総務事務の1日の流れをチェック。仕事から得られる3つのメリットも紹介!

総務事務の1日の流れをチェック。仕事から得られる3つのメリットも紹介!


総務事務の1日の流れはどんな感じ?この仕事から得られるメリットが知りたい!」と困っていませんか?

総務事務として働く前に、朝から夕方までどんな流れで仕事をしているのか知りたいと思いますよね。さらに、仕事をする中で得られるメリットが分かれば、安心して応募することができるはずです。

でも皆さん、安心してください!この記事では総務事務の1日の流れと仕事で得られるメリットについて詳しく解説しています。

派遣会社にて約6年経験した私。この仕事を熟知しているので、業務の1つ1つを詳しく説明できるんです。

総務事務の仕事が身に付けば、スキルも知識も磨かれてステップアップできます。思い切って総務事務として働いてみたいと願う皆さんの希望が叶うことを祈っています。

大手転職会社にて約6年勤務、延べ2,000人近くの転職をサポート。派遣業務、転職エージェント業務、新卒代行業務など幅広い業務を経験。担当業界は、金融・不動産・メーカー・商社・IT・マスコミ・小売・官公庁など多岐にわたる。

総務事務の1日の流れ

総務事務の1日の流れ

総務事務として働く前に、1日の仕事の流れをチェックしておくとこの仕事の中身をイメージしやすくなります。あまり緊張しすぎずに新しい職場で業務をこなすためにも、朝から夕方の流れを確認してイメージトレーニングしておきましょう。

朝はまずメールチェック

出社したらまず未読メールをチェックし、前日の退社後に仕事の依頼などが来ていないか確認します。

前日に遅くまで残って仕事をしている社員は夜のうちに総務事務に依頼や相談のメールを送っている可能性があります。社員が抱えている問題をできるだけ早く解消するためにも、メールの内容を良く確認してできるだけ早く対応しなければなりません。

社内から数件のメールが届いていた場合は、優先順位を考えて1つ1つ対応していきます。社外からのメールについては、まず先にメールを読んだことを伝える返信を出しておき、できるだけ早く対応するようにします。

午前中は備品や設備の管理とチェック

メールの対応が終わったら、社内の備品と設備のチェックを行って在庫切れや設備の故障などがないか確認します。

社員たちがスムーズに仕事をするには、備品がしっかり揃っている必要があります。在庫の確認をして数が少ない場合は、すぐに発注をして補充しておきます。備品管理ノートを用意し、在庫の数と補充した数をわかりやすく整理しておくことが基本です。

会議室や大型コピー機などの共用設備についても、不具合や故障があれば社員の仕事に支障が出るので、午前中のうちにチェックを済ませます。設備が故障をした場合は早めに修理依頼をしないと、その日のうちに修理ができないので、速やかな対応が求められます。

午後は書類作成や打ち合わせ

午前中の仕事が済んで昼食から戻ったら、総務業務に必要な書類を作成します。部門内外の社員との打ち合わせは、書類作成の合間に行います。

特に急ぐ書類作成がない場合は午前中にやるべき業務を済ませ、落ち着いてから書類作成をしたほうが効率が良くなります。総務事務は毎日のように仕事に必要な書類の作成に負われるため、午前中から書類作成に手をつけると他の仕事に取り掛かれないリスクが生じます。

総務部内での業務に関する打ち合わせや、他部門からの相談を受ける場合も、午前中に打ち合わせをしてしまうと重要な仕事に漏れが出やすくなります。他部門も午前中は優先順位の高い仕事を進めることが多いため、打ち合わせは午後にしたほうがお互いがやりやすくなります。

退社前に翌日の予定をチェック

一日の仕事が全て終わったら、スケジュールを確認して翌日の業務予定を把握してから退社します。

総務事務は関わる社員や取引先が非常に多く仕事の内容も多岐に渡るので、前日に翌日の業務の対応をしておかないと仕事のスピードが遅くなります。退社前に翌日の仕事をチェックしておくだけでも、スムーズに仕事に取りかかることができます。

前日に翌日の仕事を把握できれば、頭の中で自然と仕事の優先順位を考えることができ、仕事のスピードアップにつながります。どうしても定時に帰りたい時などは、昼休みや仕事の合間に翌日の予定をチェックして頭に入れておきます。

繁忙期は残業

総務事務には繁忙期があり、定期的に残業が発生します。総務事務の1日の流れとともに、残業についても把握しておくと仕事のイメージがつかみやすくなります。

総務事務の繁忙期は、株主総会の前後や業務が立て込む年度末です。この時期は社内の関係部門や社外取引先への連絡などの業務に追われ、資料作成も山積みとなるので残業が必須となります。

その他にも、予測不能なトラブルや社員が抱えた大きな問題に対応する際には残業が必要となることがあります。

総務事務の3つのメリット

総務事務の3つのメリットについて話す女性

総務事務の1日の仕事の中には、思わぬメリットが多数存在します。このメリットを自分のものにできれば、総務事務の仕事により一層邁進することができるので、1つずつチェックしていきましょう。

前職の経験が活かせる

業務内容が多岐に渡る総務事務では、さまざまな仕事の経験が生かせます。総務事務の経験がなくてもこの仕事に魅力を感じる人がいるのはここに理由があります。

営業の経験があり人と接するのが得意であれば、総務事務として社員と接するのが苦にならず良き相談相手になることができます。物流業で在庫管理の経験があれば、社内の備品管理を難なくこなすことができ仕事のスピードも保てます。

その他にも、販売や企画などの仕事にも同じように活かせる知識やスキルが多数存在します。総務事務は色々な仕事に共通する部分が多いため、前職の経験を活かしてステップアップしたい気持ちがあれば、初心者でも臆することなく従事できます。

ビジネススキルが身につく

総務事務は社内外の人々と関わる仕事なので、業務に携わる中で自然とビジネススキルが身につきます。

総務の窓口として社員からの相談などに対応していると、問題をできるだけ早く解決するために必要な知識とスキルが身に付きます。また、社外の人と多数の打ち合わせをすることで、人に物事をわかりやすく説明するスキルやビジネスマナーが自然と身に付くのです。

総務事務の仕事はデスクワークばかりでなく、常に誰かと接する仕事です。この毎日の中で今までに経験したことがないビジネスの世界を垣間見ることができ、社会人としてのスキルや知識を得て成長することができます。

残業少なめで働きやすい

総務事務の仕事は定期的な繁忙期を除けばそれほど残業は多くなく、とても働きやすいと言えます。

総務事務の繁忙期は株主総会の前後や業務が立て込む年度末です。それ以外の時期は残業が入っても週に数回程度とということがほとんどですので、自分の時間を有効に使いながら働くことができます。

総務事務の顧客は社員なので、相当なトラブルや解決困難な問題が怒らなければ、毎日のように残業することはほぼありません。一日の仕事の流れを把握してテンポよく業務を進めることができるようになれば定時退社も可能です。

総務事務の1日をこなすには仕事のペースを作り上げるのがコツ

総務事務の1日をこなすには仕事のペースを作り上げるのがコツ

総務事務の仕事は、マイペースで進められる部分と人のペースに合わせるべき部分が混在しています。
この仕事をこなすには、自分のペースの中に仕事の優先順位をうまくすり合わせていくことが大切です。

自分なりに仕事のペースを作り上げることができれば、あとはミスや漏れがないように日々管理をしていけば問題なく業務を勧められます。この仕事の魅力を活かすためにも、自分にできることから始めていきましょう。

 


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