【元転職会社執筆】一般事務ってどんな仕事?業務内容や他事務職との違いを解説!

この記事の管理者株式会社アドバンスフロー
代表取締役 中塚 章浩

大手人材会社にて約6年勤務。 派遣業務、転職エージェント業務、新卒採用代行業務など、幅広い業務を経験。面接ノウハウが評判・Twitter(@shushokushiyou)

元派遣会社勤務・現役の転職エージェント

「一般事務になりたいけど、未経験でも転職できるの?」
「一般事務ってどんな仕事?」
このような疑問を抱えていませんか?
この記事では、転職会社で約6年の勤務経験がある筆者が、あなたの悩みを解決します!

この記事では「一般事務」の基本的な情報をまとめました。

たとえば…

  1. 一般事務の業務内容
  2. 一般事務と他の事務職との違い
  3. 一般事務に必要な資格・スキル
  4. 一般事務にあると便利な資格・スキル

一般事務がどのような仕事なのかを理解した上で、転職活動を進めていきましょう!

この記事があなたの一般事務への転職活動をサポートしていきます。

「一般事務」の定義

イラスト_杉本様

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一般事務は「事務職」の中でも定義が曖昧な職種です。

そのため「業務内容に縛りがなく、業務範囲が幅広い」ことが特徴です。

基本的には「データ入力・書類管理」といったデスクワークが中心ですが、企業によっては「経理的な業務」や「営業サポート業務」が含まれている場合もあります。

また電話応対や、来客応対の頻度が高い企業の場合は「接客業」に近い業務内容も含まれる可能性もあります。

一般事務の業務内容は企業・配属部署により異なります。

一般事務に転職を希望する場合は必ず「求人票の業務内容欄」の内容を確認しましょう。

「一般事務」の主な業務内容

「一般事務」の主な業務内容

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一般事務の業務は企業や部署により異なりますが、「事務処理業務」や「電話・来客応対」がメインとなることが多いです。

主な業務内容の一覧

  • データ処理(入力・集計など)
  • 資料作成
  • 文書作成
  • メール(社内・社外)
  • 電話応対(社内・社外)
  • 書類管理(ファイリング)
  • 備品管理(在庫管理・発注)
  • 来客応対(法人・個人)
  • 郵便物(発送・荷受け)

「一般事務」として採用された場合でも、経理事務や営業事務の業務を一部兼任する場合や、突発的に事務処理以外の業務を任される場合があります。

そのため一般事務として働く社員には「臨機応変さ・柔軟さ・対応力」といったスキルが求められる傾向にあります。

※一般事務の「電話応対」について

「電話応対」の頻度や通話相手は企業や部署によって大きく異なります。

  • 電話応対の種類
  • 社内間の通話
  • 取引先との通話
  • 顧客との通話
  • クレーム対応

就業時間のうち1日2~3時間以上を電話応対する場合もあれば、外線対応がほとんどない場合もあります。

もし電話応対の頻度や内容を知りたい場合は、面接の際に質問してみましょう。

「一般事務」と「他事務職」の業務内容の違い

「一般事務」と「他事務職」の業務内容の違い

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「一般事務」と「他事務職」の業務内容の違いをしっかりと認識することで、より「理想の事務職」への転職が近づきます。

業務内容について「認識が浅いまま・誤解したまま」転職活動を進めると、実際に働きだしてから「思っていた仕事と違う…」と感じてしまうことがあります。

自分が求めている「理想の事務職」は本当に「一般事務の業務内容」に当てはまるのか、下記の内容を参考にしながら確認してみてください。

一般事務の主な業務内容

一般事務の主な業務内容

  • データ入力
  • 書類作成
  • ファイリング
  • 電話応対
  • 来客応対
  • 郵便物の管理
  • 備品の管理
  • 他職員のサポート業務など

営業事務の主な業務内容

営業事務の主な業務内容

  • 営業職のサポート業務
  • 見積書作成
  • 請求書作成
  • 受発注管理
  • 在庫管理・発送
  • 電話応対
  • お客様対応など

経理事務の主な業務内容

経理事務の主な業務内容

  • 出納管理
  • 経費精算
  • 原価計算
  • 決算業務など

医療事務の主な業務内容

医療事務の主な業務内容

  • レセプト業務
  • クラーク業務
  • 院内窓口対応
  • 会計窓口対応
  • カルテの整理など

自分の理想とする「事務職」は「一般事務」の仕事内容にあてはまっていましたか?

また、一般事務の仕事内容は企業によってもかなり違いがあります。

どのような仕事をする企業なのか、実際の求人票の仕事内容欄をしっかりと確認しましょう。

一般事務への転職に「必要な資格・スキル」

一般事務への転職に「必要な資格・スキル」

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一般事務へ転職するには「PCスキル(基本操作・Excel・Word)」が必須条件です。

一般事務の仕事は大半がパソコン業務となるため、基本的なパソコン操作、ExcelやWordの基本操作ができることが応募の条件となっている企業が多いです。

では実際どの程度のPCスキルが必要となるのでしょうか?

必要な資格

Office系資格(Excel・Word・PowerPointなど)
  • MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)
  • 日商PCなど

Excel・Word・PowerPointに関する技術・知識は一般事務への転職には必須です。

Office系の資格を持っていることで履歴書や面接でPCスキルを説明しやすくなります。

また、資格がなくても応募可能な求人もあります。
資格をお持ちでない場合は、応募条件をしっかりと確認しましょう。

応募条件の記載例…

  • 資格必須の場合
    「MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)」
    「日商PC〇級以上」
  • 資格不要の場合
    「Word・Excelの基本操作」
    「Excel(四則演算・SUM関数・IF関数)」

もしもPCスキルに自信がない場合は参考書やPC講習などを利用して技術を身につけましょう。

参考 MOS(マイクロソフトオフィススペシャリストOdyssey 参考 日商PC(資格概要)日本商工会議所・各地商工会議所

必要なスキル

PCに関するスキル

PCに関するスキル

  • タイピングスピード
  • ブラインドタッチ

業務のなかでデータ入力や文書作成を行う際、「タイピングスピード」と「ブラインドタッチ」のスキルが身についていると仕事にとても役立ちます。

また、データ入力がメイン業務の場合は応募条件に「タイピングスピード/1分〇〇文字以上」といった条件が定められている場合があります。

タイピングに自信がない場合は、無料で利用できる【タイピングスキルチェック】を利用して速度と正確さを向上させていきましょう。

その他スキル

一般事務への転職に必要なスキル

  • コミュニケーション能力
    一般事務はさまざまな社員の仕事をサポートため
    「どんな人とも分け隔てなく接することができる」
    「人当たりが良い」
    といったコミュニケーション能力が備わっている必要があります
  • 指示内容を的確に理解する力
    「求めていたもの以上の資料を作成できる」
    「こちらの意図をすぐに理解してくれる」
    指示内容を的確に理解する力を持っている人に仕事を依頼すると、このような満足感が得られ、信頼へとつながります

このような能力は資格のように勉強するものではなく、日々の積み重ねで自然と身についていくものです。

「丁寧な仕事を心掛ける」「相手の意図をきちんと確認する」「疑問な点はすぐに質問する」といったことを心掛けて、焦らずに日々の努力を継続していきましょう。

一般事務への転職に「あると便利な資格・スキル」

一般事務への転職に「あると便利な資格・スキル」

あると便利な資格

Office系資格(ExcelVBA・AccessVBA)
  • ExcelVBA
  • AccessVBA

ExcelVBAやAccessVBAは一般事務の業務に必須の資格ではありませんが、Excel関数やプログラミング処理が好きな方にはおすすめの資格です。

特にExcelVBAは複雑なデータ集計や資料作成の際に役立ちます。
資格を取得している方は履歴書や面接で自分の能力(実力)を最大限アピールしましょう。

秘書検定

「秘書検定」を一般事務の応募条件に掲げている企業は少ないですが、秘書検定の知識は一般事務の仕事にとても役立ちます。
たとえば…

  • 社会常識
  • 社会人としてのマナー
  • 効率のよい仕事のやり方
など、秘書検定取得に向けた勉強をすることで社会生活に役立つ知識を身につけることができます。

参考 秘書検定公益財団法人 実務技能検定協会
宅地建物取引士

「宅地建物取引士」を取得していると、不動産・建築関連企業の一般事務への転職に有利です。

また、不動産・建築関連企業に就職した場合、資格手当が出る可能性が高いです。

参考 トップページ一般財団法人 不動産適正取引推進機構

あると便利なスキル

  • 仕事の正確さ
  • 事務処理スピード
  • スケジュール管理能力

一般事務の仕事内容は多岐に渡ります。

日々の業務内容も「同じ作業の繰り返し」ではなく「日次業務、月次業務、突発的な業務」が混在します。

「仕事の正確さ・事務処理スピード・スケジュール管理能力」
この3点が備わっていると、それぞれの業務を効率よくこなすことができます。

まとめ

「一般事務」のスペシャリストを目指そう!

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「一般事務」という職種についての理解が深まりましたか?
この記事で紹介した「一般事務」についての説明をおさらいしましょう
  1. 一般事務の業務内容
    データ入力、書類管理、電話応対のほか多岐に渡る
  2. 一般事務に必要な資格・スキル
    PCスキル(基本操作・Excel・Word)
    タイピングスピード・ブラインドタッチ
    コミュニケーション能力、指示内容を理解する力
  3. 一般事務にあると便利な資格・スキル
    秘書検定、宅地建物取引士
    ExcelVBA、AccessVBA
    仕事の正確さ、事務処理スピード、スケジュール管理能力

一般事務に一番必要なのはPCスキルです。

PCスキルに自信がある方は、上手にアピールすることで転職成功へ近づきます!

PCスキルに自信がない方は、自主練習したり講習に参加してスキルアップを目指しましょう!

一般事務は事務職のなかでも人気職種のひとつなので、転職活動には積極性と努力が必要不可欠です。

あなたの一般事務への転職が成功することを心から願っております。

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