総務事務の1日の流れをチェック。仕事から得られる3つのメリットも紹介！

記事監修
株式会社アドバンスフロー 代表取締役
中塚 章浩
著書「面接の疑問 Q＆A」・Twitter

パーソルテンプスタッフ株式会社に約6年在籍し、現在は派遣会社「株式会社アドバンスフロー」の代表取締役。
のべ約2,000名もの転職支援を行い、求職者が希望する仕事を得られるよう尽力。人材業界16年の経験から「派遣はしっかりとした情報が得られれば得られるほど、理想の職場を見つけられる」と確信し、多くの人が情報を得られるよう、記事の監修も行う。

「総務事務の1日の流れはどんな感じ？この仕事から得られるメリットが知りたい！」と困っていませんか？

総務事務として働く前に、朝から夕方までどんな流れで仕事をしているのか知りたいと思いますよね。

さらに、仕事をする中で得られるメリットが分かれば、安心して応募することができるはずです。

でも皆さん、安心してください！この記事では総務事務の1日の流れと仕事で得られるメリットについて詳しく解説しています。

総務事務の仕事が身に付けば、スキルも知識も磨かれてステップアップできます。思い切って総務事務として働いてみたいと願う皆さんの希望が叶うことを祈っています。

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総務事務の1日の流れ

新しい職場で総務事務としての業務をスムーズにこなすためにも、1日の仕事の流れを確認してイメージトレーニングをしておきましょう。

朝はまずメールチェック

出社したら、まずは未読メールをチェックし、前日の退社後に仕事の依頼などが来ていないか確認しましょう。

前日に遅くまで仕事をしている社員は、夜のうちに総務事務に依頼や相談のメールを送っている可能性があります。社員が抱えている問題をできるだけ早く解消するためにも、メールの内容は早めに確認して対応しなければなりません。

社内から数件のメールが届いていた場合は、優先順位を考えて対応するようにしましょう。社外からのメールについては、メールを読んだことを伝える返信をした上で、できるだけ早く対応するようにします。

午前中は備品や設備の管理とチェック

メールの対応が終わったら、社内の備品と設備のチェックを行い、在庫切れや設備の故障などがないか確認しましょう。

社員たちがスムーズに仕事をするには、備品がしっかり揃っている必要があります。在庫の数が少ない場合は、すぐに発注をして補充しておきましょう。在庫の数と補充した数は、ノートやデータなどでわかりやすく整理しておくことが基本です。

共用設備に不具合や故障があれば社員の仕事に支障が出るので、午前中のうちにチェックを済ませましょう。修理依頼を早めにしないとその日のうちに修理できないので、速やかな対応が求められます。

午後は書類作成や打ち合わせ

午後からは総務業務に必要な書類を作成し、その合間に部門内外の社員との打ち合わせを行います。

特に急ぐものでないなら、優先順位の高い業務を済ませてから落ち着いて書類作成をした方が、仕事の効率はいいです。総務事務は毎日のように書類作成に追われるので、まとまった時間を確保した上で片付けるようにしましょう。

打ち合わせについても同様で、他部門の社員も午前中は優先度の高い仕事をしている場合が多いため、お互いのためにも打ち合わせは午後に行った方が仕事はスムーズに進みます。

退社前に翌日の予定をチェック

1日の仕事が終わったら、翌日の業務スケジュールをチェックしてから退社するようにしましょう。

総務事務は関わる社員や取引先が多く、仕事内容も多岐にわたるので、常に業務スケジュールを把握しておかないと、仕事のスピードが遅くなります。退社前に翌日の業務スケジュールを確認するだけでも、スムーズに仕事に取りかかることができるのです。

どうしても急ぎで帰りたい時などは、昼休みや仕事の合間に翌日の予定をチェックしておきましょう。

繁忙期は残業

総務事務には繁忙期があり、定期的に残業が発生します。総務事務の1日の流れとともに残業についても把握しておくと、仕事のイメージがつかみやすくなります。

総務事務の繁忙期は、株主総会の前後や業務が立て込む年度末です。この時期は、社内の関係部門や社外取引先への連絡などの業務に追われ、資料作成も山積みとなるので残業が必須となります。

その他にも、大きなトラブルに対応する際に残業が発生することがありますので、頭に入れておきましょう。

総務事務の3つのメリット

総務事務の仕事には、思わぬメリットが多数存在します。
メリットを知れば仕事に対するモチベーションも上がるでしょうから、1つずつチェックしていきましょう。

前職の経験が活かせる

業務内容が多岐にわたる総務事務では、さまざまな仕事の経験が生かせます。総務事務の経験がなくても、工夫次第で過去の経験を総務事務の仕事に反映できるのです。

営業の経験があれば、総務事務として社員と接するのが苦にならず、良き相談相手になることができるでしょう。また、在庫管理の経験があれば、社内の備品管理を難なくこなすことが可能です。

総務事務の仕事には幅広い資質が求められるので、前職の経験を活かしてステップアップしたいのであれば、未経験者でも十分活躍できる可能性があります。

ビジネススキルが身につく

総務事務は社内外の人々と関わる仕事なので、業務に携わる中で自然とビジネススキルが身につきます。

社員からの相談や依頼に対応するためには、さまざまな知識とスキルが必要になるでしょう。また、社外の人との打ち合わせには、物事をわかりやすく説明するスキルやビジネスマナーが必須です。仕事を通して、これらのスキルが身についていきます。

デスクワークのイメージが強い総務事務ですが、実際は常に誰かと接する仕事です。毎日の仕事の中で、これまで経験したことのないビジネスの世界を垣間見ることができ、社会人として成長することができますよ。

残業少なめで働きやすい

総務事務の仕事は、定期的な繁忙期を除けばそれほど残業は多くなく、とても働きやすいと言えます。

総務事務の繁忙期は株主総会の前後や業務が立て込む年度末です。それ以外の時期は、よほどのトラブルが起こらなければ、退社後の自分の時間を確保しながら働くことができます。

1日の仕事の流れを把握してテキパキ業務を進めることができれば、毎日のように定時退社することも可能です。

まとめ

総務事務の仕事は、マイペースで進められる部分と人のペースに合わせるべき部分が混在しています。

この記事をまとめると、「総務事務の仕事をうまくこなすには、仕事の優先順位をうまくすり合わせていくことが大切」ということになります。

自分に合った仕事のペースを作り上げることができれば、あとはミスや漏れがないように管理をしていけば問題なく業務をすすめられるでしょう。この記事が、あなたの就職活動のお役に立てば幸いです。