株式会社アドバンスフロー 代表取締役
中塚 章浩
著書「面接の疑問 Q＆A」・Twitter
パーソルテンプスタッフ株式会社に約6年在籍し、現在は派遣会社「株式会社アドバンスフロー」の代表取締役。
のべ約2,000名もの転職支援を行い、求職者が希望する仕事を得られるよう尽力。人材業界16年の経験から「派遣はしっかりとした情報が得られれば得られるほど、理想の職場を見つけられる」と確信し、多くの人が情報を得られるよう、記事の監修も行う。
「一般事務にはどんなスキルや資格が必要なの？」
そんな疑問を抱えていませんか？
この記事では、転職会社で約6年の勤務経験がある私が、一般事務の仕事に対して、あなたが抱えている疑問を解決します！
具体的には…
- 一般事務への転職に必要なスキル
- 一般事務の業務に最低限必要なスキル
- 一般事務の業務に役立つ資格＆スキル
- 一般事務に向いている人のタイプ
このような一般事務への転職に役立つ情報をご紹介します。
一般事務に必要なスキルや資格を理解した上で、転職活動を進めていきましょう。
あなたの転職活動をこの記事がサポートしていきます！
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目次
一般事務への転職に必要なスキル
一般事務への転職には
Office系スキル（Excel、Word、PowerPointなど）が必ず必要です。
一般事務の仕事はOffice系ソフトを使用することが多いので、その知識と技術がなければ仕事になりません。
選考の際は、採用担当者に自分のOfficeスキルについて細かく質問されることもあるため、口頭で説明できるようにしましょう。
例えば…
- 「Excelは基本操作はもちろん、グラフ作成、IFSUM関数・AVERAGE関数を作成することができます」
- 「Wordは礼状や会議資料の作成、表やグラフの挿入を使用した文書の作成ができます」
このように口頭で説明できるように準備をしましょう。
また、、MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）や日商PCといった「Office系資格」を持っていると、選考の際により自分の実力を企業に伝えやすくなります。
参考 MOS（マイクロソフトオフィススペシャリストOdyssey 参考 日商PC（資格概要）日本商工会議所・各地商工会議所一般事務の業務に最低限必要なスキル
一般事務の業務に最低限必要とされるのは
- 基本的なパソコンスキル
（タイピングスピード、ブラインドタッチなど） - 基本的な事務処理能力
（メール操作、FAX送信、社会人マナーなど）
この2つのスキルです。
ここでは、この2つのスキルが必要とされている理由について紹介していきます。
タイピングスピード・ブラインドタッチ
一般事務の業務内容は多岐に渡り、すべての仕事を効率よく、的確にこなしていかなくてはなりません。
そのため仕事には「スピードと正確性」が求められます。
求人票に「タイピングスピード1分〇文字以上」「ブラインドタッチが出来る方」といった応募条件を設けている企業もあります。
もし、スキルに自信がない場合はインターネット上の練習サイトを利用して特訓しましょう。
毎日練習を続けていくことで着実に実力がアップします。
基本的な事務処理能力
基本的な事務作業の知識・スキルを持っていると入社後の業務に役立ちます。
- メール操作
- FAX送信
- コピー
- 資料の製本（ホチキス止め）
- お茶出し
企業は中途入社してくる人に対して「この程度の基本的なスキルは身についているもの」と考えている場合が多いです。
もし自信がない場合は社会人のマナー本や秘書検定の参考書などを読み、社会常識を身につけてください。
一般事務の業務に役立つ資格・スキル
一般事務の実務には
- 一般事務の業務に役立つ資格
秘書検定
日商簿記検定 - 一般事務の業務に役立つスキル
コミュニケーション能力
接客経験
スケジュール管理能力
このような資格やスキルが役立ちます。
ここではそれぞれの資格やスキルが「役に立つ理由」について詳しく紹介します。
一般事務の業務に役立つ資格
秘書検定
「一般常識、社会マナー、仕事の進め方、社内での気の遣い方（コミュニケーションの取り方）」など社会人生活に必要な知識を身につけることができる資格です。
一般事務の仕事をするうえで役立つ情報がたくさん掲載されています。
参考 秘書検定文部科学省後援：ビジネス系検定日商簿記検定
中小企業や零細企業の場合、一般事務担当が経理業務を兼任する場合もあります。
応募条件や業務内容に「簿記」や「経理」の記載がない場合は基本的には必要ありません。
参考 日商簿記検定日本商工会議所・各地商工会議所一般事務の業務に役立つスキル
コミュニケーション能力
一般事務はさまざまな社員の仕事をサポートすることが多い職種です。
コミュニケーションを上手に取れる人は、相手の意図や要望を理解する力も高いため仕事の処理スピードも高い傾向にあります。
また普段からさまざまな部署の人とコミュニケーションを取っておくことで、自分が仕事上ピンチに陥った時に助けてもらうこともできます。
コミュニケーション能力に自信のない方は、「業務を依頼された時、催促されたとき、提出するとき」に「愛想よく対応をする」「話しかけやすいオーラを出す」といった点を意識してみましょう。
これだけでも周囲のあなたに対する印象が上がります。
接客経験
接客や販売の業務経験がある方は、そのスキルを一般事務の仕事に生かすことができます。
「電話応対」や「来客応対」の対応スキルはもちろん、接客業で身についた「気配り・目配り・心配り」を上司や同僚に対して心掛けてみることで社内の雰囲気をより良くすることができるかもしれません。
スケジュール管理能力
スケジュール管理能力が高い人は「仕事が出来る人」です。
- 提出期限や対応状況に合わせて業務の順番を組める
- 提出期限を必ず守る
この能力は一般事務に関わらず、どのような業種・職種でも「仕事が出来る人」になりやすいです。
スケジュールを組むのが苦手な方は、毎朝「予定を組む」練習をしてみましょう。
内容はプライベートの予定で構いません。
「ToDoリスト」や「手帳」など、自分にとって「予定を管理しやすい方法」を見つけましょう。
一般事務に向いているのはこんな人
実際に「一般事務に向いている人」はどのような人なのでしょうか？
ここでは
- どのような「作業」が好きな人が一般事務に向いているか
- どのような「性格（人柄）」の人が一般事務に向いているか
こんな「作業」が好きな人は一般事務に向いている！
- Office系操作が得意（特にデータ入力）
- 細かい作業が好き
- 単調な作業を飽きずに続けられる
- 急な仕事を割り当てられても、慌てずに処理出来る
- 提出期限や状況によって、仕事の順番を組み立てられる
- 掃除・整理整頓が好き
こんな「性格（人柄）」の人は一般事務に向いている！
- 人と話すことが好き
→社内の人とよくコミュニケーションを取っておくことで、仕事を依頼されたときに相手の意図を汲みやすくなります。 - 「ホウ・レン・ソウ（報告・連絡・相談）」が苦にならない人
→他の人のサポート業務をすることが多いので一般事務にホウ・レン・ソウは必須です。
まとめ
「一般事務に必要なスキルと資格」について理解できましたか？
この記事のポイントをおさらいしてみましょう。
- 一般事務に必要な資格
Office系資格（Excel、Word、PowerPointなどの操作スキル） - 一般事務に必要なスキル
タイピングスピード、ブラインドタッチ
基本的な事務作業（メール操作・コピーなど） - 一般事務の業務に役立つ資格
秘書検定
簿記検定（経理業務が無い場合は不要） - 業務に役立つスキル
コミュニケーション能力
接客経験
スケジュール管理能力 - こんな作業が好きな人は一般事務に向いている
Office系操作や細かい作業が好きな人
状況に応じて仕事の順番を自分で組み立てられる人
整理整頓が好きな人 - こんな人柄（性格）の人は一般事務に向いている
人と話すのが好きな人
「ホウ・レン・ソウ」が苦にならない人
この記事のポイントを把握し、苦手な部分があれば面接までに良い方向に改善できるように努力してみましょう。
あなたの一般事務への転職活動を心から応援しています。
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