会社の電話対応で、良い印象を持たれる「姿勢」と「声」とは?

「会社の電話対応に自信がなく緊張して声が小さくなり、上司に怒られてしまった。」
そんな経験はないでしょうか。

会社の電話は、誰からかかってくるかわかりませんので、慣れない電話では一体どの大きさの声で話せばいいのか?と困ってしまいますよね。

この記事は、2年間営業事務を経験し、上司にも取引先にも電話対応を褒められた私が、「電話対応の姿勢」と「声」で相手に良い印象を持たれるポイントを伝授します。
また、企業での電話対応がいかに大事な業務かという理由も一緒にお伝えします。

電話対応のポイントを押さえて、これからの業務を円滑に進め、褒められる対応を目指しましょう!

この記事の管理者
株式会社アドバンスフロー 代表取締役 中塚 章浩
派遣&転職会社で7年勤務

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なぜ電話対応が大事なのか?

電話対応は「会社の顔」とも言われており、電話対応が悪い会社は、「取引したくない」「良くないことが起きそう」と思われます。
実際に電話対応が悪い会社は、その通りのことが多いです。

「電話対応で上司に怒られてしまった」というのはこういった理由があるからです。

相手に良い印象を持たれる電話応対の姿勢とは?

目の前にいるのだと思い、丁寧に対応する

背筋を伸ばし、会社の受付でお客様をお迎えする姿勢で電話を受けることが大事です。

電話は顔の見えないコミュニケーションです。
しかし、見えてないからといって何をしてもいいという訳ではありません。

注意
「緊張している」、「忙しいのに、電話かかってきた!めんどう!」という態度は声にも出ますし、相手にも伝わります。
緊張しない為に、一度声に出してみる

電話対応の決まり言葉を、声に出す練習方法がおすすめです。

「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。」
「〇〇はただいま席を外しております。」
「ただいま電話を代わりますので少々お待ちください。」

こうすると、自然と言葉が出てくるようになりますよ!

電話の相手に良い印象を与える「声」の3つのポイントとは?

1-1 声の高さ

声の高さは、半オクターブ上げます。相手に声を聞きやすくするためです。
よくいろんなサイトで、「1オクターブ」上げましょうとありますが、声の高さよりも、適切な声の大きさで最後までしっかりと発音することのほうが重要視されます。

MEMO
※オクターブとは…
音楽用語で、音程を表します。

1-2 ハキハキと発音する

慣れていないうちはモゴモゴしてしまいますが、自信を持ってハキハキと声を発音しましょう。

「お電話ありがとうございますぅー」と語尾を伸ばしたりすると、だらしないと思われ印象が悪くなります。

1-3 電話の相手と同じ声の大きさ・話のテンポを意識する

相手と同じ声の大きさや話のテンポを合わせることで「親近感・安心感」を覚え、相手の印象が良くなるそうです。この効果を同調行動といいます。

電話相手には良い印象を与えたいですね。それが大きな取引をしている相手企業だとなおさらのことです。

まとめ

いかがだったでしょうか?

この記事では

  1. 電話対応の姿勢
  2. 声の高さ
  3. ハキハキと発音する
  4. 電話の相手と同じ声の大きさ・話のテンポを意識する

をお伝えしました。

これだけでも格段と良い印象を与えることができますよ!
あなたの電話対応がお客様に褒められますように祈ります。

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