未経験者が総務事務に転職した場合に考えられる4つの問題。問題を回避する3つの方法もご紹介!

未経験者が総務事務に転職した場合に考えられる4つの問題。問題を回避する3つの方法もご紹介!


「未経験者が総務事務に転職した場合に考えられる問題とは?問題を回避する方法も知りたい!」困っていませんか?

未経験者が総務事務の仕事に転職したら、なにかとんでもない問題が起こるのではないか?と不安になりますよね。せっかく総務事務の仕事に魅力を感じたのに、不安があるままでは思い切って転職できません。また、問題を回避する方法があれば転職前に知っておきたいと思いますよね。

でも皆さん、安心してください!この記事では未経験者が総務事務に転職した場合に考えられる問題と問題を回避する方法を詳しく解説しています。

派遣会社にて約6年経験した私。総務事務の仕事を熟知しているので、未経験者が総務事務の仕事をするとどんな問題が起こるのか、その問題を回避するポイントは何なのか、を皆さんにしっかり説明できるんです。

総務事務としてバリバリ働きたいと思った今、未経験者であってもできる限りの努力をして成長したいと考えているはずです。
そのためには問題を経験する中で問題を回避する能力を身につける必要があり、その方法を理解しておくことが大事です。皆さんが無事に総務事務へ転職し、一人前になれることを祈っています。

大手転職会社にて約6年勤務、延べ2,000人近くの転職をサポート。派遣業務、転職エージェント業務、新卒代行業務など幅広い業務を経験。担当業界は、金融・不動産・メーカー・商社・IT・マスコミ・小売・官公庁など多岐にわたる。

未経験者が総務事務に就いた場合に考えられる3つの問題

未経験者が総務事務に就いた場合に考えられる3つの問題

総務事務は細かい業務から重責のある業務まで担当する業務が多く、その内容も多岐に渡ります。
その為、未経験者が総務事務の仕事に転職して慣れるまでの間にはさまざまな問題が生じる可能性があります。

総務事務として経験を積んでいけば徐々に問題を回避できるようになりますが、最初のうちはどうしてもミスが起こりがちです。どんなことが原因で問題が起こるのかを事前に理解し、少しでも問題回避できるよう努力をしてみましょう。

NO.1.総務の仕事に不満を持つ

総務部は会社の中核部門であり社員と会社のために業務を進める部門なので、仕事の成果が見えにくいという特徴があります。未経験者で総務事務の役目を理解していないとこの特徴に不満を持ち、やりがいを感じないと思うことがあります。

社員と会社を支える総務部はとても大切な存在ですが、正直なところ仕事の成果がわかりにくいという特徴があるため、やりがいを感じない人がいます。営業部には売上という目に見えた成果があり、研究部門には新製品開発によって得られる評価がありますが、総務部の仕事の成果はこれらとは全く違う姿をしています。

未経験者は転職して一生懸命働いた成果を評価してもらいたいと考える傾向にあるため、目に見えた成果も評価もないと不満が募るのです。ここで大事なのは、総務事務の役目は社員や会社を支えることであり、それにより会社が業績を伸ばすことが成果だと理解することです。この考えを持てないと総務事務の仕事が苦しくなります。

NO.2.細かいミスが連発し大きなミスにつながる

総務事務の仕事は細かい内容がとても多いため、慣れない未経験者がこの仕事に転職するとミスを連発することがあります。細かいミスが積もると大きなミスに発展することもあるので、わからないことはすぐに聞いて対応し、慎重に仕事をすすめる必要があります。

総務事務は他部門からの申請書のチェックや大切な書類のコピーをファイリングをしますが、この細かい業務でミスをすると業務が間違った状態で進んでにとても困ることがあります。申請書のチェックミスで購入すべきでない物品の購入を許可したり、大切な書類のコピーを忘れて後日に見返せずに仕事が滞るといった問題が起こるのです。

さらに注意したいのは小さなミスの積み重ねによる大きなミスです。
例えば、備品在庫の管理表をエクセルで作成した場合、数式を間違え、在庫の数を間違え、集計数を間違えてしまえば、在庫管理のできない管理表が完成します。間違った在庫数で仕事を進めれば、在庫の過不足が発生して会社経費にムダが出るという問題が起こります。

NO.3.社員からクレームがつく

総務事務の業務を理解していない未経験者は何事も対応が遅く、社員からクレームが付くことがあります。社員は総務事務にさまざまな依頼や相談を寄せ、できるだけ迅速に対応してもらいたいと考えているため、対応の遅さや間違った返答にいらだちを隠しません。

社員は業務で困ったり手を貸して欲しいときに、会社の中心となってさまざまな知識を蓄えている総務部を頼ってきます。この時に社員のフォローができるのは総務の仕事を熟知した社員であり、未経験者が対応するのはかなり厳しいと言えます。まだ知識が乏しいうちは先輩社員と連携して対応し、少しずつ知識を得ていく必要があります。

総務部は社員達がよりよい仕事をするために存在しているため、社員は素早い対応を総務部に求めます。総務事務として一人前になるために、先輩や上司がどのように対応しているかをよく観察し、少しずつ知識と経験を積んで対応できるよう努力をしていかないとこの問題はなかなか回避できません。

問題を回避する3つの方法

問題解決

ここまで見てきた問題はいずれも未経験者が総務部の仕事を理解していないことに原因があります。
そこで、転職してから仕事に慣れるまでの間にどうやって問題を回避すればよいのか?その方法についてもしっかり頭に入れておきましょう。

NO.1.会社における総務の位置づけをよく理解する

総務事務に転職する前に会社における総務部の位置づけを理解し、何のために仕事をしているのかを理解することが問題回避の方法としてとても大切です。
総務部の存在意義が分かると、具体的に何をすべきか?社員や会社はどんな成果を上げるべきか?が見えて来るので、初心者の自分がすべきことも分かってきます。

どの会社にも総務部があり、総務部が細やかな仕事をすることで会社がよくなる意味が理解できると、実際に働く中でも問題を回避する行動を起せるようになります。総務部についての知識がない人は、まずインターネットやビジネス書で総務の定義と存在の重要性を理解し、なぜ仕事を注意深く進める必要があるのかを探ってみましょう。

総務事務として働く際は総務部の存在意義を理解し、総務部で働きたいのかを自分に問うことも大切です。イメージだけで総務事務の仕事を選んでしまうと、理想と現実が異なって仕事に意欲が出ずに問題を起こすことがあります。総務事務の仕事に魅力を感じられれば、問題を起こさないよう注意して業務を進める気持ちが芽生えます。

NO.2.総務事務の仕事の流れを頭に入れる

総務事務の仕事の流れを頭に入れてイメージトレーニングをしておくと、仕事の進め方がスムーズになって問題を起こしにくくなります。

総務事務についていろいろな情報を調べて理解しておくと、実際に現場で働くときに必要以上に戸惑うことがありません。
しかし、総務事務がどんな仕事をするのか全くわからないまま就職してしまえば、目に入るものも耳に入るものも初めてのものばかりで右往左往してしまいます。これが問題を起こす原因となるのです。

出社したらまず何をするのか?仕事の量はどれくらいなのか?簡単な業務と難しい業務にはどんなものがあるのか?などを転職する前から理解しておくと、体が硬くならずにスムーズに動いてくれます。総務事務として出来るだけ早く1人前になるためにも、事前のイメージトレーニングを大切にしましょう。

NO.3.わからないことをわからないままにしない

仕事をする中でわからないことがあったら、そのままにせずに上司や先輩に聞くことで問題を回避できることがあります。聞いて理解すると1つずつ成長できるため、恥ずかしさやプライドを捨ててしっかり質問する姿勢を持ちましょう。

分からないことが1つ出てきたとき、そこで聞くことができれば1つ知識が増えますが、聞くことができなければ分からないことが1つ増えて知識は全く増えません。これを積み重ねていけば、知識が豊富な総務事務になることができず、問題を起こす回数ばかりが増えてしまいます。

総務事務は未経験でも前職で別の経験がある人は自分にプライドがあるため、分からないことがあっても聞けないことがあります。しかし、そのプライドが総務事務として活躍したいと考える自分を邪魔していることに気づかなければなりません。

総務の仕事は多岐に渡り仕事量も多いので、分からないことがあるのは当たり前です。自分を成長させるためにもわからないことを減らす努力をし、総務事務として成長することだけを考えて努力してみましょう。

努力すれば必ず一人前の総務事務になれる!

努力すれば必ず一人前の総務事務になれる!

最初は誰もが未経験者だと考えると、一人前の総務事務として働いている人の努力がどんなものなのか想像することができます。
総務事務は覚えることもやるべきことも多い仕事なので、成長のためにはかなりの努力が必要ですが、一人前になれた時には強い達成感を感じ、自分自信に感動するはずです。皆さんの活躍を期待しています。


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