総務の6つのメインな仕事はコレ。求められる3つの資質も紹介!

総務の6つのメインな仕事はコレ。求められる3つの資質も紹介!


「総務の仕事内容は?この仕事をするにはどんな資質が求められるの?」と困っていませんか?

どんな会社にも存在する総務。しかし、実際の仕事内容はよくわからないものです。また、必要とされる資質も理解できないと、なかなか応募に踏み切れず困ってしまいます。

でも皆さん、安心してください!この記事では総務の仕事内容と求められる資質について詳しく解説しています。

派遣会社にて約6年経験した私。この仕事を熟知しているので、業務の1つ1つを詳しく説明できるんです。

総務の仕事は覚えてしまえばとてもやりがいがあります。総務担当としていきいきと働きたいと願うみなさんの希望が叶うことを祈っています。

この記事の管理者
株式会社アドバンスフロー 代表取締役 中塚 章浩
派遣&転職会社で約6年勤務

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総務の6つのメインな仕事

総務の6つのメインな仕事

総務は会社運営をより円滑にするために、重責のある業務から細かい雑務までさまざまな仕事を担います。縁の下の力持ちとして会社を支える重要な立場にある総務のメイン業務を詳しく見ていきましょう。

NO.1.社内規程の作成と改定

総務は会社が独自に決めた社内規程を冊子にして全社員に配布し、社内規程に改定があれば冊子の内容を刷新する業務を担当します。

社員を管理する立場にある総務には、社員が逸脱した行為をしないよう徹底する立場にあります。就業規程には就業規則や給与体系、福利厚生や組織構造などのルールがまとめられているため、社員に配布することで周知徹底を行います。

社内規定には会社の細かい業務内容や社外秘となる内容も含まれるため、社員1人1人が社内規定の冊子を厳重に取り扱う必要があります。その為、総務は社員に対して社内規定の管理を徹底するよう指導も行います。

NO.2.株主総会の準備

毎年1回開催される株主総会において、総務部は事務局としての仕事をメインに担当します。

総務は会社運営の中心であり会社の全てを把握する立場にあるため、株主総会でも重要な役割を与えられます。主に、株主や取引先に対して招集通知を配布し、経理部や法務部と打ち合わせをして株主総会での質疑応答書を作成します。

その他にも、株主総会当日のタイムスケジュールや会場の設営の細かい部分を決定したり、当日のスタッフ配置や緊急時の体制を整えるのも総務の仕事です。どの業務も緊張感を持って対応する重要な業務です。

NO.3.会社建物・備品の管理

会社の建物や備品の管理は会社が利益を出すためにとても重要であり、総務担当の中でも設備や備品の知識がある人が担当します。

会社建物や設備に不具合があれば社員の業務に支障が出るため、自社ビルの工事手配や業者への価格交渉はとても重要です。また、この業務は電気設備、空調設備、給排水、消防などの知識がある人でないと対応できないため、第2種電気工事士、危険物取扱者、などの資格保有者を総務に置く会社もあります。

会社建物を賃貸する場合は、賃貸契約書を正しく把握し会社に不利益とならない物件を借りる必要があるため、オフィスの賃貸契約に関する知識を持つ人がこの仕事を担当します。また、賃貸物件を現状維持するために、清掃や修繕の業者を幅広く把握する知識も求められます。

備品管理では、社員が業務に使用する筆記用具やコピー用紙、名刺や会社封筒などを過不足のないように在庫管理し、社員がスムーズに業務を進められるよう配慮します。また、できるだけ良いものを安く、素早く納品できる業者を見つけることも重要な任務となります。

NO.4.機器や設備の保守管理

会社が保有する機器や設備を常に最善の状態に維持し、効率的に運用するために点検する業務を保守と言い、この業務も総務がメインとなって担当します。

社員が業務で使用する機器や設備に問題があれば、仕事のスピードが落ちてしまいます。総務はこの問題を防ぐために、保守業務に関係する知識や資格を保有した社員を在籍させて定期的に機器や設備のチェックを行い、常に正常な状態を保ちます。

保守を業者に委託する場合は、自社が保有する機器や設備の仕様や規模に合った委託先を探す必要があり、この業務も保守の知識がある総務の社員が担当します。会社の機器や設備を管理することは会社の業績にも直結するのでとても重要です。

NO.5.福利厚生の整備

福利厚生を整備するのは会社と社員を支える総務の役目です。福利厚生とは社員がより良い環境で働けるように、労働時間、賃金、休日、社宅、アフター5、などの基本的労働条件以外に関するものを取りまとめた総称です。

福利厚生が整っていれば、社員の生活が向上し仕事へのやる気につながります。総務は会社全体の志気を高める目的で社員全員が満足する独自の福利厚生を作り上げます。社員にとって福利厚生は重要であり、多くの人が福利厚生に魅力がある会社を選ぶと言われるほどです。

福利厚生は社員だけでなく社員の家族にも適用されるため、より魅力的な内容に作り上げる必要があります。総務にはより良い福利厚生を築く知識と体制が求められます。

NO.6.社内イベントの企画運営

会社のために懸命に働く社員に仕事への意欲を養ってもらうため、総務部は総力を上げて社内イベントの企画と運営を行います。

総務は社員のために存在する部門であり、社員旅行や納涼祭などを企画して社員の労をねぎらう立場にあります。また、総務は会社の雰囲気をよりよく保つ潤滑油としての立場も持つため、その目的を果たす手段として社内イベントに力を入れます。

自社ビルを持つ会社では、社員の家族を招待してホールでビヤガーデンを開いたり、地域住民を招いた秋祭りなどを開催します。この活動は社員に愛社精神を育み、会社イメージの向上にもつながるので、とても大切な業務の1つと言えます。

総務に求められる3つの資質

総務に求められる3つの資質

総務の仕事は表舞台の顔も裏方の顔も持つため、さまざまな資質が求められます。

NO.1.コミュニケーション能力

総務は社員や社外の人々と常に関わる仕事のため、コミュニケーション能力が重要です。

総務担当が人見知りだったり、人あたりが悪い人だと社員は仕事がやりにくくなりますが、誰にでも明るく公平に接することができる人なら、社員も安心して仕事の相談や依頼ができ、業務が円滑に回るようになります。

総務の仕事の中に人と関わらないものはほとんどなく、どの仕事も「人対人」の関係の上に成り立ちます。その為、コミュニケーション能力の高い人ほど総務の仕事に向いており、社員からも親しみを持たれます。

NO.2.細やかな気配り

総務は社員をサポートする立場にあるため、細やかな気配りができてこそ仕事の成果が上がると言えます。

例えば、社員から居室や会議室の間取り変更を相談された場合、総務担当は単純な間取り変更を提案するのではなく、設備の知識と社員の仕事をよく考えた上で最善の間取り工事を勧める必要があります。ここでどのくらい気配りが出来るかによって、社員が総務に求める役割を果たせるかが左右されます。

社員から問い合わせの多い問題について、社内ホームページでわかりやすく解説するのも総務の仕事です。社員の誰もが理解できる分かりやすい言葉でできるだけ多くの情報を掲載する気配りを持てれば、社内の問題を自然と解決できるのです。

NO.3.サービス精神

総務は会社の中で縁の下の力持ち的存在として動くため、常にサービス精神を持って損得を考えずに仕事をすることが求められます。

社員が抱える問題を解決するために一緒になって悩んだり、社員がより良い環境で働くために残業をして設備の点検をするのは簡単なようで簡単ではありません。社員を支える総務の立場をよく理解し、サービス精神を発揮しないと務まらないのです。

社員の多くは会社の発展のために仕事をしていますが、総務は社員がより良い仕事をするために働きます。この立場をよくわきまえ、総務としての目的を果たすにはサービス精神を持つことが重要だと認識する必要があります。

総務の仕事は社員と会社のために存在する

総務の仕事は社員と会社のために存在する

会社と社員から見た総務の存在意義をよく考えてみると、その重要性がよくわかってきます。会社において社員はとても大切であり、その社員を支えなければ会社経営はうまくいきません。
総務が良い働きをすれば、社員も会社もより一層輝きます。総務の仕事の魅力は存在そのものなのです。


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