【転職のプロが教える】転職エージェントの不採用返信は必要?不採用メールの特徴と返信方法を紹介

「不採用メールってなに?」
「返信したほうがいいの?しなくていいの?」

と思っていませんか。

転職会社元社員で現役転職エージェントである「#就職しよう」の中塚が、転職エージェントの不採用メールに対する返信について解説します。

この記事が少しでもあなたの転職活動のお役に立てば幸いです。

転職エージェントから届く「不採用メール」とは?

不採用メールとは、応募した求人に対して書類選考や面接が不合格となったときに、キャリアアドバイザーを通じて送られてくる「不採用通知」を指します。

基本的には応募先企業から届いた不採用メールの文面をそのまま転送されますが、各転職エージェントで使用している不採用メールのフォーマットでメールが送られることもあります。

どのような文面で送られたにせよ、「不採用」という結果のみが伝えられ、その理由は記載されていないケースがほとんどです。

また、不採用メールの大半は「厳正なる選考の結果、誠に残念ではございますが、今回はご希望に添いかねる結果となりました。貴殿の活躍をお祈り申しあげます」というような文面で、別名「お祈りメール」とも呼ばれています。

転職エージェントからの不採用メールに返信は必要?

転職エージェントからの不採用メールは、基本的に返信不要です。

合格となった場合は次に面接の日程調整があるので必ず返信が必要になりますが、不合格の場合は特に必要ありません。

しかし、キャリアアドバイザーとは信頼関係で成り立つものなので、不採用メールだとしても「確認しました」というような一文で構わないので返信すると、キャリアアドバイザーからの印象は良くなるでしょう。

不採用となった理由を転職エージェントは教えてくれる?

教えてくれる場合と、教えてくれない場合の両方があります。

教えてくれる場合、キャリアアドバイザーを通じて問い合わせたら理由を教えてくれるケースや、少数派ですが不採用となった理由を詳細に伝えてくれる企業に応募したとなどケースが挙げられます。

教えてくれない場合、理由は以下の2つあります。

  1. 応募先の企業から不採用理由を聞いていないため
  2. センシティブな内容なため

1つ目の理由である「応募先の企業から不採用理由を聞いていない」ケースは、応募した求人情報には多くの人が応募していることから、企業にとって大変手間のかかる作業でありメリットもないので不合格の理由まで記載していないのです。

2つ目の理由である「センシティブな内容である」ケースは、経験やスキル、人間性など総合的に判断し、その企業が今求めている人物像にピッタリ当てはまらなければ不合格となる可能性が高いでしょう。

なかには、応募資格を満たしているのに書類選考で不合格となると納得いかない人も多いかと思いますが、応募資格以外にも採用の判断材料はたくさんあるものです。

このように不合格理由にはセンシティブな内容が含まれているので、応募者には伝えないようにしているのでしょう。

不採用メールがきた企業に直接連絡してもいいの?

転職エージェント経由で応募した企業に対しての直接連絡する行為は、基本的にNGです。

なぜなら、不採用メールに限らず、キャリアアドバイザーが交渉中だったり、企業とのトラブルを防ぐために、企業と転職希望者が直接連絡を取り合うのは禁止している転職エージェントが多く存在しているからです。

しかし、なかには、企業と直接やりとりが出来るツールなどをサービスの一環として提供している転職エージェントもありますので、絶対にNGというわけではありません。

どうしても企業と直接連絡したいことがあれば、まずは担当のキャリアアドバイザーに一度相談してみましょう。

不採用メールに対してお礼メールを送るとどのような効果が期待できるの?

採用担当者の印象に残るということでしょう。

上記でもお伝えした通り、不採用メールに対しての返信は不要であり企業へ直接連絡はOKとしている転職エージェントを除きNG行為です。

そのため、今回は「面接のお時間をいただきありがとうございました」というお礼メールを担当のキャリアアドバイザーを通じて企業へ伝えられるケース、もしくは企業と直接連絡をとっていい転職エージェントを利用しているときと想定しています。

私が過去に経験した事例で、ごく稀にですが、一度不採用となった人でも企業側の状況やタイミングによっては再度面接したり内定に至ることもありました。

そのため、志望度の高い企業に関しては、お礼メールを送って最後まで自分の印象をよく見せるのもありでしょう。

不採用メールに返信する時は何を気を付けたらいい?

不採用メールに返信するときに注意すべきこととして、以下2つをご紹介します。

  1. 不採用となった理由を聞かない
  2. 再面接の申し込みをしない

注意点1.不採用となった理由を聞かない

不採用メールに対して、不採用となった理由は聞いてはいけません。

なぜなら採用担当者は不採用理由を答える義務がないのと、もし企業から返信がないと自分自身も嫌な気持ちが高まり転職活動に悪影響をおよぼすからです。

面接官と意気投合して面接に手応えを感じていたのにもかかわらず不採用となると納得いかないものですが、不採用理由については問い合わせしないように気を付けてください。

注意点2.再面接の申し込みをしない

不採用メールに、またチャンスがほしいという再面接の申込みはしてはいけません。

不採用となってしまったけれども、志望度が高いので再度チャンスをくださいと思う人もいるでしょう。

しかし、基本的に一度不採用となった結果が覆る可能性はほぼゼロです。無駄な労力となるどころか、不採用メールの内容を理解していないとして企業から悪印象にもなりかねないので、再面接の申し込みはしないようにしましょう。

具体的な不採用メールの返信例は?

上記で紹介した2つの注意点を意識しながら、返信メールを作成するようにしましょう。

昨日はお忙しいところ、貴重な面接時間をいただき、ありがとうございました。

この度は私の経験値とスキル不足のため不採用となってしまい残念ですが、〇〇様(面接官や採用担当者)には大変感謝しております。

末筆ではございますが、貴社の益々のご発展と◯◯様(面接官や採用担当者)のご健勝をお祈りしております。

このような文面を基本に、面接中に意気投合した話など具体的な内容を取り入れてみてもいいでしょう。

まとめ

この記事をまとめると、

不採用メールには基本的に返信はいりません。

誰でも不採用メールが届くと多少なりとも落ち込むものです。更に転職活動中となると、いつもより多忙で気持ちもブレやすくなるので、不採用メールが届くと、悲しみや疑問や怒りなどさまざまな感情が生まれるでしょう。

なかには返信して、企業へ自分の気持ちを改めて伝えたいと思うかもしれません。そのような時はまず冷静さが必要になるので、担当のキャリアアドバイザーに相談して今後の方向性を明確にするといいでしょう。

この記事があなたの転職活動に役立てば幸いです。