総務事務の面接で印象に残る3つの志望動機はこれ！採用につながる3つのポイントもチェック

記事監修
株式会社アドバンスフロー 代表取締役
中塚 章浩
著書「面接の疑問 Q＆A」・Twitter

パーソルテンプスタッフ株式会社に約6年在籍し、現在は派遣会社「株式会社アドバンスフロー」の代表取締役。
のべ約2,000名もの転職支援を行い、求職者が希望する仕事を得られるよう尽力。人材業界16年の経験から「派遣はしっかりとした情報が得られれば得られるほど、理想の職場を見つけられる」と確信し、多くの人が情報を得られるよう、記事の監修も行う。

「総務事務の面接で印象に残る志望動機とは？ 採用につながるポイントも知りたい！」と困っていませんか？

総務事務の仕事に応募しようと思った時、何とかして採用に漕ぎ着けるために印象に残る志望動機を面接で伝えたいと思うものですが、具体的にどんな内容にまとめればいいかわからないものです。

また、採用につながるポイントがあれば知っておきたいと思いますよね。

でも皆さん、安心してください！この記事では総務事務に応募する際に面接官の印象に残る志望動機と採用につながるポイントを詳しく解説しています。

総務事務として働く意思を固めたなら、何とかしてこの仕事を掴み取って充実した毎日を送りたいものです。

やりがいがある総務事務の仕事に就ければ、努力をして採用試験に挑んだ自分に誇りを感じ、ますます仕事にも力を入れることができます。

皆さんが総務事務として活躍することを祈っています。

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総務事務の面接で印象に残る3つの志望動機

総務事務は単に事務をこなすだけでなく、会社全体を管理する総務部の一員としてさまざまな業務に携わります。

この役目を果たすには、縁の下の力持ち的存在となり会社や社員に尽くす気持ちを持つことがとても大事です。採用されるためにもこの点をしっかり志望動機に入れ込みましょう。

NO.1.人に喜ばれる仕事がしたい

総務部は社員が仕事に精を出せるようさまざまな面からサポートする役目を担います。
その総務部の窓口である総務事務は、社員に喜んでもらいたいという気持ちを持って仕事をすることが大事であり、会社もその姿勢を求めています。

総務事務が困っている社員をフォローし、問題が素早く解決すると非常に喜ばれるだけでなく仕事の成果が上がります。これができてこそ総務事務の役目を果たせていると言えるため、人を喜ばせる仕事がしたいという志望動機を持っていると好印象になります。

志望動機にこの点を盛り込む場合は、単に人を喜ばせたいと言うのではなく会社や社員が仕事で成果を出すために協力し、結果的に喜んでもらえるようにしたいという具体的な内容で気持ちを面接官に伝えましょう。

NO.2.自分の経験とスキルを会社のために活かしたい

総務事務はさまざまなスキルが必要な仕事であり、そのスキルを活かしてこそ会社や社員の仕事を支えることができます。豊富なスキルを持つ方は、この点をうまく志望動機で表現して伝えましょう。

総務事務には各部門から多数の依頼が集まり、こられを素早くこなすにはパソコンスキル、ファイリングの知識、コミュニケーション能力、などが必要です。会社は総務事務が業務を素早くこなすことが業績につながると考えるため、自分のスキルを仕事に活かしたい気持ちを志望動機に盛り込むと面接官から一目置かれます。

志望動機にスキルを盛り込む際に保有スキルの説明をするだけでは意味がありません。自分のスキルを活かすことが会社や社員のメリットになることを具体的な言葉で伝えましょう。会社側はスキルが高いだけの人よりも、会社のことを考えて仕事をする気持ちを持つ人を求めています。

NO.3.総務事務の仕事で自分を成長させたい

総務事務の仕事内容は多岐にわたるため、仕事をしていく中でさらに高度なスキルや知識が身について自分を成長させることができます。ここを志望動機に盛り込んで向上心があることを伝えると面接官の印象に残ります。

社員が成長すれば自ずと会社の業績も上がるため、会社は人を採用する時に出来るだけ向上心のある人を選びます。また、総務事務は経験を積めば積むほど成長できる仕事であり、やる気によって昇格すれば業務の幅が広がってますます会社に貢献できます。ここをよく理解し、志望動機に向上心を盛り込むと効果的です。

志望動機で仕事によって成長したい気持ちを表現する場合は、自分が単に成長したいのではなく、自分の成長により会社をより良くしたいという思いを伝えましょう。会社は向上心によって成長し、会社に有益となる人材を求めているので注目される可能性があります。

採用につながる3つのポイント

どんな志望動機を伝えたら印象に残るかが分かったら、採用につながるポイントを具体的に理解して面接の時に実践してみましょう。

上記の志望動機を伝える際に自分のアピールポイントを盛り込めると効果的です。自分をよく見つめ直し、会社にとってどれだけ有益になるかを言葉で表してみましょう。

NO.1.具体的に何をしたいかを明確してアピール

総務事務として働く際に、具体的に何をして会社に貢献したいかを明確に伝えてやる気をアピールしてみましょう。

会社は応募者が何をどこまで出来る人なのかを判断し、会社にとって必要な人材のみを採用しようと考えています。自分が会社に必要な人材だと判断してもらうには経歴や経験を話すだけではなく、採用されたら何をしたいか、その行動によって会社にどう貢献できるか、を分かりやすい言葉で伝えることが大事です。

会社はただ働きたい人を求めてはいません。会社のために努力して業績に貢献し、成長していける人を求めています。ここをしっかり理解していれば、独りよがりなアピールによって採用を逃すこともなくなります。

NO.2.保有する知識とスキルをアピール

どんな会社も総務事務には仕事を進める上で必要な知識とスキルがある人材を置きたいと考えています。
総務事務に関係する知識やスキルを持つ人は、これを活かしてどれだけ仕事に成果を出せるかをしっかり面接でアピールしましょう。

総務事務の仕事はパソコン入力から社員への対応まで多岐に渡るため、PCスキルや高度なファイリングスキルなどが求められます。これらのスキルについて自信がある人は、即戦力となれる自分をしっかりアピールすると採用につながりやすくなります。

総務事務に必要なスキルがない人を採用すれば、すぐに仕事ができないため会社にとって有益とは言えません。会社の中核となる総務部の仕事が滞ると他の仕事にも影響が出るため、会社側は応募者のスキルを必ずチェックします。保有する知識やスキルがどんな仕事に活かせるかを面接官にしっかり説明しましょう。

▽総務事務に有利な資格は以下からご覧ください。

総務事務に必要な4つのスキルと持っていると有利になる3つの資格をご紹介！

NO.3.コミュニケーション能力による成功事例をアピール

総務事務は常に社員や取引先と関わるので、コミュニケーション能力が欠かせない仕事です。会社側も円滑なコミュニケーションを取れる人材を求めているので、コミュニケーション能力を生かした成功事例などを伝えてしっかりアピールしましょう。

総務事務としてデスクワークをしながら、社員からの相談や取引先からの依頼に対応するには、高いコミュニケーション能力と対応能力が求められます。社員や取引先が仕事をしやすい環境を作るのが総務事務の役目なので、会社は同時にいくつもの案件を処理するためのさまざま能力を持った人材を総務事務に置きたいと考えています。

面接の際に「コミュニケーション能力があります」とアピールしても、どの程度のものなのか判断できないため、必ず過去の成功事例を具体的に伝えテアピールしましょう。自分の経験を自分の言葉でうまく表現できれば、能力が高いと判断されて採用につながるポイントになります。

志望動機と採用されるポイントが運命を左右する！

どんなに素晴らしい履歴書や職務経歴書を書いても、志望動機がイマイチな内容だとなかなか採用につながりません。

• なぜこの会社で総務事務として働きたいかを明確にした志望動機
• 欲しい人材だと思わせるポイント

があれば採用に有利になります。

ここをよく理解し、面接官にどんな言葉で伝えるかを自分の中でしっかりまとめておきましょう。