総務事務に必要な4つのスキルと持っていると有利になる3つの資格をご紹介！

記事監修
株式会社アドバンスフロー 代表取締役
中塚 章浩
著書「面接の疑問 Q＆A」・Twitter

パーソルテンプスタッフ株式会社に約6年在籍し、現在は派遣会社「株式会社アドバンスフロー」の代表取締役。
のべ約2,000名もの転職支援を行い、求職者が希望する仕事を得られるよう尽力。人材業界16年の経験から「派遣はしっかりとした情報が得られれば得られるほど、理想の職場を見つけられる」と確信し、多くの人が情報を得られるよう、記事の監修も行う。

「総務事務に必要なスキルとは？どんな人資格を持っていると採用に有利なの？」と困っていませんか？

総務事務として働こうと思った時、この仕事に必要なスキルが自分にあるか判断することはとても大切です。

また、就職までに時間的余裕がある場合は、採用に有利となる資格を取得しておきたいと思うものですよね。

でも皆さん、安心してください！

この記事では、総務事務に必要なスキルと採用に有利となる資格について詳しく解説しています。

総務事務はやりがいを感じられる仕事です。自分のスキルや資格がこの仕事に役立つと分かれば、さらなるステップアップも望めます。皆さんが総務事務に採用され、毎日生き生きと働けることを祈っています。

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総務事務に必要な4つのスキル

総務事務の仕事はその名の通り事務がメインですが、会社の中核となる総務部の事務という立場になるので、事務以外のスキルも必要となってきます。

総務事務に必要なスキルを見ていくと仕事の中身もよく分かるので、さっそくチェックしていきましょう。

PCスキル

総務事務は、総務部の仕事に必要な文書作成を担当するため、PCスキルが必須となります。ここで言うPCスキルとは、ただ文字が打てるというレベルではなく、ワードやエクセルを十分使いこなせる中級レベルです。

ワードで文書を作成する場合は、テキストだけでなく、表やグラフといったものを含めてレイアウトしなくてはなりません。エクセルで在庫管理表などを作成する場合は、数式を入れて表計算を作る知識が必要です。

他にも、パワーポイントで資料を作成したり、専用ソフトを使って会社全体のスケジュールを分かりやすく管理したりすることがあります。高いPCスキルを持つ人の方が、総務事務への就職に有利になると覚えておきましょう。

文書管理能力

総務事務には、総務部に集まる各種書類を整理して、見やすいようにファイリングするスキルが必要です。整理するのは紙媒体だけではなく、パソコン上のデータも含まれます。

それらの管理がしっかりできていれば、必要な書類やデータを探す手間が省け、仕事のスピードアップにつながるのです。

また、総務事務は機密文書の保管に携わることがありますが、これについては少々専門的な知識が必要なので、ビジネス書などで勉強しておくといいでしょう。

クレーム対応能力

社員や取引先と接することの多い総務事務は、場合によってはクレームの窓口となることもあります。この時にすばやい対応でクレームを処理するスキルが必要です。

社員が総務部に対するクレームを言ってきた際、総務事務は相手が何を望んでいるかを即座に判断し、すばやく対応しなければなりません。これができないと、総務部に対する信頼を失うことになりかねません。

取引先相手のときも同様で、対応を間違えると会社としての信頼を失ってしまうので、対応する総務事務には高度なクレーム処理能力が求められます。クレーム対応の研修を受けたり、ベテラン社員に指導を仰いだりしておくとよいでしょう。

接客マナー

総務事務は取引先を受け入れたり、株主総会で多くの株主に対応したりするので、相手の失礼にならないよう、接客マナーのスキルが必要となります。相手を不快な気持ちにさせることが、会社の不利益につながる可能性もあるのです。

お茶の出し方や言葉遣いなど、ビジネスマナーとして求められることは多岐にわたるので、ビジネス書や研修などで接客マナーをしっかりと勉強しておきましょう。

総務事務に有利な3つの資格

ここまで紹介してきたスキルは必要最低限必要なものばかりなので、応募前にしっかり身につけておくようにしましょう。

スキルを身につけた上でさらに採用を有利にしたい場合は、下記に紹介する資格の取得にチャレンジするのがおすすめです。

衛生管理者

衛生管理者とは、労働安全衛生法に基づいて、従業員の労働災害や労働による健康被害を防止する目的で定められた国家資格です。

総務部は社員が働きやすい環境を作る役目を担うため、衛生管理者を置くのに最適な部門です。労働安全衛生法では、50人以上の従業員がいる会社に衛生管理者を置くことを定めており、それに反している会社には罰金が課せられます。

受験資格には労働衛生の実務経験が1年以上などの条件があるため、実務経験がない人は総務事務として経験を積んでから受験するとよいでしょう。

MOS

MOSは、マイクロソフト社公認のパソコン資格です。この資格はワードやエクセルの技能を見るための世界基準となっており、資格取得者にはマイクロソフト社から世界共通の認定書が発行されるため、取得しておくと就職にとても有利になります。

どれだけパソコンを使いこなせるかは、個人の仕事のスピードを左右するだけでなく、会社業務の進捗にも大きく関わってきます。総務事務の求人条件に「要PCスキル」とあるのは、エクセルやワードを使いこなせる人材を採用して会社の業績を上げるためなのです。

履歴書や面接では実際のPCスキルについて確認するのは難しいです。しかし、MOSを取得していれば、パソコンに関するスキルと知識が十分なことが証明できるので、総務事務の就職にかなり有利となります。

ビジネスキャリア検定

ビジネスキャリア検定試験は、企業実務の分野における専門知識を評価するために、8分野・4レベル・39単位の試験で実施される資格です。

総務部は会社の顔として対外的にさまざまな業務を担うため、事務系の職務を網羅するこの資格を取得しておくと、総務事務として働く際に非常に有利となります。

ビジネスキャリア検定は受験者の実務経験によって4つのレベルに分かれています。

1.BASIC級

仕事の基本的知識などを中心とした内容で学生や新卒者向けです

2.3級

職務全般に関する幅広い専門知識を学ぶ内容で、係長クラスを目指す実務経験3年程度の人向けです

3.さらにレベルが高い2級

課長クラスを目指す実務経験５年程度の人向けの内容で、ビジネスの総合的な専門知識とリーダーとして自主的な判断や創意工夫を凝らす能力が問われます。

4.プロフェッショナルとなる1級

企業の戦略実現を目指すための専門知識とこれらの応用力が求められ、部長クラスを目指す実務経験10年以上の人の資格です。

まとめ

総務事務の仕事はただの事務ではなく、会社全体を見渡しながら進める仕事であるため、一定のスキルや知識が必要となります。

この記事をまとめると、「必要なスキルや資格を身につければ、総務事務の採用へ着実に近づける」となります。

あくまでも今回紹介したスキルや資格は一部ですので、他にも総務事務の仕事に必要となりそうなものを探してどんどん身につけていくといいでしょう。この記事が、あなたの就職活動のお役に立てば幸いです。