総務事務はこの4つが大変で苦労する。辛さを乗り切る3つのコツもご紹介

記事監修
株式会社アドバンスフロー 代表取締役
中塚 章浩
著書「面接の疑問 Q＆A」・Twitter

パーソルテンプスタッフ株式会社に約6年在籍し、現在は派遣会社「株式会社アドバンスフロー」の代表取締役。
のべ約2,000名もの転職支援を行い、求職者が希望する仕事を得られるよう尽力。人材業界16年の経験から「派遣はしっかりとした情報が得られれば得られるほど、理想の職場を見つけられる」と確信し、多くの人が情報を得られるよう、記事の監修も行う。

「総務事務はどんなことが大変で苦労するの？辛さを乗り切るコツも教えて！」と困っていませんか？

総務事務の仕事はどんなことが大変なのか？ 苦労が耐えない仕事なのか？ が分からないと、なかなか応募に踏み切れないものです。

さらに、その辛さを乗り切るコツも理解できなければ働きたくても勇気が出ません。

でも皆さん、安心してください！この記事では総務事務の大変で辛い部分とこの辛さを乗り切るコツを詳しく解説しています。

総務事務の仕事は多くの人と関わるやりがいのある仕事。だからこそ大変で辛い部分も当然あります。

しかし、乗り切り方さえ理解していれば臆することなくこの仕事に従事出来るはずです。

皆さんが勇気を出して総務事務に応募し、無事に就職できることを祈っています。

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総務事務はこの4つが大変

会社の中で縁の下の力持ち的存在である総務事務の仕事にはいくつかの特徴があり、これが大変さや辛さに直結しています。

まずはどんなことが大変で辛いのかを1つ1つチェックしていきましょう。

【大変な点1】細かい仕事が多い

間接部門としてさまざまな業務をこなす総務事務の仕事は細かいものが多く、チェックすべき項目も多いのでとても大変です。

総務部には他部門から業務に関する申請書や依頼書が多数回付されるため、この内容を把握して管理する総務事務の仕事は忙しくて大変です。また、回付書類を別部門へ回す際には、全てコピーをとってファイルするなどの細かい業務が次々に発生します。

総務事務は社員達がスピーディーに仕事をするために細かいことでも管理表や申請書などに記録を残し、いつでも確認できるよう管理する必要があります。総務事務は総務を機能させる役目を担うため、仕事の細やかさに辛さを感じるのです。

【大変な点2】ミスをすると修正が効かない仕事がある

総務事務は総務部に集まるミスのできない重要な業務の事務的作業を担当するため、ミスをしても修正が効かない点に苦労を感じることがあります。

総務部は会社の中核となる部門であり、重要書類の確認や株主総会の準備、大規模な設備導入などを担当しますが、これらの事務的な部分を担う総務事務がミス書類を作成して回付したり、他部門への重要な連絡を忘れるなどすると、間違いが起こったまま業務が進んで取り返しがつかなくなります。

取り返しがつかないミスは会社や社員に大きく影響します。決裁書の金額を間違えて修正が入れば決裁までにかなりの時間がかかります。他部門への連絡ミスで期日までに設備購入に必要な書類が揃わなければ、設備の導入が間に合わずに業務計画が白紙になることもあります。仕事に常に緊張が伴うの総務事務の辛さです。

【大変な点3】仕事の成果が見えにくい

間接業務で会社を支えつつ社員のために業務をこなす総務事務の仕事は、外部からの評価や数値による評価がしにくい仕事のため、頑張って働いても成果が見えにくいという辛さがあります。

総務事務の仕事は会社の成長を下支えするものですが、無事に任務を果たしても成果が目に見えないという特徴があります。例えば、研究部門の社員と協力して最新設備の研究室を作り上げ、その設備によって研究成果が挙げられても表舞台で評価されるのは研究部門の社員であり、総務部はその影に隠れてしまうのです。

総務事務が果たす役目はとても重要であり、その努力がなければ会社も社員も成長できないのは確かです。しかし、裏方として仕事をするのが総務事務の運命であり、ここを理解していても成果が見えない現実に辛さを感じる事があります。

【大変な点4】社員からクレームが付くことがある

社員からさまざまな仕事を依頼される総務事務は、努力しながら業務をこなしていてもちょっとしたことで社員からクレームを付けられることがあります。

社員から依頼された業務に対して公平な姿勢で対応しても、相手によっては対応が不十分と感じることもあり、もっと細やかに素早く仕事をして欲しいとクレームがつくことがあります。社員の中にはいろいろな性格の人がいるため、同じように対応しても不満を感じる人がいるのです。

また、総務部よりも上の立場を維持して仕事をしやすくしようと考える社員もいるため、その手段としてクレームをつけられることもあります。とても悔しいことですが、どの部門も間接部門にできるだけ素早くて丁寧な対応を求めているため、努力をしても報われない点に辛さを感じてしまうのです。

総務事務の辛さを乗り切る3つのコツ

ここまで見てきた総務事務の大変さや辛さは仕事をする中で常につきまとうものです。

しかし、そこで凹んでばかりいては仕事が進みません。

総務事務の仕事に邁進し充実した日々を送るためには、辛さを乗り切るコツを理解しておくことが大事です。

【辛さを乗り切るコツ1】何度もチェックするクセを付ける

総務事務の業務は細かい内容が多いため、1つの仕事をこなしたらその度にチェックする癖を付けておくと問題やミスが徐々に減らせるようになり、辛さを乗り切ることができます。

他部門から回付された申請書や決裁書などの細かい書類は、最低でも3回は目を通して間違いがないかよく確認する癖を付けるとトラブルを事前に回避できます。また、重要な業務については一人でチェックするのではなく、総務部内のメンバー数人で連携しながら確認するとより一層ミスが防げます。

【辛さを乗り切るコツ2】会社の成長こそが総務事務の成果だと割り切る

総務事務の仕事に成果を見いだせずに辛さを感じたら、会社の業績や研究の成果が総務事務の仕事にも直結していると考えるようにすると、それこそが自分の仕事の成果だと割り切ることができます。

総務事務の仕事は営業のように数値で表すことができず、研究職のように目に見えた成果が出せないものですが、営業や研究職が目標を達することができるのは総務事務が日々支えている結果です。ここをよく肝に銘じ、自分の成果に置き換えて考えるのが賢明です。

【辛さを乗り切るコツ3】社員のための仕事ということを忘れない

総務事務の顧客は社員であり、社員のための間接業務が仕事であるため、その仕事ぶりに社員が納得できなければ、多少のクレームがついても仕方がないと考えるのが賢明です。

企画も営業も研究職も顧客である取引先や共同研究先からクレームを付けられながら仕事をしているため、自分たちを顧客として扱う総務部がしっかり間接業務をこなさなければ、当然ながら仕事がうまく進まなくなりクレームを付けてきます。

大変さと辛さを乗り越えられれば一人前の総務事務に成長できる！

総務事務として一人前になるには、大変な仕事を難なくこなし、辛さを払拭して前に進む強さが必要です。

これができるようになると面白いくらい仕事が楽しくなり、社員とも良い関係が築けるようになってきます。皆さんが一人前の総務事務として働ける日が来ることを願っています。

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