【転職のプロが教える】転職エージェント経由で受ける面接の日程調整をする際のマナーは?ケース別例文を紹介

「転職エージェントに日程調整するとき、気をつけるべきポイントは?」
「どうやってメールを送ったらいいの?」

と思っていませんか。

転職会社元社員で現役転職エージェントである「#就職しよう」の中塚が、転職エージェントの日程調整連絡について解説します。

日程調整の連絡をどうしたらいいかと思われている方にとって、この記事が少しでもお役に立てば幸いです。

転職エージェント経由で受ける面接の日程調整をする際のマナーは?

転職エージェント経由で受ける面接の日程調整をする際のマナーは、下記の4点です。

  • 可能な限り早く返信する
  • 候補日は平日の日中(求人企業の就業時間内)で複数挙げる
  • 件名を変更しない
  • 日程が決まったら必ず了承した旨を返信する

日程調整は転職エージェントが代行してくれますが、直接やりとりするのと比べ時間がかかるため、日程調整の打診があってから1営業日以内に返信するのが望ましいです。

候補日は3つほど提示すると、求人企業側も調整しやすくなります。

件名を見れば何の件か一目で判るので、件名は変更しない方が転職エージェント・登録者の両方にとって便利です。面接の日程が決まったら了承した旨を返信しないと、登録者が日程に関して認識してくれたのか、転職エージェントが不安に感じます。

転職エージェント経由で調整済みの面接の日程変更はできる?

転職エージェント経由で調整済みの面接日程は、変更できます。

変更の必要があると判った時点で、できるだけ早めに申し出ましょう。

伝える手段は、面接の数営業日前の変更ならばメールまたは電話、面接の前営業日または当日の場合は電話しましょう。

電話しても担当者が不在の場合は、電話に出たスタッフに用件を伝え、折り返しを依頼しましょう。

日程を変更しても一度であれば、特に転職エージェントや求人企業からの印象も悪くなりません。

ただし、複数回にわたって行うと印象がダウンしてしまいます。非常識または転職活動をしている時間が無いのではと、転職エージェントや求人企業から思われてしまうからです。

転職エージェント経由で日程調整済みの面接をキャンセルして選考を辞退できる?

転職エージェント経由で日程調整済みの面接をキャンセルし、選考を辞退することは基本的にはできません。

ただし、やむを得ない事情がある場合はキャンセルが可能です。

面接のキャンセル及び辞退を希望する際は、転職エージェントの担当者に速やかに、理由を添えてメールまたは電話で伝えましょう。

一度なら大目に見てもらえることがほとんどですが、複数回繰り返すと求人紹介の優先順位を大幅に下げられたり、最悪の場合退会を促されたりなどもあり得ます。

転職エージェントと日程調整のやりとりをする際の例文は?

転職エージェントと日程調整のやりとりをする際の例文を、ケース別に紹介します。

  1. 転職エージェントから面接日程の候補日の提示を依頼された場合
  2. 求人企業が提示してきた候補日のいずれかで調整したい場合
  3. 求人企業から提示された面接の候補日では都合がつかない場合
  4. 調整済みの面接の日程を変更したい場合
  5. 面接の日程や場所を確定する場合
  6. 面接をキャンセルし選考を辞退したい場合

1.転職エージェントから面接日程の候補日の提示を依頼された場合

転職エージェントから面接日程の候補日の提示を依頼された場合の例文です。

面接を調整してくれることへのお礼・希望日を3つほど記載しましょう。

〇〇(転職エージェント名)
△△様(担当者名)

大変お世話になっております。
◇◇(自分の名前)です。

書類選考に合格した旨のご連絡、誠にありがとうございます。
◆◆株式会社様(求人企業名)の面接の日程ですが、下記のいずれかでご調整頂くことは可能でしょうか。

第1希望:10月4日(月) 11:00~15:00 
第2希望:10月6日(水) 14:00~17:00
第3希望:10月7日(木) 11:00~18:00
(面接を希望する日程を、第1希望から第3希望まで記載)

お忙しい中恐縮ですが、ご調整のほど何卒宜しくお願い致します。

◇◇(自分の名前)

2.求人企業が提示してきた候補日のいずれかで調整したい場合

求人企業が提示してきた候補日のいずれかで調整できるか転職エージェントから連絡があった場合の返信例文です。

面接を調整してくれることへのお礼・面接を受けたい候補日を1つ提示しましょう。

〇〇(転職エージェント名)
△△様(担当者名)

大変お世話になっております。
◇◇(自分の名前)です。

書類選考に合格した旨のご連絡、誠にありがとうございます。
◆◆株式会社様(求人企業名)の面接ですが、ご提示いただきました日程のうち、下記でお願いできればと存じます。

10月8日(金) 16:30~ (面接を受けたい候補日を1つ選び提示)

お忙しい中恐縮ですが、先方様へお伝えいただけますよう何卒宜しくお願い致します。

◇◇(自分の名前)

3.求人企業から提示された面接の候補日では都合がつかない場合

求人企業から提示された面接の候補日では、いずれも調整が付かない場合の返信例文です。

日程が合わず再調整をお願いしたい旨・代替の候補日を3つほど提示しましょう。

〇〇(転職エージェント名)
△△様(担当者名)

大変お世話になっております。
◇◇(自分の名前)です。

書類選考に合格した旨のご連絡、誠にありがとうございます。
◆◆株式会社様(求人企業名)の面接ですが、ご提示いただきました日程はいずれも、諸般の事情により伺うのが難しいです。

申し訳ございませんが、下記のいずれかで再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

第1希望:10月5日(火) 16:00~18:00 
第2希望:10月8日(金) 11:00~15:00
第3希望:10月12日(火) 13:00~17:00
(面接を希望する日程を、第1希望から第3希望まで記載)

お手数おかけし恐縮ですが、ご調整のほど何卒宜しくお願い致します。

◇◇(自分の名前)

4.調整済みの面接の日程を変更したい場合

調整済みの面接の日程を変更したい場合の例文です。

日程を変更してほしい旨と理由・変更の手間をかけることへの謝罪の意・代替の候補日を3つほど提示しましょう。

〇〇(転職エージェント名)
△△様(担当者名)

大変お世話になっております。
◇◇(自分の名前)です。

先日ご調整いただきました◆◆株式会社様(求人企業名)の面接ですが、XXXXX(再調整が必要な理由を記載。例:感染症に罹患した)ため日程の変更をお願いしたく連絡致しました。

大変申し訳ございませんが、下記のいずれかで再度ご調整いただくことは可能でしょうか。

第1希望:10月12日(火) 11:00~17:00 
第2希望:10月14日(木) 13:00~18:00
第3希望:10月15日(金) 11:00~15:30
(面接を希望する日程を、第1希望から第3希望まで記載)

この度はご迷惑おかけし恐縮ですが、再度ご調整を頂ければと思います。
今後このようなことが無いよう気を付けますので、お忙しい中恐縮ですが何卒宜しくお願い致します。

◇◇(自分の名前)

5.面接の日程や場所を確定する場合

面接の日程や場所が確定した連絡を転職エージェントから受け、登録者側から確認した旨を返信する場合の例文です。

面接を調整してくれたことへのお礼・確定した面接日時と場所を記載しましょう。

〇〇(転職エージェント名)
△△様(担当者名)

大変お世話になっております。
◇◇(自分の名前)です。

この度は◆◆株式会社様(求人企業名)の面接の日程のご調整、誠にありがとうございます。
下記の日時と場所に、先方様に伺います。or 下記の日時で、オンライン面接ルームに入室します。

10月8日(金) 15:30~
◆◆株式会社様 ***オフィス or □□オンライン面接 (求人企業名・対面面接の場合はオフィスの簡単な所在地 or オンライン面接の場合はZoomなどのアプリケーション名) 
××企業部 主任 ☆☆様 (面接官の所属部署・あれば役職・名前)

良い結果になるよう、当日は精一杯頑張ります。
今後も何卒宜しくお願い致します。

◇◇(自分の名前)

6.面接をキャンセルし選考を辞退したい場合

転職エージェント経由で応募した企業の面接の日程が既に決まっている、または調整中だが面接をキャンセルし選考を辞退したい場合の例文です。

キャンセルしたい面接の企業名と日時・面接をキャンセルし選考を辞退したい旨と理由・迷惑をかけてしまったことへの謝罪の意・今後再発防止に努める旨を記載しましょう。

〇〇(転職エージェント名)
△△様(担当者名)

大変お世話になっております。
◇◇(自分の名前)です。

日程を調整して頂きました面接ですが、キャンセル及び選考の辞退をさせて頂きたくご連絡いたしました。

選考のキャンセルを希望する求人は、下記の通りです。
面接日程:10月5日(火) 14:00~ (日程調整済みの場合のみ、面接日程を記載)
企業名:◆◆株式会社(求人企業名)

理由はXXXXXXXX (キャンセルしたい理由を記載。例:家族からの反対があった)ためです。

一度は応募すると申し上げ、お忙しい中調整していただいたにもかかわらず
大変申し訳ございません。

今後このようなことがないよう、応募する際は慎重に検討致します。
ご迷惑おかけし恐縮ですが、何卒宜しくお願い致します。

◇◇(自分の名前)

転職エージェント経由で面接の日程調整をするときはできるだけ早い日程を提示すべき?

転職エージェント経由で面接の日程調整をするときは、できるだけ早い日程を提示したほうがよいです。

志望度が高い企業ならば入社の意欲が高いことをアピールするためにも、面接の日程調整の打診があった日から、最短3営業日後~最長2週間後の候補日を3つほど提示するのが望ましいです。

志望度が高い企業の面接の前に、志望度が低い企業で面接の練習をしたいなどの希望があれば、転職エージェントに相談できます。

面接の日程がなかなか求人企業と都合が合わないときはどうしたらいい?

面接の日程がなかなか求人企業と合わないときは、志望度の高い企業ならば企業側に合わせる努力をした方がよいです。

日程調整に時間をかけている間に他の候補者で決まってしまう可能性もあるので、できるだけ早く面接を受けましょう。

有休を使い、有休1日で複数の企業の面接を受けられるよう転職エージェントに調整を依頼すれば、1日を有効に使えます。

また、土日や夜間の面接に対応してくれるか、転職エージェントに確認してもらうのも手です。

まとめ

この記事をまとめると、

転職エージェント経由で受ける面接の日程調整をする際のマナーは、まず件名を変更せず可能な限り早く返信しましょう。

面接の候補日は平日の日中で複数挙げ、日程を確定する時は必ず了承した旨を返信しましょう。

万が一都合が悪くなった場合は、一度なら面接日程を変更しても問題ありません。

転職エージェントの力も借りながら、志望度の高い企業の面接は早めに受けられるよう工夫しましょう。

この記事が、あなたの転職活動に役立てば幸いです。