要です。「今これをやらないと月末に大変なことになる」「先にこの業務をやったほうがミスを減らせる」このように危険な状況を回避する方法を頭で考えられるのがベストです。

経理事務がやるべきことは、はっきり言ってかなりたくさんあります。しかも細かいことが多いので、どうしても面倒なことを後回しにしがちです。しかし、面倒だからと思うことが、後々首を絞めることになりがちなので気をつけましょう。

「これが先!これは後。」と優先順位を考え、上司や経理部に怒られないように仕事を勧めていれば、危機管理能力が知らぬ間に身に付きますよ。

最低限の計算ができる

経理事務の仕事はとにかく計算が多いんです!営業部なら営業利益計算、製造部門なら原価計算、そしてどの部門でも必要なのが割合の計算です。これらの計算は当然自分の頭ではできませんが、電卓を使えばすぐに答えが出てきます。しかし、電卓でどう計算すればいいかが分からないようでは困ってしまうんですね。

そこでおすすめしたいのが、ノートを用意してよく使う計算をメモしていく方法。仕事中に「あれ?どうやって計算するんだっけ?」と慌てた場合でも、ノートを見れば思い出せます。経理の仕事にはスピードが求められるので、あたふたして仕事が遅くならないように自分だけのマニュアルを作ってしまえば安心ですよ。

経理ソフト・エクセル・ワードが使える

経理の仕事に欠かせないのは、経理ソフト・エクセル・ワードが難なくこなせる能力です。よくあるのが「パソコンなら使えます!」と言っていたのに、蓋を開けたらインターネットで検索ができるだけ・・・。これは経理事務が必要とするパソコンスキルとは程遠いものです。経理の事務の仕事はほぼ一日パソコンに向き合っています。だからこそ最低限のスキルがないと務まらないんですね。

大抵のソフトは慣れれば使いこなせる、エクセルで表計算や表作成ができる、ワードで文体が整った書類の作成ができる、ブラインドタッチができる。経理事務の仕事に就くには最低でもこのくらいのスキルが必要。そんなのは到底無理という人には経理事務は厳しいかもしれません。少し頑張ればなんとかなると思う方は、エクセルとワードだけでも自由に使えるよう勉強しておきましょう。

経理の仕事に従事する際の注意点

経理事務の仕事には、働かないとわからない注意点が意外にもいくつかあります。
え!?と慌てないためにも、どんなことに注意したらよいか見ていきましょう。

経理事務を雑用係り扱いする人がいる

経理事務は部員から領収書や請求書を受け取って処理する仕事のため「なんでもやってくれる人」と誤解を受けやすくなります。特に図々しい上司やプライドの高い男性社員には要注意!「こんな雑用、自分じゃできないからやってくれる?」という態度で面倒なことを押し付けられることがあります。

経理事務に採用された際に「ある程度の雑用もやってもらいます」と言われたなら仕方ありませんが、あくまでも経理事務のみの職務を与えられている場合は雑用を受ける必要はないんです。雑用を押し付けられそうになった場合は「私がやるべきか上司に聞いてみます」と毅然とした態度で対応すると、相手は怯んでそれ以上言わなくなるものです。お試しを。

残業と休日出勤

経理部が忙しくなる1~3月の繁忙期は、経理部から書類提出などの依頼が増えるので経理事務も忙しくなります。この時期は残業が発生しやすくなるので覚えておいてください。部門によっては休日出勤を要することもあるので、採用の際に確認しておくと安心ですよ。

しかし、残業や休日出勤がある仕事を避けたい人にとっては経理事務が厳しくなってしまいますよね。逆に、残業や休日出勤の手当をもらいたい人は、繁忙期の給与が増えるのでラッキーです。一年の中で限られた時期だけの残業ならいいのか?一切残業をしたくないのか?このあたりをよく考えてから応募すると後悔がなくなりますよ。

コミュニケーション能力が大切

経理事務はとにかく毎日いろいろな人と接する仕事です。だからこそ大切なのがコミュニケーション能力!「経理事務=静かなデスクワーク」とイメージするかもしれませんが、静かどころかうるさいくらいだと思っておいたほうが良いでしょう。

「デスクでひっそり仕事をしたいから経理事務にしようかな?」こう思っている皆さん、その考えを払拭して経理事務への見方を変えてください。お金を扱う仕事というのは、そのお金を出す人や受ける人と常に関わるため、ひっそりと仕事することはできないんです。人とコミュニケーションするのが好き!という人にこそおすすめの仕事と言えるんですね。

直接採用の可能性

派遣社員として経理事務の仕事に就いた場合、3年後の更新時に直接採用にしないかと提案されることがります。直接採用とは、その会社に勤める複数の派遣社員を束ねる仕事。ということは、派遣社員としてステップアップ!できるんですね。3年間黙々と働き、仕事の成果を認められた結果が直接採用なんです。

しかし、ここで問題となるのが人の上に立つのが苦手な人の場合です。一人でコツコツ仕事をしたいだけなのに、急に人を管理してと言われても困ってしまいます。この場合は直接採用を断れば問題ありません。ただ、断った場合はその会社に居られなくなる可能性もあるのでご注意を。直接採用が不要なら、3年ごとに他の会社に移るつもりで働けば気持ちが楽になりますよ。

経理の仕事内容は流れをつかめば理解できる!

経理事務の仕事はとにかくいろいろあります。それが分かっても、具体的に毎日何をするのかが分からないと応募に踏み切れませんよね。でも大丈夫!世の中にいる経理事務の人は誰もが最初は初心者。徐々に慣れていけば仕事が不思議と身に付きますよ。

経理事務の仕事をする上での関わり合いの中に信頼が生まれれば、仕事も会社も楽しくなります。そんな毎日を目指し、今こそ思い切ってチャレンジしてみましょう!

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