総務事務になるには？具体的な3つの方法。採用につながる4つのポイントはこれ

記事監修
株式会社アドバンスフロー 代表取締役
中塚 章浩
著書「面接の疑問 Q＆A」・Twitter

パーソルテンプスタッフ株式会社に約6年在籍し、現在は派遣会社「株式会社アドバンスフロー」の代表取締役。
のべ約2,000名もの転職支援を行い、求職者が希望する仕事を得られるよう尽力。人材業界16年の経験から「派遣はしっかりとした情報が得られれば得られるほど、理想の職場を見つけられる」と確信し、多くの人が情報を得られるよう、記事の監修も行う。

「総務事務になる具体的な方法は？採用につながるポイントも知りたい！」と困っていませんか？

総務事務に憧れて働きたいと思っても、まず具体的に何から始めればよいか戸惑うものです。

また、応募する段階になるとできるだけスムーズに採用されるポイントも知っておきたいと思いますよね。

でも皆さん、安心してください！

この記事では総務事務になる具体的な方法と採用につながるポイントを詳しく解説しています。

総務事務になる方法はさまざまあるため、自分に合ったベストな方法を選ぶと応募しやすくなります。また、採用されるためのポイントが分かっていれば、短期間で総務事務の仕事を掴むことが可能です。

皆さんが総務事務として無事に就職し、生き生きと働けることを祈っています。

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総務事務になる具体的な3つの方法

総務事務になるためには、就職したい会社の入社試験や面接を受ける必要があります。

どんな会社の試験を受けるかによって求人の探し方も変わってきますので、まずはいろいろな仕事の探し方を理解しておきましょう。

企業の中途採用に応募する

就職したい企業が明確に決まっている場合は、その会社の公式サイトの「採用情報」をチェックし、総務事務の中途採用の募集をしていないか確認してみましょう。

求職者とのやり取りのタイムラグを少なくするため、求人サイトやハローワークを通さず、自社サイトで直接求人募集をしている企業は意外と多いのです。

企業に直接連絡を入れるのは緊張するでしょうが、自分からアプローチすることで、その企業の雰囲気を直接感じ取ることができます。「この会社で働きたい！」という考えがはっきりしている人は、この方法で納得のいく就職活動をしてみてはいかがでしょうか。

ハローワークから応募する

アドバイスを受けながら求人を探したい人は、ハローワークに登録して求職相談を受け、紹介状を書いてもらう方法がベストです。

ハローワークでは、気になる求人について相談員に質問することができます。相談員は、求人票にある言葉の意味や細かな仕事内容などを教えてくれるので、安心して仕事探しができるでしょう。

ハローワークは働く意欲があれば誰でも利用できますし、登録していない人でもインターネット上の求人検索で仕事を探すことが可能です。まずは、インターネットでハローワークにある総務事務の求人を確認し、気になる企業の求人を探してみましょう。

求人サイトから応募する

数ある総務事務の求人の中から自分に合った仕事を簡単に探したい人は、インターネットの求人サイトを利用してみましょう。

求人サイトでは絞り込み検索をかけられるので、企業にこだわりがなく、就業時間や賃金などの条件を重視したい人におすすめです。絞り込み検索では条件をかなり細かく指定して探せるので、効率よく要望通りの会社を見つけられます。

ハローワークと比べると、求人サイトは情報更新が頻繁に行われており、求人数も豊富です。条件の良い求人を見逃さないためには、毎日サイトをチェックするようにしましょう。

採用につながる4つのアピールポイント

総務事務になる方法がわかったところで、もう1つ確認しておきたいのが採用につながるポイントです。

せっかくベストな求人を見つけても、採用されなければまた振り出しに戻ってしまいます。

これから解説するアピールポイントを理解し、応募の際に実践してみましょう。

前職での経験

前職でさまざまな業務の経験がある場合は、その内容を明確に伝え、総務事務の仕事にも活用できることをアピールするのが大事です。

前職での経験が活かせると分かれば、総務事務の経験がなくても、企業は積極的に採用したいと考えます。今までに経験した業務を総務事務にどう活かせるかを考え、これを言葉にして詳しく伝えられるようにしておきましょう。

保有する知識とスキル

保有する知識やスキルを総務事務の仕事と絡めて上手にアピールすると、採用に一歩近づきます。

仕事の幅が広い総務事務には多くの資質が必要なので、自分ではちょっとしたものと思うような知識やスキルでも、活かされる可能性は高いのです。

アピールしやすい知識やスキルには、エクセルやワードの操作・秘書業務・文書管理・パソコンサーバーやクラウドの管理などが挙げられます。こうした知識やスキルを活用して、これまでどんな成果を出したかを説明できれば、面接官から注目されることは間違いありません。

サービス精神やコミュニケーション能力

サービス精神やコミュニケーション能力は、総務事務の仕事をこなす上で重要な資質です。これらの能力を活かして成功した経験があるなら、それを上手にアピールできるようにしておきましょう。

総務部の仕事は会社や社員のサポートが主ですから、サービス精神を持っていた方が仕事はやりやすいです。また、社員と相談や打ち合わせをする機会が多いので、コミュニケーション能力も必要となります。

どんなに有能な人でも、会社や社員のために動けない人は総務事務には向いていません。サービス精神やコミュニケーション能力に自信がある人は、積極的にアピールしましょう。

総務に活かせる資格

総務事務に採用された後にステップアップをしたいと望む人は、総務の仕事に有利とされる資格を取得してから応募し、自分の努力と能力の高さをアピールするのもいいでしょう。

専門的知識が必要な総務の仕事に従事するには、資格の取得や研修への参加といった条件がつくのがほとんどです。そのため、求人に応募する時点でこれらの資格を有していると、採用にかなり有利となります。

総務部の専門的な仕事に関係する資格には、

などがあります。
どの資格も難易度は高めですが、将来のステップアップを望む人にとっては無駄にならないものばかりです。

まとめ

総務事務は一般的な事務職とは少し違う立場にある仕事のため、総務事務の仕事に就きたいと考えるなら、確実に採用されるための事前準備をしっかり行いましょう。

この記事をまとめると、「自分に合った探し方で会社を探し、面接で適切なアピールをすることが、総務事務になるための近道である」となります。

自分が望む将来を手に入れるためにも、できるだけのことを全てこなして挑戦してみましょう。この記事が、あなたの就職活動のお役に立てば幸いです。