転職エージェントメールに返信は必要？メールの種類と返信の重要性

記事監修
株式会社アドバンスフロー 代表取締役
中塚 章浩
著書「面接の疑問 Q＆A」・Twitter

パーソルテンプスタッフ株式会社に約6年在籍し、現在は人材紹介会社「株式会社アドバンスフロー」の代表取締役。
のべ約2,000名もの転職支援を行い、求職者が希望する仕事を得られるよう尽力。人材業界16年の経験から「転職はしっかりとした情報が得られれば得られるほど、理想の職場を見つけられる」と確信し、多くの人が情報を得られるよう、記事の監修も行う。

「転職エージェントからたくさんメールが送られてくるけど、どれに返信すればいいのかわからない・・・」

とお悩みではありませんか？

この記事では、転職エージェントのメール返信について解説します。

この記事で、メール返信が必要なものと必要でないものを見極めて、転職エージェントとコミュニケーションをとりながら転職先探しができるようになっていただければ幸いです。

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転職エージェントのメールに返信する必要はあるの？

転職エージェントから送られてくるメールに全て返信する必要はありません。

転職エージェントから送られてくるメールの中には、返信不要となっているものもあるため、まずはどのような意図で送られてきたメールなのか把握することが重要です。

メールの返信が必要にもかかわらず、見落としてしまったり、返信が遅くなってしまったりすると、迅速な対応やマナーが身に付いていないと転職エージェントに評価されてしまいかねません。

以下の内容で、転職エージェントにはどのようなメールの種類があるのか、メールを返信する必要性や重要性などについて解説します。

転職エージェントから送られてくるメールの種類は？

転職エージェントから送られてくるメールの種類には、どんなものがあるのか紹介します。

返信が必要かどうかの前に、それぞれがどのような目的で送られてくるメールなのか理解することからはじめることをおすすめします。

転職エージェントへの仮登録・面談日調整のメール

転職エージェントへ登録するときは、まずネット上で仮登録をすることになります。

職務経歴や名前や年齢などの情報を登録して、転職エージェントが確認した後、登録できたことを知らせるメールが送られてきます。

転職エージェントへの登録が完了したら、次は転職エージェントにどのような転職先を紹介して欲しいのか話し合う面談日調整のメールが送られます。

面談は転職エージェントと転職希望者の認識を共有させるために重要なことなので、自分がしっかりと対応できる日程に調整してもらえるようにしてください。

転職エージェント担当者スタッフからの求人紹介

転職エージェントを利用していると、転職希望者個人に担当者スタッフからの求人が紹介されるオファーメールが送られてくることがあります。

転職エージェントの担当者から、転職希望者の希望条件に見合った求人が紹介されるため、毎日チェックすることをおすすめします。

転職エージェントだけが扱っている非公開求人なども紹介してもらえるので、他の求人サイトでは扱われていないような好条件の求人が見つかる可能性も高まります。

自動で送られてくる求人紹介

転職エージェントでは、マッチングシステムなどで条件に近い求人をいくつか複数人に向けて自動で送信される求人紹介のメールがあります。

中にはあまり自分の希望に沿わないような求人が含まれていることもありますが、希望者が望む条件にぴったりな仕事が紹介されるケースも存在しています。

できるだけ多くの転職先候補を求めている方は、忘れずにチェックして下さい。

面接後の選考結果についてのメール

転職エージェントで紹介された求人に応募して、面接を行った後は、選考結果についてのメールが送られます。

選考に通ったとしても必ず転職できるというわけではありませんが、働き始める準備や新しい転職先探しをスムーズに行うためにも、選考結果のメールは必ずチェックするようにしてください。

内定後の入社日や条件についてのメール

選考結果が出て、内定が決まった後は、入社日や勤務条件などについてのメールが転職エージェントから送られます。

転職希望者は、いつから働き始めるのかという情報はもちろんのこと、労働条件などについて再度確認することができるため、内容をしっかりと把握して、問題がないか隅々まで確認することが大切です。

何か不安に思うことや疑問に思うことがあれば、転職エージェントに相談するようにしてください。

転職エージェントへのメール返信するべきメールはどれ？

転職エージェントへのメール返信をするべきメールは、上記で紹介した中では以下のメールが当てはまります。

• 転職エージェントへの仮登録・面接日調整のメール
• 転職エージェント担当者スタッフからの求人紹介
• 面接後の選考結果についてのメール
• 内定後の入社日や条件についてのメール

それぞれのメールは返信を送らないと、転職エージェントがそのまま進めていってもいいのか判断に困ってしまいます。

転職エージェントから様々な日程の希望日や、求人に応募するのか、選考結果や転職先企業での労働条件などの確認メールが送られてきた時は、メールの返信が必要です。

転職エージェントから自動的に送られてくる求人紹介メールについては、特にめぼしい求人がなければ返信を送らなくても問題はありません。

ただし、興味のある求人があった場合は、その求人に関して応募をしたいや、相談をしたいなどの返信を行えば、求人を改めて紹介してもらうことも可能です。

転職エージェントのメールに返信するメリットはあるの？

転職エージェントのメールに返信することで、得られるメリットを大きく2つに分けて紹介します。

希望通りの転職先を見つけるためには、メールを活用して転職エージェントとのコミュニケーションをうまく取れるようにしていくことも重要です。

1.就職意欲をアピールできる

転職エージェントから送られてきたメールに返信することで、就職意欲をアピールすることにつながります。

たとえば、転職エージェントの担当が紹介してくれた求人があるにも関わらず、メール返信などのアクションを何も起こさなかったら、「転職する気がないのでは？」と思われてしまい、求人の紹介を後回しにされてしまいかねません。

自分の就職意欲があることをアピールするためにも、メールの返信を行って、転職に対して積極的な姿勢を見せることが大切です。

2.転職エージェントからの信頼が得られやすくなる

転職エージェントへメール返信をすることで、マナーや対応の速さなどが評価されることにつながり、転職エージェントからの信頼がえられやすくなります。

転職エージェントからの信頼が得られれば、優先的に転職希望条件に見合った求人を紹介してもらいやすくなります。

どれだけ転職に前向きなのか、転職エージェントのアクションに対するレスポンスやマナーなどにも気をつけて、より有利に転職先探しを進めてください。

転職エージェントからのメールに返信しなかったらどうなるの？

転職希望者がメール返信を行わなかった場合、最初のうちはメールに気付いていないと思って、転職エージェントから再度同じ内容のメールが何度か送られてくることがあります。

しかし、何度も連絡しているのにも関わらず返信がなかった場合は、「転職する気がないんだな・・・」、「メールを送っても返信が来ないから意味がない・・・」と担当からの求人紹介メールが来なくなる可能性があります。

いくら興味のないメールばかりだからといって無視をしていたら、いざ転職先を探したいと思った時に、希望条件にぴったりな転職先を見逃してしまうことにもなりかねません。

必要なメールには返信を行って、転職したい気持ちがあることを転職エージェントに伝えるようにご注意ください。

転職エージェントからのメールに返信する時の例文

転職エージェントからメールが送られてきた時に、どのようにしてメールを返信すればいいのか、それぞれの例文を紹介します。

どのようなメールを送ればいいのか悩んでいる方は、参考としてお使いください。

紹介された案件に募集したい時のメール例文

転職エージェントから送られてきた求人についてメールで返信を行う時は、応募したいと言うことを伝えることはもちろんのこと、何か必要なことがあれば対応するという意思を持っていることを伝えることが大切です。

求人を紹介してもらったことへのお礼なども付け加えると、転職エージェントに好印象を持ってもらえます。

紹介された案件を断る時のメール例文

また、新たに転職エージェントから新しい求人を紹介してもらうためにも、少なからず手間をかけさせてしまうことに関して、お詫びの気持ちを伝えることも忘れてはいけません。

面接日程のメールに返信する時のメール例文

もしも、転職エージェントに指定された日程に都合がつかない場合は、いくつか都合のつく日を報告するメールを送るようにしてください。

また、面接などについてアドバイスをもらっていたケースでは、「〇〇様からいただいたアドバイスを活かせるように、面接に臨みます」などの一言を入れておくと、転職エージェントに面接への熱意をアピールできます。

不採用のメールに返信する時のメール例文

不採用になってしまったことに関して、しっかりと受け止めて今後の転職活動に活かしていくという前向きな内容を伝えることが大切です。

今後もやる気を持って転職活動に励んで行くことを前向きに伝えれば、転職エージェントに新しい求人先探しを積極的に行ってもらいやすくなります。

転職エージェントへメール返信をする時の注意点

メール返信をする時に注意しておきたい事柄について解説します。

メールの書き方一つで、転職エージェントに与える印象も大きく変わるため、注意を払ってメールの返信をすることが重要です。

件名は相手が読んですぐ理解できるものにする

転職エージェントにメール返信をする時に、最初に注意しなければならないことは、メールの件名が一目で見て理解できるかどうかです。

転職エージェントは多くの転職希望者のサポートを行っているため、素早く確認ができるメールが好まれます。

何に対しての返信なのか、どのような内容のメールなのか、簡潔にするようにしてください。

たとえば、求人先との面接の日程についてのメールに返信する場合は、「面接の日程について」などの、単純で分かりやすいものにすることが大切です。

メールの内容は簡潔にする

メールの内容についても、長文すぎて要領がつかめないような内容はNGです。

要点を明確にして、何を伝えたいのか簡潔にまとめて読みやすい文章を意識することが重要です。

後は挨拶や、言葉遣いなどのマナーを守ったメールの内容にしてください。

メールの返信は早めにする

転職エージェントから、返信が必要なメールが送られてきた時は、できるだけ24時間以内に返信することが大切です。

仕事を行う上でもレスポンスが早いことも求められるので、転職エージェントから送られてくるメールでも素早く反応することで、転職意欲やマナーを守る意識があることをアピールできます。

メールの確認が遅れて、返信が遅くなってしまった時は、確認を遅くなったことにお詫びする一言を添えてから、メールの返信をすることをおすすめします。

コピーをしただけの文章は使わないようにする

転職エージェントのメールに返信するときは、ネット上などであげられている文章をそのままコピーして返信する方法はおすすめできません。

ネット上では多くのテンプレートが扱われているため、そのままの内容で送ってしまうとコピーしたことが丸分かりになってしまいます。

ほぼ形が決まっている定型文については問題ありませんが、自分の言葉で伝えなければならない部分は、自分の言葉でメールを送るようにしてください。

テンプレートではなく、自分のやる気をアピールできる内容のメールを送ることも、転職エージェントに、より良い条件の求人を紹介してもらえることにつながります。

転職希望者から転職エージェントにメールを送信してもいいの？

返信不要のメールや、転職活動に関して不安や疑問に思うことがあれば、転職希望者から転職エージェントにメールを送信することは何ら問題ありません。

興味のある求人について応募してみたいということを伝えることも、転職へのやる気を感じさせるアピールともなります。

メールを自分から送ったり、直接電話したりして質問することは、転職エージェントに転職希望者のことを理解してもらうことにつながります。

転職エージェント以外で内定をもらったときのメール例文

転職エージェントを利用していて、他社もしくは自分で進めていた求人で内定をもらったことを伝える時のメール例文を紹介します。

またお世話になったことへの感謝や、転職エージェントの活躍を祈る言葉などを添えて、感謝の気持ちも伝えてください。

円満に転職エージェントの利用を終えることができれば、再度転職が必要になった時であっても、同じ転職エージェントの利用もしやすくなります。

転職を辞退する時のメール例文

内定をもらった状態で、転職エージェントに転職の辞退を申し出るときのメール例文を紹介します。

内定をもらっていた転職を辞退する時のメールは、内定を取り消すことに関して大変申し訳なく思っている気持ちを第一に伝えることが大切です。

内定を断った後に同じ転職エージェントで新しい転職先を探したいと考えている方は、より詳しい転職を辞退した理由を伝えて、今後も利用させてほしいということを丁寧にお願いするようにしてください。

転職エージェントを退会する場合、メール連絡でも良いの？

転職エージェントを退会したい場合、特にエージェントと既にやりとりが発生している最中などはメールや電話の退会が望ましいです。

次に紹介する例文を参考にしてみてください。

転職活動自体を辞める時の例文

転職活動辞退を辞める時は、どうして転職を辞退するのか正直に伝えて、求人を紹介してもらったことなどに感謝の言葉を述べることが重要です。

また、就職活動を再開する時に、もう一度利用させてもらいたいという気持ちを伝えると喜ばれます。

他で内定が決まった時の例文

他社での応募していた求人で内定が決まった時は、他社での転職になってしまったことに関して、申し訳なく思っている気持ちを伝えることが大切です。

またお世話になったことや、担当者の今後の活躍や健康を祈る言葉も送ることをおすすめします。

選考中や面接調整中で選考・面接を辞退しつつ退会するときの例文

選考中や面接調整中の辞退と退会を願い出るときは、断る理由を述べた上で、サポート中に退会することに関して、謝罪の気持ちを伝えます。

最後には感謝の気持ちも添えて、本当に感謝しているという気持ちを伝えられる内容にすることをおすすめします。

内定後で内定を辞退しつつ退会するときの例文

内定後に辞退して退会する時は、なぜ辞退と退会を希望するのかその理由を正直に伝えることが重要です。

また、転職に向けて準備をしてもらっているのにも関わらず、途中で辞退することに関して本当に申し訳ないと思っている気持ちを伝えてください。

最後には、お礼の言葉も忘れず丁寧に断りを入れることが何よりも大切です。

転職エージェントから初めてメールが来た場合、返信は必要？

転職エージェントから始めてメールが来た場合、返信は必要です。

件名またはメール本文内に「返信不要」や「このメールアドレスは送信専用です」などの文言が無い限りは、必ず返信しましょう。

挨拶も兼ねて、メールが届いていることを転職エージェントに伝える意図があります。

具体的には、下記の内容をメールに記載しましょう。

• 自分のフルネーム
• 連絡をくれたことへのお礼
• (面談の日程調整をしたいと記載があった場合)面談に行ける日時を複数提示
• 「今後も宜しくお願い致します」など結びの文

初回のメールにもしっかり返信し、今後転職エージェントとお互いに気持ち良くコミュニケーションを取れるようにしましょう。

転職エージェントから電話が来た場合、折り返し連絡すべき？

転職エージェントから電話が来た場合に折返し連絡をすべきかは、まず着信後にメールやSMSが来ていないか確認してから判断しましょう。

着信後にメールやSMSが来ていない、またはメールやSMSが来ていて折り返してほしい旨が記載されている場合は、出来る限り早く電話で折返し連絡すべきです。

メールやSMSが来ていて本文内に用件が記載されており、折返し連絡の要否が明記されてない場合は、用件に関して了解した旨を簡単にメールやSMSで返信しましょう。

本文内に折返しが欲しいと記載されているが、移動中などで今すぐに電話での折返しができない場合は、何時頃であれば折り返せるか記載しメールやSMSで返信しましょう。

メールやSMSが来ていたが「返信不要」などと記載がある場合は、電話・メールのどちらでも折返しは連絡は不要です。

転職エージェントからオファーやスカウトのメールが届いた場合どのように返信すればよい？

転職エージェントからオファーやスカウトのメールが届いた場合は、内容に興味があるかないかで返信する内容が異なります。

内容への興味の有無にかかわらず、スカウトへのお礼を述べた方が好印象です。

スカウトメール内に載っていた求人に興味がある場合は、詳細を教えてほしい旨を返信しましょう。転職エージェントへの登録を促されますので、指示に従って登録しましょう。

転職エージェントに登録した場合は、登録した旨を返信しましょう。

スカウトメールの内容に興味がない場合も「現在は情報収集をしているので、具体的な転職時期は未定」など、興味が持てない理由を簡単に記載したほうがよいです。

現状は興味がなくとも、今後転職エージェントを利用したいタイミングが来るかもしれないので、誠意のある対応をしたほうが転職エージェントからの印象が良くなります。

転職エージェントとの初回面談のあと一切連絡来ないときは？

転職エージェントとの初回面談が終わった後に一切連絡がこない時は、いくつか理由が考えられます。

まず転職エージェントからのメールが、迷惑メールのフォルダに振り分けれている場合があります。振り分けられていないか確認しましょう。

迷惑メールフォルダにもない場合は、担当者が忘れている、または紹介できる求人が無いから連絡しないことがあります。

後者の場合も、求人を紹介できない旨と理由を正直に登録者に伝えるべきです。

いずれの場合も初回面談後に登録者にメールを送らないのは、言語道断です。

まずは担当者に直接電話やメールで連絡しましょう。

連絡後、翌営業日中に返事が無い場合はサポートセンターに電話するか、公式HPの問い合わせフォームから連絡し、下記4点を伝えましょう。

• 自分の名前
• 担当者名
• 初回面談後、担当者から連絡が無い旨
• 自分から連絡後、1営業日経過しても担当者から返事が無い旨

転職エージェントに登録すると、企業から直接連絡が来ることもある？

転職エージェントに登録すると、内定後であれば企業から直接連絡が来ることもあります。

基本的には内定が出て登録者側が承諾するまで、求人企業と登録者が直接やりとりすることは禁止されています。

しかし、内定承諾前に企業から直接連絡が来たら要注意です。

例えば、転職エージェント経由で選考を受けたが結果がまだ出ていない、または不採用になった企業から「転職エージェントを通さず直接採用したい」などと言われる場合です。

企業側から直接交渉があった場合、転職エージェントに正直に申告しましょう。

直接交渉をしてくる企業は、転職エージェントを通して採用することで発生する紹介手数料が払えないほど経営状況が悪かったり、平気で法令違反をしたりする可能性が非常に高いです。

転職エージェントの担当が転職エージェント側の都合で変更されることはあるの？

転職エージェントから担当者を変更されるのは転職の成功率を高める狙いがあります。

転職エージェントでは担当変更が生じることがありますが、求職者としては見捨てられてしまったように感じてしまうかもしれません。

ですが、担当変更される理由は、基本的にネガティブなものではありません。たとえば、面接が苦手な求職者であれば、面接対策に特化した担当者にサポートしてもらったほうが効果的です。

また、担当者の経歴が求職者の希望する業界に無関係であれば、支援される側としては有益な情報を獲得しづらいでしょう。

そのような場合に、求職者の希望する業界に特化した担当者に変更することがあります。したがって、担当変更の理由に疑問を持った場合でも、転職を成功させるための裏事情だと割り切り、前向きにとらえるようにしましょう。

転職エージェントに内定承諾の連絡をする場合はどうすればよい？

転職エージェントを利用して転職活動が成功した場合、転職エージェントの担当者から「内定」の連絡がきます。

他の転職活動が並行している場合などは、数日～数週間程度、内定の返事を保留してもらうことが可能です。

その後、内定を承諾することを決めた場合は転職エージェントの担当者に電話連絡を入れることをおすすめします。

担当の転職エージェントが不在の場合は、電話の窓口の方に以下の内容を伝えましょう。

• 自分の氏名
• 内定先の企業名
• 内定を承諾する旨

また、あわせて転職エージェントの担当者に対して同様の内容をメール連絡しておくとよいでしょう。

内定後の手続きの流れを確認する必要があるため、翌日以降も担当者からの折り返しの連絡がない場合は、こちらから再度連絡を入れることをおすすめします。

転職が成功した場合、転職エージェントへのお礼は必要？

転職が成功したあと、転職エージェントへのお礼を伝えたい場合は、電話やメールで「お礼の気持ち」を伝えるとよいでしょう。

菓子折りを用意したり、お礼のためだけに会社を訪問したりする必要は特にありません。

もし、転職成功後に、手続きのための転職エージェントの会社に訪問する際は、担当者の方に簡単にお礼の言葉を述べるとよいでしょう。

まとめ

この記事をまとめると、