【派遣のプロが語る】派遣会社へのメール返信テンプレ！

記事監修
株式会社アドバンスフロー 代表取締役
中塚 章浩
著書「面接の疑問 Q＆A」・Twitter

パーソルテンプスタッフ株式会社に約6年在籍し、現在は派遣会社「株式会社アドバンスフロー」の代表取締役。
のべ約2,000名もの転職支援を行い、求職者が希望する仕事を得られるよう尽力。人材業界16年の経験から「派遣はしっかりとした情報が得られれば得られるほど、理想の職場を見つけられる」と確信し、多くの人が情報を得られるよう、記事の監修も行う。

「派遣会社からメールで連絡が来た時に、どのように返信すればいいのか分からない・・・」

とお悩みではありませんか？

この記事では、派遣のメール返信について解説します。

この記事で、派遣会社にメールを返信するときや連絡する時に落ち着いて対処できるようになっていただければ幸いです。

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派遣会社へ返信するメールの書き方のポイント

派遣会社から送られてきたメールに返信する書き方のポイントを解説します。

メールの種類にかかわらず、メール返信の仕方は共通のポイントさえ押さえてしまえばスムーズにメール作成が行えます。

件名は一目で見てわかるように短くまとめる

派遣会社へ派遣社員がメールを返信する際は、件名は一目で見てわかるように短くまとめることが大切です。

例えば、「顔合わせ・職場見学」日程のメールを返信するのであれば、件名は「「顔合わせ・職場見学」日程について」とするだけで問題ありません。

変に敬語を入れたり長くしようとすると、何を伝えたいのか分かりにくい件名になってしまいます。

宛名には派遣会社名と派遣担当者の名前が必須

派遣会社のメール返信で宛名を書く際は、派遣会社名と派遣担当者の名前が必須になります。

誰に宛てたメールなのかわかるようにすることはもちろんのこと、名前抜けは派遣担当者の名前をしっかり覚えていないのではないかと、疑念を持たれてしまうことになりかねません。

相手に不快な思いをさせないためにも、会社名と派遣担当者の名前はしっかりと書くのを忘れないようにしてください。

もし、送信者が不明な場合は「ご担当者様」と書いておけば問題ありません。

用件が素早く相手に伝わるように結論と詳細を簡潔にする

派遣社員がメールを返信する際の内容についても、長文になりすぎず結論と詳細を簡潔に書いた文章にすることが大切です。

何のために返信したメールなのか、お願いしたいことは何なのかすぐに目を通せば理解できるのかを確認してから、派遣会社にメールを返信してください。

挨拶はあまり長くならないように定型文を活用する

初めの挨拶と終わりの挨拶についても、長い文章は必要ありません。

• 初めの挨拶であれば、「いつもお世話になっております。」
• 終わりの挨拶であれば、「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。」「今後とも、よろしくお願い致します。」

などの定型文を使って、短く済ませることをおすすめします。

【求人関連】派遣会社から送られてくるメールに返信する時の例文

派遣会社から送られてくるメールに返信する例文を種類別に紹介します。

どのようなメールを送ればいいか悩んでいる方は、ひとつの参考として活用することをおすすめします。

【求人関連】派遣会社から求人への応募打診が来た時の返信メールのテンプレ

派遣会社から派遣社員へ求人の応募打診メールが送られてきた際の、求人を応募する時と求人を辞退する時のメール返信の例文を紹介します。

派遣先企業の求人に応募する時の例文

求人へ応募するときの返信メールは、紹介してもらったことに対するお礼と、職場見学などの日程などが記載されていれば、その日に参加するということを伝えることが大切です。

もし、日程の提示がされているけれども、参加できない場合は日程の変更を願い出るようにしてください。

派遣会社に紹介された派遣先企業の求人を断る時の例文

求人の応募を辞退する時は、はっきりと応募しないことと、応募できない理由を伝えて、派遣会社が新しい人材を探すことになることについて申し訳ないという気持ちを伝えることが大切です。

【求人関連】派遣会社から複数人の登録スタッフに向けた仕事紹介の一斉メール

派遣会社から複数人の派遣社員に向けた仕事紹介が送られてきた際の、応募を願いでる時と応募しない時の例文を紹介します。

応募を願い出る時の例文

派遣会社から仕事紹介のメールに応募を願い出るメールを返信する時は、紹介してもらったことのお礼と、応募させて欲しいということをはっきりと伝えます。

また、応募することで何か準備しておかなければならないことがないか確認しておくと、派遣会社からやる気があると感じてもらえます。

応募しない時の例文

派遣会社から紹介メールが送られてきた求人を断る場合は、しっかりと契約条件を見たうえで判断したことを伝えることが重要です。

できるだけ断る理由も具体的に述べて、新しい求人にも興味があることを伝えるためにも、引き続き求人の紹介を派遣会社にお願いしたいと締めくくることをおすすめします。

もし、他社で決まった案件がある場合は、決まった案件があるから断るということをはっきりと伝えてください。

派遣会社に不快な思いをさせる断り方にならないように、メールの内容にはご注意ください。

【求人関連】派遣会社からきた求人の選考進行状況を知らせるメールに返信する時の例文

派遣会社から進行状況を知らせるメールが来たら、メール内容を読んで進行状況を把握したことをメール返信にて伝えます。

また、派遣契約までの対応を引き続きお願いする事に関してのお礼も述べておくことを忘れてはいけません。

最終的に仕事が決まった時にも連絡が来るので、その際には感謝の言葉をメールで返信することも、派遣社員が派遣会社の信頼度を上げることにつながります。

【職場見学関連】派遣会社から来た「顔合わせ・職場見学」日程に関するメールの返信例文

派遣会社から送られてきた「顔合わせ・職場見学」日程に関するメールの返信例文です。

「顔合わせ・職場見学」日程を希望する時と、「顔合わせ・職場見学」日程が確定した時の2つに分けて紹介します。

派遣先企業との「顔合わせ・職場見学」を希望するメール送信の例文

派遣社員から派遣会社へ「顔合わせ・職場見学」の希望を出す場合は、いくつか都合がつく日の候補を提示することが大切です。

もし、連絡した候補の日程でダメな場合は、派遣会社から再度日程調整について連絡があるため、派遣会社と話し合いを行って「顔合わせ・職場見学」を決めることになります。

派遣先企業との「顔合わせ・職場見学」・顔合わせ等の日程が確定した時のメール返信の例文

派遣会社から「顔合わせ・職場見学」が確定したことを知らせるメールが来た時は、日程調整をしてもらったことに関するお礼と、確定した日程で大丈夫だということを伝えることが大切です。

また、「顔合わせ・職場見学」・顔合わせの日にお世話になることについても感謝の意を伝えることがマナーです。

「顔合わせ・職場見学」日程確定のメールは返信しないほうがいい？

「顔合わせ・職場見学」日程の確定のメールが派遣会社から送られてきた時は、返信することがマナーとされています。

日程が確定したにも関わらず、「顔合わせ・職場見学」希望者から派遣会社へのメール返信がないことで本当に当日「顔合わせ・職場見学」に参加するのか不安に思わせてしまいます。

「顔合わせ・職場見学」日程の確定メールが来た時は、しっかり「顔合わせ・職場見学」希望者も日程を把握して準備していることをアピールするためにも、「顔合わせ・職場見学」に参加する意思と連絡をしてもらったことに関する感謝の言葉を送っておくと、派遣会社に悪い印象をもたれることもありません。

派遣会社に「顔合わせ・職場見学」日程をいつでもいいと伝えるときのメール返信の例文

派遣会社から送られてきた日程についてのメールに、日程はいつでも大丈夫だということを伝える返信をする場合は、派遣会社の営業担当の都合がつく時間で問題がないことを伝えます。

また、派遣会社に日程を調整してもらうことになるため、日程調整のお礼も忘れずに伝えておくことが重要です。

【職場見学関連】顔合わせ前・顔合わせ後に派遣先企業との契約を断る時のメールはどうしたらいい？

派遣会社から送られてくる、派遣先企業の顔合わせ前や顔合わせ後の契約やお断りに関する連絡はメールではなく、直接派遣会社に電話をすることが望ましいとされています。

メールはあくまでも、派遣会社に連絡がつかなかった時の報告手段としてお使いください。

顔合わせ前に契約を断る時のメール例文

顔合わせ前に契約を断る場合は、顔合わせ前に断る事になってしまったことについてお詫びの言葉を記載することが重要です。

なぜ契約を断るのか理由も具体的に伝え、契約を断る形で調整してもらえるように派遣会社にお願いしてください。

顔合わせ後に契約を断る時のメール例文

顔合わせ後に派遣先企業の契約を断る時は、顔合わせをしてもらったにも関わらず断る事になってしまったことにお詫びを伝えます。

また、契約を何故断るのか具体的に伝えて、迷惑をかけてしまうことについても申し訳ないという気持ちを派遣会社に伝えておけば、悪い印象は与えません。

【就業中の派遣スタッフ向け】派遣会社に仕事の出勤報告をする際のメール例文

派遣会社によっては、派遣先企業へ出勤した際に「出勤報告」をメールで連絡する必要がある場合があります。

出勤初日の出社時に、派遣会社の担当者が同行しない場合や、短期・単発で現地集合の仕事の場合などに出勤報告メールが必要となる場合が多いようです。

【就業中の派遣スタッフ向け】派遣の仕事を欠勤する時のメールの返信例文

派遣社員として勤務中体調などを崩した際に、派遣の仕事を欠勤する時の連絡の仕方と、メールを送信するときの例文を紹介します。

どうしても仕事を休まなければいけない時は、正しい方法で連絡をすることが重要です。

電話で派遣先企業と派遣会社に伝えることが大切

仕事を休んでしまう時は、まず派遣先企業に直接電話をして了承をえた後、派遣会社にも電話で伝えることがマナーとされています。

メールで連絡する手段は、派遣先企業や派遣会社に連絡がつかない時であったり、電話ができないほど体調を崩したりしている時の最終手段として使います。

メールでは見落としが起きることもあるため、どうしようもない時以外は自分の口から電話で伝えるようにしてください。

欠勤することを派遣先企業にメールで伝えるときの例文

派遣先企業体調不良などで急に欠勤することになった時は、自分が休むことで迷惑をかけてしまうことについてお詫びの言葉を伝えるのがマナーです。

また業務をサポートしてくれる人への連絡を行うことを伝えたり、緊急時の連絡用の電話番号やメールアドレスを添付したりすることも重要です。

【就業中の派遣スタッフ向け】派遣先企業を辞めたい時はメール連絡だけでも大丈夫?

派遣先企業を辞めたい時は、電話もしくは直接派遣会社に赴いて伝えることが一般的です。

メール連絡はあくまでも最後の手段とします。なぜならメール連絡は確認漏れも起きやすいことから退職の旨を電話や派遣会社に赴いて伝えることが望ましいとされています。

どうしても派遣会社と連絡がつかない時に限り、メール連絡をするようにしてください。

そもそも途中退職は可能なの？

派遣社員の契約途中の退職は原則認められていません。

契約に定めのある派遣社員だからこそ、契約満了を迎えるまでは退職ができないことになっています。

しかし、仕事に支障をきたすほどの病気や怪我をした場合や、家族の介護が必要になったなどのやむを得ない理由があるのであれば、途中退職は認めてもらえます。

「仕事に飽きた」や、「転職したい」といった理由では、次回の契約更新時まで退職は行えません。

退職の旨を伝えるときは最初に派遣会社に伝えよう

派遣社員が退職の旨を伝えるときは、最初に派遣会社に伝えなければなりません。

派遣会社は派遣社員の雇用主となるため、派遣社員を退職させるかどうか最終的に判断するのは派遣会社となります。

派遣社員が派遣先企業に先に伝えてしまうと、「派遣社員が退職をするなんて聞いていない！」と派遣先企業と派遣会社の間でいざこざが起きてしまいかねません。

派遣会社に最初に伝えることで、派遣社員が派遣先企業から退職できるように調整をしてくれます。

途中退職をする時のメール例文

派遣社員の途中退職は、派遣先企業や派遣会社に迷惑をかけてしまうことになるため、謝罪することが大切です。

また、途中退職をするためにはやむを得ない事情がなければならないため、正直に仕事がなぜ続けられないのか伝えることも重要です。

【就業中の派遣スタッフ向け】就業中の派遣先企業での契約更新を承諾する場合のメール返信例文

就業中の派遣先企業での契約更新については、対面時や電話にて意思の確認をする派遣会社が多いですが、場合によってはメールで契約更新の可否の確認を行う場合があります。

その際、契約更新を承諾する場合はどのように返信をすればよいか例文をご紹介します。

【就業中の派遣スタッフ向け】就業中の派遣先企業の次回更新を断る時の送信メールはどうしたらいい？

派遣先企業の更新を断る時のメールの文例やタイミングについて解説します。

断るタイミングを間違えてしまうと、派遣社員の新しい求人探しが遅くなってしまいかねません。

派遣契約の更新を断るタイミングとは？

派遣契約の更新を断るのであれば、3ヶ月もしくは6ヶ月に1回行われる派遣契約更新月の1ヶ月前のタイミングが最適です。

契約更新が行われるタイミングであれば、派遣会社は派遣社員の引き留めを行なってはいけない決まりになっています。

しかし、更新を断るタイミングが更新日ギリギリになってしまうと、大急ぎで派遣会社が派遣先企業に新しい人材を紹介しなければいけなくなるため、遅くても更新日の1ヶ月前には派遣契約を更新しないことを派遣会社に伝えるようにしてください。

契約更新を断る際のメール例文

契約更新時で派遣社員が派遣先企業の契約を終了させることは派遣会社との契約上何の問題もないため、特に契約終了の理由を伝えずに契約更新を断っても大丈夫です。

しかし、派遣社員が契約を終了させることで、少なからず派遣会社に苦労をかけさせることになるため、そのことに関してお詫びをしておくことも忘れずに行ってください。

【就業中の派遣スタッフ向け】派遣会社との登録を解除する時のメールはどうしたらいい？

派遣会社との登録を解除する時のメール連絡どのようにすればいいのか、一般的な登録解除の仕方とメールで登録解除を行うときの例文を紹介します。

派遣会社がどのような形式で派遣登録の解除を行うのか事前に調べておくと、手続きがスムーズに進みます。

電話で登録解除するのが一般的

派遣会社の登録解除を行うときは、電話で派遣会社との登録を解除するのが一般的です。

メールでの登録解除に対応している派遣会社もありますが、ほとんどは電話にて登録解除を行うことができます。

メールで登録解除を伝えるときのメール例文

派遣会社に登録解除を依頼するときのメールは、派遣登録番号とフルネームを記載して派遣登録の解除お願いする形になります。

もし、派遣会社の登録解除にメール以外の方法が必要な場合は、派遣社員の電話番号などといった連絡先も添付しておくと、手続きがスムーズになります。

【就業中の派遣スタッフ向け】契約更新が決まった時の派遣会社へ返信するお礼メール例文

派遣会社から契約更新や採用が決まった時のメールが送られてきた時は、派遣会社が交渉を行って決めてくれたことに関してお礼を述べます。

後は、更新や採用が決まった派遣先企業での意気込みも伝えると、派遣会社に好印象を与えることにつながります。

【登録中の派遣スタッフ向け】派遣会社からお仕事状況などの状況確認の連絡がきた際のメール返信例文

派遣会社に登録後、しばらく就業しない期間が続くと電話やメールで「お仕事状況の確認」の連絡が届くことがあります。

登録スタッフが「すぐに就業可能な状態なのか」「仕事に就いているのか」を確認するための連絡なので、ありのままの現状をお伝えするとよいでしょう。

また、「現在はすぐに就業できないけど、●ヵ月後から働く意思がある」といった場合は、その旨を記載することで、●ヶ月後に近づいたら派遣会社からお仕事紹介メールなどの連絡が再開するようになります。

【FAQ】派遣会社に関するよくある質問

派遣会社に電話無視やメール無視されるって本当？

派遣会社に電話無視やメールを無視されるようなことは本来ありえません。

しかし、電話してもその後折返しがなかったり、メールが無視されてしまったりという経験をされた方も少なからずいます。

メールの場合は単純に見落とした可能性もあるので、電話やメールをしても派遣会社となかなか連絡が取れない場合は、直接派遣会社に赴くようにしてください。

ただこれは私の経験上ですが･･･
このケースはほとんどできない担当がメールの返信を忘れていたケースがほとんどだと思います。
あまりにも頼りない場合は、担当とは別の人に困っている状況を伝えれば改善される可能性があります。
できない担当は隠そうとするので、直接上司に怒ってもらうほうが効果覿面だからです。

それでも正当な理由があるのにも関わらず退職などに関して派遣会社が無視を続けてくるのであれば、労働基準監督署に報告して適切な対応をとってもらうことをおすすめします。

大手派遣会社や求人サイトのメール対応

大手派遣会社や求人サイトではどのようなメールの対応を行っているのか紹介します。

スタッフサービスのメール対応

スタッフサービスでは営業担当が就業前だけでなく、業務中や業務終了後であってもいつでも相談ができるようにフォロー体制が作られています。

求人に出されている派遣先企業の情報や、派遣先企業で困っていたり悩んでいたりすることをメールで問い合わせを行うことも可能です。

またスタッフサービスのサイトに用意されている問い合わせフォームを活用すれば、仕事紹介や派遣登録についてなどの問い合わせも行うことができます。

テンプスタッフのメール対応

テンプスタッフでは、派遣についての相談だけでなく、転職やキャリアアップ面談など 、Web上で対応できるような仕組みが使われています。

就業中のスタッフの悩みや心配事について相談できる、質問・相談窓口サービスも用意されているため、メールで問い合わせることも可能です。

パソナのメール対応

パソナでは、仕事に関する悩みを相談できる「キャッチ・ザ・ハート」や、健康管理などについて質問できる「メディカルケアサービス」、育児などの家庭内の相談もできる「セーフティネット相談センター」などの相談窓口が活用できます。

ホームページ上にある問い合わせフォームでメールを送れば、各種窓口で派遣社員ひとり、ひとりの悩みに合わせた対応をとってもらえます。

タウンワークのメール対応

タウンワークでは、アルバイト先で求人情報と違った仕事をさせられたなどのトラブルが起きた際に、メールで問い合わせをすることができるタウンワーク読者広告相談室が利用できます。

もし、悪質な求人先を見つけたらタウンワーク読者広告相談室に報告するようにしてください。

また、タウンワークのアプリを利用すれば、新しい求人の情報を知らせてくれるので、お住まいの地域にある様々なバイトを探すことに役立ちます。

エン派遣のメール対応

エン派遣では、派遣社員の業務内容や面談などについてのメールや電話での問い合わせは、求人応募を行った派遣会社に直接問い合わせることになります。

また、派遣社員の希望に合わせた平日の朝と夕に毎日2回送られる「新着お仕事情報メール」を活用することができます。
新着お仕事情報メールを活用することで、現在どのような求人が出ているのか、新しく出ためぼしい求人はないのかすぐに情報を集めることができます。

また、特別な求人や、派遣に役立つQ&Aなどお得な新着トピックが送られてくる、エン派遣ＮＥＷＳも合わせてご利用になれます。

メールで様々な情報を得られるのがエン派遣の特徴といえます。

転職エージェント（人材紹介）でもメールの対応は同じ？

派遣や正社員などの転職をサポートする転職エージェントでは、採用・不採用の結果が出るまで求人紹介やキャリアアドバイザーによる面談や相談サービスなど、派遣会社と同じメール対応が受けられます。

また、問い合わせフォームで転職希望時期や勤務地、現在の職種や年収を打ち込んで登録を行えば、ひとり、ひとりに合わせた転職情報をメールで受信することができます。

外資系企業で年収800万円を目指したり、残業なしで土日や祝日に休めるような年間休日120日の転職先を探したりすることが可能です。

派遣会社とのやり取りがメールだけの場合はあまり見込みがないの？

派遣会社とのやり取りがメールだけの場合でも見込みがない訳ではありません。

基本的には派遣会社の担当者は、多くの派遣社員の担当になっている為、担当者によってはメールでの連絡が中心になっている場合もあります。

もし、派遣会社から中々仕事の紹介の連絡がなかったりする場合は一度電話で希望の求人がないか相談してみると良いでしょう。

派遣会社はどんどん新しいスタッフの登録を受け付けているので、1日でも早く仕事に就きたい場合は自分から積極的に問い合わせましょう。

派遣会社へのメールに署名は書かなくてもいいの？

派遣会社へのメールには署名は書いた方がいいです。

派遣会社の担当者には沢山の派遣社員の方からメールが届きます。

沢山の派遣社員を担当する為、メールアドレスを登録していない事も多いので署名などがなければ誰からのメールかも分かりません。

履歴書や登録用紙にメールアドレスを記入していた場合でも、それは派遣会社から連絡する際に必要で記入してもらっているので基本的にはメールには署名もしくは氏名は必ず記載しましょう。

スムーズなやり取りを行う為にも派遣会社にメールを送信する場合は、署名もしくは名前だけでも入れておきましょう。

派遣会社に派遣求人の紹介依頼メールを送ってもいいの？

派遣会社に求人紹介依頼のメールを送る事は問題ありません。

派遣会社では、ホームページなどに記載している求人以外も沢山取り扱っています。

その為、派遣会社から届く求人紹介のメールとは別で派遣会社の担当者に対して直接メールで仕事の紹介をお願いする方がいいです。

派遣会社の担当者は沢山の派遣社員の担当をしている事が多いので仕事の紹介を急いでいる場合はメールのみではなく電話でも問い合わせてみた方がいいでしょう。

まとめ

この記事をまとめると、