総務の6つのメインな仕事はコレ。求められる3つの資質も紹介！

記事監修
株式会社アドバンスフロー 代表取締役
中塚 章浩
著書「面接の疑問 Q＆A」・Twitter

パーソルテンプスタッフ株式会社に約6年在籍し、現在は派遣会社「株式会社アドバンスフロー」の代表取締役。
のべ約2,000名もの転職支援を行い、求職者が希望する仕事を得られるよう尽力。人材業界16年の経験から「派遣はしっかりとした情報が得られれば得られるほど、理想の職場を見つけられる」と確信し、多くの人が情報を得られるよう、記事の監修も行う。

「総務の仕事内容は？この仕事をするにはどんな資質が求められるの？」と困っていませんか？

どんな会社にも存在する総務。しかし、実際の仕事内容はよくわからないものです。また、必要とされる資質も理解できないと、なかなか応募に踏み切れず困ってしまいます。

でも皆さん、安心してください！

この記事では総務の仕事内容と求められる資質や、業務の1つ1つについて詳しく解説しています。

総務の仕事は覚えてしまえばとてもやりがいがあります。

総務担当としていきいきと働きたいと願うみなさんの希望が叶うことを祈っています。

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総務の6つのメインな仕事

総務は、会社運営をより円滑にするために必要なあらゆる仕事を担っています。
縁の下の力持ちとして会社を支える総務のメイン業務を詳しく見ていきましょう。

社内規定の文書化と配布

総務は、会社が定めた社内規定を冊子にして社員に配布し、改定があれば冊子の内容を刷新する業務を担当します。

社内規定には就業規則や給与体系などの重要事項がまとめられているため、社内を統括する総務が配布し、内容の周知徹底を図る必要があるのです。

社外秘となる内容も含まれる社内規程の冊子は、社員1人1人が厳重に取り扱わなくてはなりません。そのため、総務は社員に対して、社内規定の情報管理を徹底する指導も行います。

株主総会の準備

毎年1回開催される株主総会において、総務部は運営の中心的な仕事を担当します。

例えば、株主や取引先に招集通知を配布したり、経理部や法務部と打ち合わせをして総会で使う質疑応答書を作成したりします。その他、総会のタイムスケジュールの決定や会場の設営、当日のスタッフ配置なども総務の仕事です。

どの業務も緊張感を持って対応することを求められるので、この時期の総務は多忙を極めます。

会社の建物・備品の管理

会社が保有する建物や備品の管理は、会社が利益を出す上で重要な業務であるため、総務の中でも専門知識を持つ人が担当します。会社によっては、特定の資格保有者を総務に置いていることもあるほどです。

会社の建物が賃貸物件であれば、賃貸契約について詳しい人が管理を担当することになるでしょう。その場合は、自社ビル以上に物件の状態維持に気を配る必要があるので、社内に入れる清掃や修繕の業者に関する情報も求められます。

備品管理では、社員が使用するあらゆるものが不足しないように在庫管理し、スムーズに業務を進められるよう配慮しなくてはなりません。また、できるだけ良いものを、安くすばやく納品してくれる業者を見つけることも、重要な業務となります。

機器や設備の保守管理

会社が保有する機器や設備を常に最善の状態に維持し、効率的に運用するために点検する業務を保守と言い、この業務も総務がメインとなって担当します。

機器や設備に問題があると作業スピードが落ちてしまいます。そのため、会社は、保守業務に関する知識や資格を保有した社員を配置し、定期的にチェックを行って常に正常な状態を保つように努めます。

保守業務を外部に委託する場合は、自社の機器や設備に合った委託先を探す必要があります。この業務も、保守の知識がある総務の社員が担当します。

機器や設備の保守管理は、会社の業績にも直結するとても重要な業務と言えます。

福利厚生の整備

福利厚生は、社員がより良い環境で働けるようにと会社から提供される、さまざまな施策や制度のことです。例えば、家賃や交通費の補助、育児支援などが挙げられます。

福利厚生が整っていれば、社員の生活は向上し仕事へのやる気につながります。総務は会社や社員をサポートするのが仕事ですから、福利厚生の整備を担当するのは当然と言えるでしょう。

近年では福利厚生の内容で会社を選ぶ人もいるくらいですから、総務には社員の求める魅力的な福利厚生を整備することが求められています。

社内イベントの企画運営

会社では、社員の日頃の疲れを労って仕事への英気を養ってもらうために、社内イベントを行うことが多いです。総務は、その企画と運営を行います。

自社ビルを持つ会社であれば、社員の家族を招待してホールでビヤガーデンを開いたり、地域住民を招いたお祭りを開催したりします。

こうした活動は直接業績に結びつくわけではありませんが、社員のモチベーションアップや会社イメージの向上にもつながるので、とても大切な業務です。

総務に求められる3つの資質

総務は表舞台に立つときも裏方に回ることもあるため、そこで働く人にはさまざまな資質が求められます。

コミュニケーション能力が高い

総務は社内外の多くの人と常に関わる仕事であるため、コミュニケーション能力が必須です。

総務担当が誰にでも明るく接することのできる人なら、社員も安心して仕事の相談や依頼ができ、業務が円滑に回るようになります。

人と関わらない総務の仕事はないと言っても過言ではないでしょう。そのため、コミュニケーション能力の高い人ほど総務の仕事に向いていると言えます。

細やかな気配りができる

総務は社員をサポートする立場にあるため、細やかな気配りは絶対に必要です。

社員から持ち込まれた依頼に対してそのまま対応するのではなく、より良い条件で解決するためにはどうすればいいのか考えます。ここでどのくらい気配りできるかが、社員や会社の業績に結びつくことも多々あるのです。

相手の口調や態度などから細かなことまで汲み取って配慮できる資質が、総務事務には求められます。

サービス精神がある

総務は縁の下の力持ち的な存在であるため、サービス精神を持って自分の損得を考えずに仕事をすることが求められます。

自分の業務に関係ないことでも相手のことを考えて行動するのは、簡単なことではありません。社員を支える総務の立場をよく理解し、サービス精神を発揮しないと務まらないのです。

社員の多くは会社や自分の業績を上げるために仕事をしていますが、総務は社員がより良い仕事ができる環境を整えるために働きます。このことから、総務として働く人にはサービス精神が必要なのです。

まとめ

会社と社員から見た総務の存在意義をよく考えてみると、その重要性がよくわかってきます。

会社において社員はとても大切であり、その社員を支えなければ会社経営はうまくいきません。

この記事をまとめると、「総務事務は業務内容が幅広く、さまざまな資質が必要となるが、会社を支える貴重で魅力的な存在である」となります。

総務部が的確な働きをすれば、社員も会社もよりパワーを発揮できることでしょう。この記事が、あなたの就職活動のお役に立てば幸いです。