転職エージェントメールに返信は必要?メールの種類と返信の重要性

「転職エージェントからたくさんメールが送られてくるけど、どれに返信すればいいのかわからない・・・」

とお悩みではありませんか?

元転職会社社員で、現役転職エージェントである「#就職しよう」編集部の中塚が、転職エージェントのメール返信について解説します。

この記事で、メール返信が必要なものと必要でないものを見極めて、転職エージェントとコミュニケーションをとりながら転職先探しができるようになっていただければ幸いです。

目次

転職エージェントのメールに返信する必要はあるの?

転職エージェントから送られてくるメールに全て返信する必要はありません。

転職エージェントから送られてくるメールの中には、返信不要となっているものもあるため、まずはどのような意図で送られてきたメールなのか把握することが重要です。

メールの返信が必要にもかかわらず、見落としてしまったり、返信が遅くなってしまったりすると、迅速な対応やマナーが身に付いていないと転職エージェントに評価されてしまいかねません。

以下の内容で、転職エージェントにはどのようなメールの種類があるのか、メールを返信する必要性や重要性などについて解説します。

転職エージェントから送られてくるメールの種類は?

転職エージェントから送られてくるメールの種類には、どんなものがあるのか紹介します。

返信が必要かどうかの前に、それぞれがどのような目的で送られてくるメールなのか理解することからはじめることをおすすめします。

転職エージェントへの仮登録・面談日調整のメール

転職エージェントへ登録するときは、まずネット上で仮登録をすることになります。

職務経歴や名前や年齢などの情報を登録して、転職エージェントが確認した後、登録できたことを知らせるメールが送られてきます。

転職エージェントへの登録が完了したら、次は転職エージェントにどのような転職先を紹介して欲しいのか話し合う面談日調整のメールが送られます。

面談は転職エージェントと転職希望者の認識を共有させるために重要なことなので、自分がしっかりと対応できる日程に調整してもらえるようにしてください。

転職エージェント担当者スタッフからの求人紹介

転職エージェントを利用していると、転職希望者個人に担当者スタッフからの求人が紹介されるオファーメールが送られてくることがあります。

転職エージェントの担当者から、転職希望者の希望条件に見合った求人が紹介されるため、毎日チェックすることをおすすめします。

転職エージェントだけが扱っている非公開求人なども紹介してもらえるので、他の求人サイトでは扱われていないような好条件の求人が見つかる可能性も高まります。

自動で送られてくる求人紹介

転職エージェントでは、マッチングシステムなどで条件に近い求人をいくつか複数人に向けて自動で送信される求人紹介のメールがあります。

中にはあまり自分の希望に沿わないような求人が含まれていることもありますが、希望者が望む条件にぴったりな仕事が紹介されるケースも存在しています。

できるだけ多くの転職先候補を求めている方は、忘れずにチェックして下さい。

面接後の選考結果についてのメール

転職エージェントで紹介された求人に応募して、面接を行った後は、選考結果についてのメールが送られます。

選考に通ったとしても必ず転職できるというわけではありませんが、働き始める準備や新しい転職先探しをスムーズに行うためにも、選考結果のメールは必ずチェックするようにしてください。

内定後の入社日や条件についてのメール

選考結果が出て、内定が決まった後は、入社日や勤務条件などについてのメールが転職エージェントから送られます。

転職希望者は、いつから働き始めるのかという情報はもちろんのこと、労働条件などについて再度確認することができるため、内容をしっかりと把握して、問題がないか隅々まで確認することが大切です。

何か不安に思うことや疑問に思うことがあれば、転職エージェントに相談するようにしてください。

転職エージェントへのメール返信するべきメールはどれ?

転職エージェントへのメール返信をするべきメールは、上記で紹介した中では以下のメールが当てはまります。

  • 転職エージェントへの仮登録・面接日調整のメール
  • 転職エージェント担当者スタッフからの求人紹介
  • 面接後の選考結果についてのメール
  • 内定後の入社日や条件についてのメール

それぞれのメールは返信を送らないと、転職エージェントがそのまま進めていってもいいのか判断に困ってしまいます。

転職エージェントから様々な日程の希望日や、求人に応募するのか、選考結果や転職先企業での労働条件などの確認メールが送られてきた時は、メールの返信が必要です。

転職エージェントから自動的に送られてくる求人紹介メールについては、特にめぼしい求人がなければ返信を送らなくても問題はありません。

ただし、興味のある求人があった場合は、その求人に関して応募をしたいや、相談をしたいなどの返信を行えば、求人を改めて紹介してもらうことも可能です。

転職エージェントのメールに返信するメリットはあるの?

転職エージェントのメールに返信することで、得られるメリットを大きく2つに分けて紹介します。

希望通りの転職先を見つけるためには、メールを活用して転職エージェントとのコミュニケーションをうまく取れるようにしていくことも重要です。

1.就職意欲をアピールできる

転職エージェントから送られてきたメールに返信することで、就職意欲をアピールすることにつながります。

たとえば、転職エージェントの担当が紹介してくれた求人があるにも関わらず、メール返信などのアクションを何も起こさなかったら、「転職する気がないのでは?」と思われてしまい、求人の紹介を後回しにされてしまいかねません。

自分の就職意欲があることをアピールするためにも、メールの返信を行って、転職に対して積極的な姿勢を見せることが大切です。

2.転職エージェントからの信頼が得られやすくなる

転職エージェントへメール返信をすることで、マナーや対応の速さなどが評価されることにつながり、転職エージェントからの信頼がえられやすくなります。

転職エージェントからの信頼が得られれば、優先的に転職希望条件に見合った求人を紹介してもらいやすくなります。

どれだけ転職に前向きなのか、転職エージェントのアクションに対するレスポンスやマナーなどにも気をつけて、より有利に転職先探しを進めてください。

転職エージェントからのメールに返信しなかったらどうなるの?

転職希望者がメール返信を行わなかった場合、最初のうちはメールに気付いていないと思って、転職エージェントから再度同じ内容のメールが何度か送られてくることがあります。

しかし、何度も連絡しているのにも関わらず返信がなかった場合は、「転職する気がないんだな・・・」、「メールを送っても返信が来ないから意味がない・・・」と担当からの求人紹介メールが来なくなる可能性があります。

いくら興味のないメールばかりだからといって無視をしていたら、いざ転職先を探したいと思った時に、希望条件にぴったりな転職先を見逃してしまうことにもなりかねません。

必要なメールには返信を行って、転職したい気持ちがあることを転職エージェントに伝えるようにご注意ください。

転職エージェントからのメールに返信する時の例文

転職エージェントからメールが送られてきた時に、どのようにしてメールを返信すればいいのか、それぞれの例文を紹介します。

どのようなメールを送ればいいのか悩んでいる方は、参考としてお使いください。

紹介された案件に募集したい時のメール例文

〇〇転職エージェント
〇〇様 (転職エージェント担当者の名前)

いつもお世話になっております、フルネームです。

先日送っていただいた株式会社〇〇に応募させていただきたく、ご連絡いたしました。

応募させていただくにあたり、こちらで対応が必要なことはございますか。

何卒、よろしくお願い致します。

転職エージェントから送られてきた求人についてメールで返信を行う時は、応募したいと言うことを伝えることはもちろんのこと、何か必要なことがあれば対応するという意思を持っていることを伝えることが大切です。

求人を紹介してもらったことへのお礼なども付け加えると、転職エージェントに好印象を持ってもらえます。

紹介された案件を断る時のメール例文

〇〇転職エージェント
〇〇様 (転職エージェント担当者の名前)

いつもお世話になっております、フルネームです。

お仕事のご紹介をいただき、ありがとうございます。

先日ご紹介いただいたお仕事ですが、◯◯◯◯(例:年収の面)が希望に沿わず、大変申し訳ありませんが、辞退させていただきたくご連絡いたしました。

お手数をおかけいたしますが、ご理解のほどよろしくお願いいたします。

転職エージェントから送られてきた求人をメールで断る場合は、断る理由を明確に記載して、辞退したいことをはっきりと伝えることが重要です。

また、新たに転職エージェントから新しい求人を紹介してもらうためにも、少なからず手間をかけさせてしまうことに関して、お詫びの気持ちを伝えることも忘れてはいけません。

面接日程のメールに返信する時のメール例文

〇〇転職エージェント
〇〇様 (転職エージェント担当者の名前)

いつもお世話になっております、フルネームです。

面接日程について、ご連絡いただきありがとうございます。

ご連絡いただいた日程通りの、〇月✕日△時の面接に参加させていただきたく思います。

何かございましたらご連絡ください。

今後とも、よろしくお願いいたします。

面接日程のメールに返信するときは、送られてきた面接日程で問題がないかを報告します。

もしも、転職エージェントに指定された日程に都合がつかない場合は、いくつか都合のつく日を報告するメールを送るようにしてください。

また、面接などについてアドバイスをもらっていたケースでは、「〇〇様からいただいたアドバイスを活かせるように、面接に臨みます」などの一言を入れておくと、転職エージェントに面接への熱意をアピールできます。

不採用のメールに返信する時のメール例文

〇〇転職エージェント
〇〇様 (転職エージェント担当者の名前)

いつもお世話になっております、フルネームです。

選考結果のご報告をいただき、ありがとうございました。

今回の結果については大変残念ではございますが、真摯に受け止めて、今後の転職活動に励んでいく所存です。

お手数をおかけすることになりますが、今後とも何卒よろしくお願いいたします。

転職エージェントに紹介された求人の選考で不採用になってしまった場合は、まずは選考結果を送ってもらったことに関してお礼を述べます。

不採用になってしまったことに関して、しっかりと受け止めて今後の転職活動に活かしていくという前向きな内容を伝えることが大切です。

今後もやる気を持って転職活動に励んで行くことを前向きに伝えれば、転職エージェントに新しい求人先探しを積極的に行ってもらいやすくなります。

転職エージェントへメール返信をする時の注意点

メール返信をする時に注意しておきたい事柄について解説します。

メールの書き方一つで、転職エージェントに与える印象も大きく変わるため、注意を払ってメールの返信をすることが重要です。

件名は相手が読んですぐ理解できるものにする

転職エージェントにメール返信をする時に、最初に注意しなければならないことは、メールの件名が一目で見て理解できるかどうかです。

転職エージェントは多くの転職希望者のサポートを行っているため、素早く確認ができるメールが好まれます。

何に対しての返信なのか、どのような内容のメールなのか、簡潔にするようにしてください。

たとえば、求人先との面接の日程についてのメールに返信する場合は、「面接の日程について」などの、単純で分かりやすいものにすることが大切です。

メールの内容は簡潔にする

メールの内容についても、長文すぎて要領がつかめないような内容はNGです。

要点を明確にして、何を伝えたいのか簡潔にまとめて読みやすい文章を意識することが重要です。

後は挨拶や、言葉遣いなどのマナーを守ったメールの内容にしてください。

メールの返信は早めにする

転職エージェントから、返信が必要なメールが送られてきた時は、できるだけ24時間以内に返信することが大切です。

仕事を行う上でもレスポンスが早いことも求められるので、転職エージェントから送られてくるメールでも素早く反応することで、転職意欲やマナーを守る意識があることをアピールできます。

メールの確認が遅れて、返信が遅くなってしまった時は、確認を遅くなったことにお詫びする一言を添えてから、メールの返信をすることをおすすめします。

コピーをしただけの文章は使わないようにする

転職エージェントのメールに返信するときは、ネット上などであげられている文章をそのままコピーして返信する方法はおすすめできません。

ネット上では多くのテンプレートが扱われているため、そのままの内容で送ってしまうとコピーしたことが丸分かりになってしまいます。

ほぼ形が決まっている定型文については問題ありませんが、自分の言葉で伝えなければならない部分は、自分の言葉でメールを送るようにしてください。

テンプレートではなく、自分のやる気をアピールできる内容のメールを送ることも、転職エージェントに、より良い条件の求人を紹介してもらえることにつながります。

転職希望者から転職エージェントにメールを送信してもいいの?

返信不要のメールや、転職活動に関して不安や疑問に思うことがあれば、転職希望者から転職エージェントにメールを送信することは何ら問題ありません。

興味のある求人について応募してみたいということを伝えることも、転職へのやる気を感じさせるアピールともなります。

メールを自分から送ったり、直接電話したりして質問することは、転職エージェントに転職希望者のことを理解してもらうことにつながります。

転職エージェント以外で内定をもらったときのメール例文

転職エージェントを利用していて、他社もしくは自分で進めていた求人で内定をもらったことを伝える時のメール例文を紹介します。

〇〇転職エージェント
〇〇様 (転職エージェント担当者の名前)

いつもお世話になっております、フルネームです。

大変恐縮ですが、先日、知人から紹介を受けた他企業からの内定をいただいたため、転職活動を終えさせていただきたくご連絡いたしました。

先程お電話をいたしましたが、ご不在とのことでしたのでメールにて失礼いたします。

〇〇様にご尽力いただいていたにも関わらず、このような結果となってしまい心苦しく思っております。

このような形ではございますが、長い間、転職活動をサポートしていただき、ありがとうございました。

貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

利用していた転職エージェントの他で、内定が決まった場合は、サポートしてもらっていたにも関わらず転職エージェントの紹介で仕事が決まらなかったことに関して、お詫びの言葉を告げることが大切です。

またお世話になったことへの感謝や、転職エージェントの活躍を祈る言葉などを添えて、感謝の気持ちも伝えてください。

円満に転職エージェントの利用を終えることができれば、再度転職が必要になった時であっても、同じ転職エージェントの利用もしやすくなります。

転職を辞退する時のメール例文

内定をもらった状態で、転職エージェントに転職の辞退を申し出るときのメール例文を紹介します。

〇〇転職エージェント
〇〇様 (転職エージェント担当者の名前)

いつもお世話になっております、〇〇会社の内定をいただいているフルネームです。

大変恐縮ではございますが、今後のキャリアプランなども鑑みて、再度熟考した結果、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡致しました。

お手数をおかけしたにも関わらず、このような結果になってしまい申し訳ございませんでした。

内定をもらっていた転職を辞退する時のメールは、内定を取り消すことに関して大変申し訳なく思っている気持ちを第一に伝えることが大切です。

内定を断った後に同じ転職エージェントで新しい転職先を探したいと考えている方は、より詳しい転職を辞退した理由を伝えて、今後も利用させてほしいということを丁寧にお願いするようにしてください。

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まとめ

この記事をまとめると、

転職エージェントの返信不要以外のメールには返信しよう
転職エージェントから送られてきたメールには、返信が必要となる転職エージェントの登録確認や面接日の調整、転職エージェントの担当からの仕事紹介など、個人に宛てた返信が必要となるメールがあります。

大多数に送られた転職エージェントの自動求人紹介メールについては、興味のある求人がなければ返信をする必要はありません。

個人宛の重要な内容を伝えるメールには返信を行い、大勢に向けた求人紹介については、興味があれば返信を行うという認識で大丈夫です。

転職エージェントにメールを返信するときは簡潔にまとめよう
大勢の転職希望者をサポートしている転職エージェントにメールを返信するときは、メールを見ただけで内容が理解できるような件名にしたり、伝えたいことが相手に簡潔に伝わるようにしたりすることが大切です。

また、転職エージェントに求人応募をすることを伝えたり、面接を辞退したりするなどの内容に合わせて、お礼やお詫びの言葉を、マナーを守って使ってください。

自分の都合を押し付けるのではなく、転職エージェントのことも気遣った書き方を意識して、メール返信を行っていくことをおすすめします。