総務事務に必要な4つの適性と向いている人の3つの特徴

記事監修
株式会社アドバンスフロー 代表取締役
中塚 章浩
著書「面接の疑問 Q＆A」・Twitter

パーソルテンプスタッフ株式会社に約6年在籍し、現在は派遣会社「株式会社アドバンスフロー」の代表取締役。
のべ約2,000名もの転職支援を行い、求職者が希望する仕事を得られるよう尽力。人材業界16年の経験から「派遣はしっかりとした情報が得られれば得られるほど、理想の職場を見つけられる」と確信し、多くの人が情報を得られるよう、記事の監修も行う。

「総務事務に必要な適性は？どんな人が向いている仕事なの？」と困っていませんか？

総務事務の求人に魅力を感じて働きたいと思っても、この仕事に必要な適性が分からないと一歩踏み出すことができないものです。

また、どんな人が向いている仕事なのかを知って、自分に務まる仕事かどうかを判断したいと思いますよね。

でも皆さん、安心してください！

この記事では総務事務に必要な適正と向いている人の特徴を詳しく解説しています。

総務事務は慣れてしまえばとてもやりがいを感じる仕事です。自分に適正があるとわかれば勇気を持って応募でき、適職に就くことができます。

皆さんが総務事務として無事に就職し、生き生きと働けることを祈っています。

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総務事務に必要な4つの適性

総務事務の仕事に魅力を感じたなら、まず最初にこの仕事に必要な適性を知ることから始めましょう。

総務事務にやりがいや達成感を感じながら働くためにも、自分に適性があるかどうかをしっかり判断しましょう。

高いコミュニケーション能力

総務事務は社員や取引先と常に関わる仕事なので、高いコミュニケーション能力が適性として求められます。

総務事務は社員と仕事に関するやり取りをすることが多いため、業務をスムーズに進める意味でも、相手と気持ちよくコミュニケーションを取る能力が必要です。

総務事務のどの業務にも社員や取引先が関わってくるので、コミュニケーションが上手でないと、仕事に支障が出るだけでなく自分も辛くなるのです。そのため、高いコミュニケーション能力を自負する人は総務事務に向いていると判断できます。

人のために働くことを嬉しいと感じられる

総務事務は会社や社員をサポートする業務を担うため、人に尽くすことに喜びを感じられる人は適性があると言えます。実際のところ、総務事務の仕事の成果は目に見えるものではなく分かりにくいので、ここを理解した上で働けるかが重要なのです。

「華やかな仕事がしたい」「わかりやすい成果がほしい」などと考えて業務を進めるようでは、社員や会社が必要としているものを理解できません。これでは周囲も仕事がやりにくくなり、自分も何のために努力しているのかが分からなくなります。

こうした問題に直面せずに総務事務をこなすには、人のために努力することに幸せを感じる適性が必要です。

細かい気配りができる

総務事務には、社員がより一層仕事をしやすくするためにどうすべきかを考える、きめ細やかな気配りの気持ちが必要です。社員は総務事務にさまざまな依頼や相談を寄せてきますが、その1つ1つに淡々と対応するだけでは、本当にいい仕事をしているとは言えません。

社員からの依頼にすばやく応える方法を考えたり、相談に対する提案をできるだけ多く出したりする気配りができれば、社員の仕事もスムーズになり、業績アップにつながります。そうした気配りの気持ちを常に持っていられることが、総務事務に必要な適性です。

危機管理能力が高い

会社全体を見渡しながら仕事をする総務事務には、ミスや問題を常に回避しながら業務を進める危機管理能力が適性として求められます。

総務事務が高い危機管理能力を備えていれば、社員がミスを犯す前にアドバイスをすることができるため、いろいろな業務が滞りなく進んでいくことでしょう。

総務部に回ってくるはさまざまな書類や案件のミスに総務事務がいち早く気づけるかどうかが、会社の業績に大きく影響するのです。普段から先のことを考えて行動している人は、その能力を総務事務の仕事に活かして成果を出せると判断できます。

総務事務に向いている人の3つの特徴

総務事務に必要な適性は、多くの人に備わっているものばかりです。

では、具体的にどんな人が総務事務に向いているのかを、性格や資質の面からも見ていきましょう。

明るくて人と接するのが好き

明るい性格で人と接するのが好きな人は、総務事務の仕事に向いていると言えます。

総務事務と聞くとずっとデスクワークをしているイメージを持つかもしれませんが、実際には社員や取引先と常に接する仕事なのです。初対面の人でも臆することなく声をかけられるような性格の人は、この仕事にやりがいを感じられることでしょう。

内向的な性格だと、人と接することが多い総務事務の仕事は苦痛かもしれません。人に明るく接することができる人の方が、総務事務に向いていると言えます。

ありがとうと言われることにやりがいを感じられる

総務事務は縁の下の力持ちのような存在なので、誰かに何かをして感謝されることにやりがいを感じる人に向いています。総務事務の仕事は地味で評価される機会が少ないものなので、それに対して不満を持つようでは、総務事務は務まらないのです。

総務事務には、社員が抱える問題を一緒に解決したり、取引先からの要求に応えたりする業務が日常的に発生します。直接自分の成果にならなくても、社員や取引先の要望に応えて感謝されることに魅力を感じる人には、総務事務の仕事がおすすめです。

物事をすばやく進める能力がある

総務事務は、自分の業務をこなしつつ、さまざまな依頼や相談に対応する必要があるので、常に物事をテキパキ進められる人に向いています。

総務部には次々と業務が発生するので、1つの業務に時間をかけてしまうと、自分の仕事が滞るだけでなく会社の業務にも影響が出てしまいます。この問題を回避できる総務事務とは、たくさんの業務もサクサクとこなせる人なのです。

普段から物事の優先順位や進め方をとっさに判断し、スピード感ある対応でこなせる人は、総務事務に向いている人と言えます。

まとめ

総務事務の適正を見て、この仕事が向いている部分が自分にもあるかもと判断できたなら、迷わず突き進んでみましょう。

この記事をまとめると、

• 人のために進んで尽くせる
• 人と接するのが大好き

などの適性や特徴を持つ人は総務事務に向いている、となります。

ここで紹介した適性や特徴にあてはまるものがあるようでしたら、総務事務を目指してみてはいかがでしょうか？この記事が、あなたの就職活動のお役に立てば幸いです。