総務事務に必要な4つのスキルと持っていると有利になる3つの資格をご紹介!

総務事務に必要な4つのスキルと持っていると有利になる3つの資格をご紹介!


「総務事務に必要なスキルとは?どんな人資格を持っていると採用に有利なの?」と困っていませんか?

総務事務として働こうと思った時、この仕事に必要なスキルが自分にあるか判断することはとても大切です。また、就職までに時間的余裕がある場合は、採用に有利となる資格を取得しておきたいと思うものですよね。

でも皆さん、安心してください!この記事では総務事務に必要なスキルと採用に有利となる資格について詳しく解説しています。

派遣会社にて約6年経験した私。総務事務の仕事を熟知しているので、この仕事に必要なスキルや資格を皆さんにしっかり説明できるんです。

総務事務はやりがいを感じられる仕事です。自分のスキルや資格がこの仕事に役立つと分かれば、さらなるステップアップも望めます。皆さんが総務事務に採用され、毎日生き生きと働けることを祈っています。

この記事の管理者
株式会社アドバンスフロー 代表取締役 中塚 章浩
派遣&転職会社で約6年勤務

転職活動にまつわる悩みを抱えている方は、この記事の一番下にあるコメント欄より、ぜひご相談ください! 必ず回答します。

また、この記事の「よかった点」や「悪かった点」がありましたら、ぜひひと言コメントをお寄せいただけるとうれしいです。「#就職しよう」編集部の励みになります!

総務事務に必要な4つのスキル

総務事務に必要な4つの適正

総務事務の仕事はその名の通り事務がメインですが、会社の中核となる総務部の事務という立場になるので事務以外のスキルも必要となってきます。
総務事務に必要なスキルを見ていくと、この仕事の中身もよく分かるので早速チェックしていきましょう。

NO.1.PCスキル

総務事務は総務部の仕事に必要な文書作成を担当するため、PCスキルが必要となります。

総務部は各部門に対してさまざまな通達を出したり、申請書類を作成して配布したりするため、ワードやエクセルを操作して文書が作れないと仕事になりません。ここで言うPCスキルとはただ文字が打てるというレベルではなく、ワードやエクセルを十分使いこなせる中級レベルを指しています。

ワードを使って通達を作成する場合は、文書の体裁を考えて段落の幅を変えたり文書内に表を挿入するスキルが必要です。総務部が管理する文具やコピー用紙などの在庫管理表をエクセルで作成する場合は、数式を入れて表計算を作る知識が必要です。

総務事務に必要なPCスキルはこれだけではありません。株主総会用の資料をパワーポイントで作成したり、スケジュール管理ソフトを使って会社と総務部のスケジュールを分かりやすく管理するスキルも必要となってきます。総務事務は高いPCスキルを持つ人のほうが就職の際に有利になると覚えておきましょう。

NO.2.文書管理

総務事務には、総務部に集まる各種書類を整理して見やすくファイリングするスキルが必要です。

総務部に回付された書類は総務事務が全てコピーを取ってファイリングし、後日見返す時にすぐ書類を確認できるよう整理しておく必要があります。
総務部には各部門から決裁書や確認書などのさまざまな重要書類が回付され、総務部長が承認印を捺印して各部門に戻すため、承認を証明するためにもコピーを残すことはとても重要です。

文書管理で重要なのはただコピーを取ることではなく、コピーした書類をカテゴリ分けして見やすくファイリングすることです。この仕事がしっかりできていれば書類を探す手間が省け、仕事のスピードアップにつながります。
また、機密文書の保管についても、ビジネス書などで知識を得ておくとよいでしょう。

NO.3.クレーム対応

社員や取引先と接することが多い総務事務は、時によってはクレームの窓口となることもあります。この時に素早い対応でクレームを処理するスキルが必要です。

社員の中には総務事務に仕事の相談や依頼をする際に、総務部に対するクレームを打ち明けてくる人がいます。この時に総務事務は社員が何を望んでいるかを即座に判断し、素早く対応しなければなりません。これができないと総務事務としての信頼を失い、社員からますます不安の声が上がってしまいます。

取引先も同様に総務部の仕事内容に問題があれば、窓口である総務事務にクレームを付けてきます。社外の取引先に関しては慎重に対応しないと会社の信頼にも関わってくるので、高度なクレーム対応能力が必要となります。クレーム対応の研修を受けたり、先輩社員から指導を仰いで知識を身につけておくとよいでしょう。

NO.4.接客マナー

総務部は取引先を受け入れたり、株主総会を開催して多くの株主に対応することがあるので、接客マナーのスキルが必要となります。

取引先の窓口となる総務事務としてお茶出しや言葉遣いなどの接客マナーが身についていないと、打ち合わせで来社してきた取引先に十分な対応が出来ません。会議室までの誘導の仕方や書類の渡し方などは簡単そうで難しいので、ビジネス書などで接客マナーを心得ておく必要があります。

株主は会社の株を買ってくれている大切な顧客なので、感謝の気持ちを表しながら対応するだけでなく失礼にならない身の振る舞いをする必要があります。株主を不機嫌にさせるような対応は絶対に避けなければなりませんので、ビジネスマナーをしっかり勉強しておきましょう。

総務事務に有利な3つ資格

総務事務に有利な3つ資格

紹介してきたスキルに関しては、最低限必要なものばかりなので応募前にしっかり身につけておくようにしましょう。
スキルが十分身に付いた上でさらに採用を有利にしたい場合は、下記に紹介する資格の取得にチャレンジしてみましょう。

NO.1.衛生管理者

衛生管理者とは、労働安全衛生法に基づいて従業員の労働災害や労働による健康被害を防止する目的で定められた国家資格です。

総務部は社員が働きやすい環境を作る役目を担うため、全社員の健康や作業環境の管理を仕事とする衛生管理者を置くのに最適な部門です。労働安全衛生法では50人以上の従業員がいる会社に衛生管理者を置くことを定めているので、大抵の会社にはかならず衛生管理者が存在します。

衛生管理者は設備や居室、実験室や会議室などを週に1回程度巡視して衛生状態を確認します。規定に反して衛生管理者を置いていない会社には罰金が課せられます。受験資格には労働衛生の実務経験が1年以上などの条件があるため、実務経験がない人は総務事務として経験を積んでから受験するとよいでしょう。

参考

衛生管理者とは公益社団法人 労務管理教育センター

NO.2.MOS

MOSはマイクロソフト社公認のパソコン資格です。この資格はワードやエクセルの技能を見るための世界基準となっており、資格取得者にはマイクロソフト社から世界共通の認定書が発行されるため、取得しておくと就職にとても有利になります。

パソコンと向き合う時間が長い総務事務として、どれだけパソコンを使いこなせるかは仕事のスピードを左右するだけでなく、会社業務の進捗にも大きく関わってきます。総務事務の求人条件に「要PCスキル」と書かれているのは、エクセルやワードを問題なく使いこなせる人材の能力により会社の業績を上げる目的があるためです。

履歴書にPCが使えると書いても、面接でパソコンが使えますと説明しても、実際にどの程度使えるのかが分からないと面接官も疑心暗鬼になります。しかし、MOSを取得していれば、パソコンに関するスキルと知識が十分なことが証明できるので、総務事務の就職にかなり有利となります。

参考

MOS公式サイト株式会社オデッセイ

NO.3.ビジネスキャリア検定

ビジネスキャリア検定試験は企業実務の分野における専門知識を評価するために、8分野・4レベル・39単位の試験で実施される資格です。

総務部は会社の顔として対外的にさまざまな業務を担うため、ビジネスパーソンとしての任務を確実に遂行する能力が必要となります。そのためにも事務系の職務を網羅するこの資格を取得しておくと、総務事務として働く際に非常に有利となります。

ビジネスキャリア検定は受験者の実務経験によって4つのレベルに分かれています。

BASIC級
仕事の基本的知識などを中心とした内容で学生や新卒者向けです
3級
職務全般に関する幅広い専門知識を学ぶ内容で、係長クラスを目指す実務経験3年程度の人向けです
さらにレベルが高い2級
課長クラスを目指す実務経験5年程度の人向けの内容で、ビジネスの総合的な専門知識とリーダーとして自主的な判断や創意工夫を凝らす能力が問われます。
プロフェッショナルとなる1級
企業の戦略実現を目指すための専門知識とこれらの応用力が求められ、部長クラスを目指す実務経験10年以上の人の資格です。
参考

ビジネスキャリア検定公益財団法人 日本生産性本部

自分を磨いて総務事務に有利な人材になろう!

自分を磨いて総務事務に有利な人材になろう

総務事務の仕事はただの事務ではなく、会社全体を見渡しながら進める仕事であるため、一定のスキルや知識が必要となります。
現段階で自分に十分なスキルがあると思う人は、総務事務として働くことでさらにスキルを磨けるメリットがあるのです。

スキルや知識が足りないと感じる場合は、就職までの期間に本を読んだり勉強をするなどして自分磨きをしてみましょう。スキルや知識が1つでも身に付けば、その努力が評価されて採用に近づくことができます。憧れの総務事務として働くためにも、早速チャレンジしてみましょう。


コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。

CAPTCHA


?