【派遣のプロが教える】派遣会社のスキルシートとは?記載内容や使われ方・書き方も解説

「派遣会社のスキルシートってなに?」
「誰がどうやって書いて、何に使っているの?」

と思っていませんか。

派遣会社に長年勤務をして、現在は転職エージェントである「#就職しよう」の中塚が、派遣会社で使われているスキルシートについて解説します。

派遣会社で記載を求められて「これは何?」と思った方、面談や顔合わせの席で初めて見て「あれはなんだろう?」と思った方もいらっしゃるのではないでしょうか。

派遣会社で使われているスキルシートについて知りたいと思っている方に、この記事が少しでもお役に立てば幸いです。

派遣会社のスキルシートとは?

派遣会社のスキルシートとは、登録するスタッフの経歴やスキルや資格などをまとめて記録するシートで、履歴書とは別物です。

スキルシートは法律では何ら決まりが無く、各派遣会社が独自に作っているものなので、内容については、テンプレートなどはありません。

多くは派遣会社が行う登録説明会の際に記入を求められ、登録後に仕事を紹介する過程で、派遣先企業に提供されます。

形式については、派遣会社が利用しているソフトを使って記入する場合や、WordやExcelなどで作成した会社既存のテンプレートに入力するタイプなど様々な種類があります。

スキルシートは、一般派遣の場合に利用されることが多く、紹介予定派遣の場合は履歴書を使います。

注意

スキルシートという呼称については、フォーマットがそれぞれ違うように派遣会社で呼び名が違う場合があります。

主に、キャリアシートや参考情報など様々な呼ばれ方があります。この記事では「スキルシート」と呼称を統一して使用します。

派遣会社のスキルシートは誰が書くの?

スキルシートの作成は、「1.派遣会社が作成」「2.派遣登録者が作成」の2パターンがあり、登録した派遣会社によって異なります。

派遣登録をする際、個人情報の登録は必須で行われますが、大手の派遣会社などでは、派遣会社側が派遣登録者が登録した個人情報を元に作成することが主流です。

一方で、中小の派遣会社の場合では、個人情報の登録とは別に一部派遣登録者に作成をしてもらう事があります。その場合は、スキルシートを作成した後、派遣会社が問題がないかチェックやリライトを行いスキルシートを完成させます。

ただ、いずれの場合であっても、イニシャル表記や具体的な社名を伏せる等の修正は派遣会社が行います。

派遣会社のスキルシートの内容は?

派遣会社によって記入する情報が異なることも多いのですが、よく共通する内容は以下の6つです。

  1. イニシャル
  2. 居住地域
  3. 簡易的な経歴
  4. 保有スキル
  5. 年齢
  6. 就業希望期間、就業開始希望日

また、派遣を初めて利用する方だと履歴書と勘違いする方もいるので、履歴書と違うポイントにも触れていきます。

1.イニシャル

スキルシートに記入する情報の一つとして、まずイニシャルが挙げられます。

氏名は書かないのか、と思われる方もいるかもしれませんが、スキルシートで氏名を記入することはありません。

佐藤太郎という名前であれば、スキルシートには「T・S」と記入します。氏名のフリガナ等も必要ありません。履歴書とは違ってフルネームは記載しないのが特徴です。

2.居住地域

次に記入する情報の一つとして居住地域を記載する可能性があります。ただ、これは派遣会社によっては全く記載しない会社もあります。

記入する方法としては、最寄りの駅を書く、住んでいる自治体名(〇〇市、〇〇区)を記入する程度になります。

あくまで勤務先までどの程度の距離なのか分かる目安程度に書くものです。こちらも履歴書と違い、どこに住んでいるのか特定できるまで記載しません。

3.簡易的な経歴

スキルシートで記入する情報として、経歴については必ずと言っていいほど記入が求められます。

ただし、履歴書と違って会社名や勤務地、詳細な業務内容等は記載しません。代わりに経験した業界、簡単な業務内容、就業した期間を記入します。

派遣先企業の業務内容によっては、前職の経験がそのまま活き、時給が少しアップする可能性もあります。

そのため、経歴はきちんと記入しておくことをお勧めします。派遣会社に確認してアルバイトでも記入が可能であれば、過去のアルバイト経験も含め積極的に書いておきましょう。

4.保有スキル

経歴と同じかそれ以上の頻度でスキルシートへの記入を促されるのが、保有スキルや資格です。

派遣では、一般的な社会人マナーや人柄が求められますが、スキルや資格があれば、更に興味を持ってもらえます。

派遣の営業・コーディネーターとして経験した中での話になりますが、資格は持っていなかったとしても、タイピングスピードやExcelの関数(四則演算程度なのか、複雑な関数も使えるのか)等は記載してアピールしておくととても好印象です。

また、TOEICや中国語検定など語学系の資格も重宝されます。資格が無くても海外留学(短期含む)や前職で日常会話程度で外国語を使用していた等も歓迎される傾向があります。

5.年齢

年齢については、記入が求められない場合もありますが、求められる場合でも「20代前半」「30代半ば」等、アバウトな記載になります。

こちらも履歴書とは違い、具体的な年齢や生年月日などは記入しません。

また18歳未満の派遣は法律上制限が多く、60歳以上になると派遣社員の雇用上限3年の対象から外れるようになります。そのため派遣会社によっては「18歳~59歳」とかなり幅を持たせた年齢の区分で記入する場合もあります。

6.就業希望期間、就業開始希望日

細かい情報にはなりますが、本人の就業希望期間や就業開始できる希望日の記載が可能なシートもあります。

派遣としてだいたいどれくらいの期間で勤務をしたいのか、そして何月から勤務開始できるのかといった情報です。

短期間の希望だから仕事が見つからない、長期間の希望だと見つかりやすいという訳ではなく、期間に合った仕事を紹介されるので、希望を記載する欄があった場合には安心してきちんと記入しましょう。

派遣会社のスキルシートはどのようなときに使われるの?

記入したスキルシートは、派遣先企業との職場見学(顔合わせ)の際に使われます。

職場見学(顔合わせ)とは事前に派遣先企業を訪問して、職場の状況や業務内容を確認する時間です。

この際に、派遣社員の事について、派遣先企業の担当者と顔合わせをする機会があります。その際の参考資料として、スキルシートは利用されます。

これまでどんな仕事をしていたのか、今回の仕事を希望した経緯や意気込みなどが聞かれます。

どこまで話すかは本人の判断で回答して問題ありませんが、スキルシートの内容と大きく乖離する内容ばかりだと印象が良くありません。

利用したスキルシートは派遣先企業によりシュレッダーで処分されるか、派遣会社が回収してシュレッダーで処分するのでご安心下さい。

派遣会社のスキルシートの書き方によって不採用になったりするの?

結論からお話すると、可能性としては選考の結果、落ちることはあり得ます。

スキルシートで書く文章でも、相手が理解できる様に配慮して書かれているのか、そうでないかは読み取れます。

「前職の業務内容の説明が分かりづらく、結局職場見学で聞いてみるまで何をしている人なのか分からなかった」等の声を担当者から聞くことも稀ですがありました。

知らない人でもスキルシートを読めば、何をしていたのか分かりやすく書くことが重要です。

派遣会社のスキルシートは書き直しすることができるの?

一度記入したスキルシートの書き直しは基本的にはできません。「基本的には」と書いたのは、書き直しの時間は事前に設けられていないという意味です。

ただ、派遣会社の営業担当者に連絡を入れれば、書き直しの時間を個別に作ってくれたり、職場見学前の30分~1時間程度の打ち合わせの際に対応してくれる可能性はあります。

また、営業担当者から電話等で職務経歴の確認等で連絡が入り、派遣会社の方から修正をしておく旨の連絡が来ることもあります。

もし、スキルシートの書き直しがしたいという場合は、一度派遣元の営業担当者に連絡を入れてみると良いでしょう。

シートに間違えて記入してしまっても悲観的になる必要はありません。

派遣会社のスキルシートは応募する派遣先企業によって違うの?

スキルシートは派遣先企業によって、内容を変えることがあります。

前職が事務職で、派遣先企業の業務も同じようなコールセンターや事務系の職種であれば内容は変えません。

しかし、営業系の派遣先企業に応募すると、対外的な折衝力を強調し、下記の例(太字部分)の様にポイントを変えて派遣先に提出します。

(例)事務経験者のスキルシート※実際に対外的な対応を業務に含んでいる場合に限ります。

修正前(事務系の場合)
  • 契約書作成業務
  • 請求書作成業務
  • それに付随する電話対応業務など
修正後(営業系の場合)
  • 契約書作成業務
  • 請求書作成業務
  • 上記作成にあたって取引先の担当者への確認連絡
  • 上記作成にあたって社内各部署との確認・折衝業務

派遣会社のスキルシートには名前や連絡先、年齢などの個人情報はないの?

スキルシートに個人を特定する氏名、連絡先、年齢、住所、学歴などを記入するのは違法なので、個人情報は記入しません。

労働者派遣法では事前に派遣スタッフを誰か特定して合否を判断することを禁止しています。

ただ、個人が特定できない程度の情報は書くことがあります。イニシャル、大まかな年齢(20代前半など)、勤務した業界と業務内容(企業名などは記載しません)大まかな居住区(〇〇市など)です。

稀に学校名は記入せず大卒か高卒か簡単な学歴を記入する欄があったりもします。

そのため、スキルシートに書かれている情報のみで個人を特定することは不可能です。

もし派遣会社のスキルシートに嘘を記載したらどうなる?

スキルシートで経歴などに虚偽の記載があった場合は、解雇になる可能性があります。

今まで所属していない会社に所属していた、保有していない資格を保有しているという類いの詐称は犯罪です。これまでの業務経験や保有資格の有無によっては、業務遂行能力にも大きく影響が出ます。そのため即日派遣契約と雇用契約解除になる可能性が高くなります。

一方で経験等を少し拡大して記載する程度であれば、推奨はされませんが黙認されるというケースも散見されます。

事務経験があって、取次程度で電話対応もやったことがあれば、「電話対応業務経験あり」と書くことあります。推奨はしませんが、事情がある場合は担当の営業と相談してみましょう。

派遣会社のスキルシートって違法じゃないの?

結論から話すとスキルシートを提出することは違法ではありません。ただ、これが履歴書を提出していると違法になります。

労働者派遣法では、個人を特定する情報提供は禁止しています。一方で派遣スタッフの業務遂行能力に関する情報提供は適法としています。

履歴書 スキルシート
記載内容 氏名(フルネーム)
年齢(生年月日含む)
住所(番地まで詳細含む)
経歴(企業名含む)
イニシャル
大まかな年齢(〇〇代前半など)
大まかな居住区(市区まで)
経歴(企業名無し)
個人の特定
業務遂行能力の判断

スキルシートは個人を特定しない情報で、業務遂行能力を記載した書類という位置づけになり、派遣先企業に提供しても法律上問題ありません。

派遣会社のスキルシートはどれくらいの保管期間後に破棄されるの?

派遣会社で管理されているスキルシートは、3年ほど保管されて破棄されると考えておきましょう。

職場見学や顔合わせなどで利用したスキルシートは終わった後に破棄されますが、派遣会社で管理しているデータは3年が保管期間になります。

個人を特定できない情報なので厳密に個人情報とは言い難いですが、個人情報として3年の保管期間としている会社が多いです。保管する必要がなくなった個人情報は破棄する措置が必要になるので、気になる場合は派遣会社へ確認をすると良いでしょう。

まとめ

この記事をまとめると、

スキルシートは履歴書とは違い、個人が特定できない範囲で業務遂行能力を派遣先に伝えるための参考情報です。

違法なのではないかと心配になりますが、適法なので安心して書きましょう。

書き方や内容によっては、お仕事が見つかるかどうかにも影響があるので、丁寧に書いて万全の状態で職場見学へ臨みましょう。

この記事があなたの転職活動に役立てば幸いです。

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