未経験者が総務事務に転職した場合に考えられる4つの問題。問題を回避する3つの方法もご紹介！

記事監修
株式会社アドバンスフロー 代表取締役
中塚 章浩
著書「面接の疑問 Q＆A」・Twitter

パーソルテンプスタッフ株式会社に約6年在籍し、現在は派遣会社「株式会社アドバンスフロー」の代表取締役。
のべ約2,000名もの転職支援を行い、求職者が希望する仕事を得られるよう尽力。人材業界16年の経験から「派遣はしっかりとした情報が得られれば得られるほど、理想の職場を見つけられる」と確信し、多くの人が情報を得られるよう、記事の監修も行う。

「未経験者が総務事務に転職した場合に考えられる問題とは？　問題を回避する方法も知りたい！」と困っていませんか？

未経験者が総務事務の仕事に転職したら、なにかとんでもない問題が起こるのではないか？　と不安になりますよね。

せっかく総務事務の仕事に魅力を感じたのに、不安があるままでは思い切って転職できません。また、問題を回避する方法があれば転職前に知っておきたいと思いますよね。

でも皆さん、安心してください！

この記事では未経験者が総務事務に転職した場合に考えられる問題と問題を回避する方法を詳しく解説しています。

総務事務としてバリバリ働きたいと思った今、未経験者であってもできる限りの努力をして成長したいと考えているはずです。

そのためには問題を経験する中で問題を回避する能力を身につける必要があり、その方法を理解しておくことが大事です。

皆さんが無事に総務事務へ転職し、一人前になれることを祈っています。

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未経験者が総務事務に就いた場合に考えられる3つの問題

総務事務は、細かいものから重責のあるものまで担当する業務が幅多く、その内容も多岐に渡ります。

そのため、未経験者が総務事務の仕事に転職して慣れるまでの間には、さまざまな問題が生じる可能性があります。

総務事務として経験を積んでいけば問題を回避できるようになりますが、最初のうちはどうしてもミスが起こりがちです。どんなことが原因で問題が起こるのかを事前に理解し、少しでも回避できるよう努力をしてみましょう。

総務の仕事に不満を持つ

総務部は会社の中核部門ですが、社員と会社のサポートが主な業務なので、仕事の成果が見えにくいという特徴があります。この特長を理解していないと、仕事にやりがいを感じられなくなるでしょう。

営業部には売上という目に見えた成果があり、開発部門には新製品の開発で得られる評価がありますが、総務部の仕事の成果はこれらとは全く違うものです。未経験者で総務の内情を知らない人は、目に見えた成果も評価もないことに不満を募らせます。

ここで大事なのは、「社員や会社を支えて会社の業績を伸ばすことが総務事務の成果である」と理解することです。この考えを持てないと、総務事務の仕事が苦しくなります。

細かな業務が多いためミスをしやすい

総務事務の仕事は細かい内容が多いため、未経験者はミスを連発する可能性が高いです。細かいミスでも積み重なると大きなミスに発展することがあるので、慎重に仕事を進める必要があります。

また、各部署の仕事の元となる業務を担うことが多いので、総務でのミスが他の部署に影響することがあります。そうなると、余計な作業が発生したり、会社経費にムダを出してしまったりすることにも繋がりかねません。

そうした事態を防ぐためにも、周囲に確認を取りながら仕事を進めていくようにしましょう。

社員からクレームが入る

会社の中核に位置する総務部には、各部署の社員からさまざまな内容の依頼や相談が持ち込まれます。しかし、未経験者では対応が遅くなってしまうため、できるだけ早く解決してほしい社員からは、苛立ちからクレームが入ることもあるでしょう。

そうしたトラブルを避けるためにも、知識が乏しいうちは業務を熟知した先輩社員と連携して対応し、少しずつ知識を得ていくようにしましょう。

問題を回避する3つの方法

ここまで見てきた問題は、いずれも未経験者が総務部の仕事を理解していないことに原因があります。

そこで、仕事に慣れるまでの間、どうやって問題を回避すればよいのか？その方法についても、しっかり頭に入れておきましょう。

会社における総務の位置づけをよく理解する

総務という部署が何のために仕事をしているのかを理解することが、問題回避においてとても大切です。総務部の存在意義が分かると、具体的にどんなことをすべきなのかが見えてきます。

総務部についての知識がない人は、インターネットやビジネス書で総務の定義と存在の重要性を理解し、なぜ仕事を注意深く進める必要があるのかを探ってみましょう。

その上で、総務部で働きたいのかを自分に問うことも大切です。イメージだけで仕事を選ぶと、理想と現実のギャップから仕事にやりがいを持てなくなります。総務事務の仕事に魅力を感じられれば、問題を起こさないよう注意して業務を進める気持ちが芽生えることでしょう。

総務事務の仕事の流れを頭に入れる

総務事務の仕事の流れを頭に入れてイメージトレーニングをしておくと、仕事の進め方がスムーズになって問題を起こしにくくなります。

総務事務がどんな仕事をするのか何もわからないまま就職してしまうと、会社で右往左往してしまいます。これが、問題を起こす原因となるのです。

総務事務としてできるだけ早く1人前になるためにも、仕事の流れを把握し、自分がすべきことを整理するクセをつけるようにしましょう。

わからないことをわからないままにしない

仕事でわからないことが出てきてもそのままにせず、上司や先輩に聞くことで、問題を回避できることがあります。未経験者であればわからないことが出てくるのは周囲もわかっているので、恥ずかしさやプライドを捨て、しっかり質問する姿勢を持ちましょう。

わからないことが1つ出てきたとき、周囲に聞いて解決できれば1つ知識が増えます。これを積み重ねていけば、さまざまな依頼や相談にスムーズに対応できるようになるでしょう。

総務の仕事は多岐に渡り仕事量も多いので、わからないことがあるのは当たり前です。問題を回避するためにも、また自分を成長させるためにも、わからないことを減らす努力をするようにしてください。

まとめ

最初は誰もが未経験者だと考えると、一人前の総務事務として働いている人の努力がどんなものなのか想像することができます。

この記事をまとめると、「総務事務は覚えることもやるべきことも多く、成長にはかなりの努力が必要ですが、一人前になれた時には強い達成感を感じられる仕事である」となります。

未経験でのスタートは、誰であってもどんな仕事であってもキツイものです。それを理解した上で、未知の仕事にチャレンジしてみてはいかがでしょうか？この記事が、あなたの就職活動のお役に立てば幸いです。