株式会社アドバンスフロー 代表取締役
中塚 章浩
著書「面接の疑問 Q＆A」・Twitter
パーソルテンプスタッフ株式会社に約6年在籍し、現在は派遣会社「株式会社アドバンスフロー」の代表取締役。
のべ約2,000名もの転職支援を行い、求職者が希望する仕事を得られるよう尽力。人材業界16年の経験から「派遣はしっかりとした情報が得られれば得られるほど、理想の職場を見つけられる」と確信し、多くの人が情報を得られるよう、記事の監修も行う。
営業事務が未経験でも、やる気や面接次第で営業事務に就くことはできます。
この記事では「面接突破のためのコツ」を伝授します。
面接で一番重要なのは事前準備です。
ここでは万端な事前準備ができるよう、面接ではどんな質問をされるのか？その質問はどんな意図なのか？
面接時のマナーや面接のポイントがUPする方法などを纏めています。
最後まで読んでいただければ明日、面接を受けたい！と自信が持てるハズです！
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面接前に自己分析は絶対必要！
面接の事前準備しとして、自己分析は何よりも重要です。
自分の強みは何か？弱みは何か？どんなところで力を発揮できるのか？と言う「自分はどんな人間なのか？」を言語化して面接担当者に伝えられるようになるからです。
では、実際に自己分析をどうやったらいいのか？は悩みどころだと思いますので、こちらのサイトを参考にしてみてください。
このサイトはリクナビの新卒サイトなので、初めて就活する人のために書かれた自己分析の方法だけに、非常に分かりやすくじっくり自己分析できるやり方が書かれています。
他にも自己分析の目的から自己分析診断ツールまで紹介している「就活の教科書」も参考になるのでおすすめです。
参考 【内定者が教える】自己分析のおすすめなやり方 | 実際の例やポイントも就活の教科書面接担当者に聞いた！面接で良く聞かれる質問８選
自己分析がしっかりできたら、いよいよ面接の練習です。
ここでは面接で良く聞かれる質問内容を纏めています。
どうしてその質問をされるのか？その質問の意図は何なのか？を理解した上で回答することが必要です。
質問①：志望動機
志望動機は必ずと言っていい程聞かれます。
面接担当者が志望動機を聞きたい理由としては「志望動機が会社とマッチしているか？」「仕事に対してどんな考えを持っているか？」を確かめたいから聞いていると思ってください。
「土日休みだったから」「家が近かったから」「たまたま見つけたから」「派遣会社に紹介されたから」という志望動機だと「仕事そのものに情熱を感じられない」と取られます。
志望動機を考えるときは自己分析と企業分析ををきちんと行ったうえで、「自分のこんなところを活かしたいと思った」「自分は将来こうなりたい」など、自己PRが同時にできるくらいの前向きな志望動機が望ましいです。
また営業事務は営業担当者のサポート業務が一番大切な役割なので、協調性がある、縁の下の力持ち、などのキーワードがあると「営業事務に向いている」と思われます。
質問②：退職理由
以前の会社の退職理由もほとんどのケースで聞かれます。
退職回数が多ければ多い程、重要視されます。
面接担当者は面接理由を聞いて「忍耐力がないな」「うちとも合わないな」と判断する場合があります。
質問③：自己PR（長所）
自己PR（長所）もほとんどの場合聞かれます。
面接担当者が自己PRを聞く理由は「あなたがどんな人かを知りたい」と思っているからです。
「私は任された仕事は最後までやり抜きます。前職でも、こういう仕事を任されて、こういう困難がありましたが、最後までやり抜くことができました。最後までやり抜いたことによって周りからも評価を得られることができ、リーダーを任されました。」など具体的な体験談を交えて話してください。
長所が周りからも評価を得ていることを伝えられると、面接担当者もその会社でのあなたの活躍が想像しやすく良いです。
質問④：短所
面接官が短所を聞く場合は「自分自身を客観視できているか？」「短所が企業の求める人材と合わないものではないか？」を見極めています。
例えば「細かい作業が苦手です」だと「事務や経理の仕事には向かない」と判断される場合もあります。
質問⑤：今（以前）の会社ではどんな仕事をしていますか？
面接担当者は「会社として欲しい経験値を持っているか？」「あなたの経験値をこの会社でどう活かせるか？」を知りたいと思っています。
前職で同じような仕事をしていた場合は新しい会社との接点がある仕事内容を多めに話をすると良いです。
質問⑥：他社の選考状況を教えてください。
面接担当者としては「他にどんな企業を受けているのか？（聞いた志望動機と矛盾はないか？）他の企業からの評価はどうなのか？」を知りたいと思っています。
そのため、「今受けている企業の志望動機と矛盾しない企業」を言うことがまず必要です。
逆に他で内定が出ている場合や選考が進んでいる場合はそれを伝えた方が面接担当者に「他企業も欲しがる優秀な人材」としてインプットされ、「他の企業に決めてしまう前に、早く結果を出そう」と言う気持ちになります。
質問⑦：ストレス解消法は何ですか？
これはストレス耐性を見ていると思ってください。
仕事はどんなに良い職場であってもストレスはつきものです。そのため、うまくストレスを発散できる人かどうかが重要になってきます。
自分なりのストレス解消を知っている人はストレスに強くなりますし、ストレス解消法を知らない人はストレスに弱いです。
質問⑧：入力のスキルはどうですか？
これは質問の通り、入力スキルを聞かれています。
ほとんどの事務職にブラインドタッチは必須と考えて良いです。
もし入力専門会社で入力経験があるのであれば「〇秒間に〇タッチできます。ミス率は〇％です。」と答えられる場合もありますが、ほとんどの人はそこまで分からないです。
ブラインドタッチができない場合は「今はできませんが、自宅のタイピングソフトでブラインドタッチが問題なくできるように練習しておきます。」とやる気を伝えましょう。
面接時の必要なマナー
どんなに面接の受け答えを完璧にして言っても面接時のマナーが悪いと、面接官は面接内容を聞く気にもなれなくなってしまいます。
ここでは面接前、面接中、面接後のマナーについて纏めています。
面接時間の5分～10分前に到着するようにする
面接時間に遅れることはもっての他ですが、面接時間より早すぎても面接官の準備が整っていません。そのため、5分～10分前に到着して受付にて面接に来たことを伝えましょう。
もし、大幅な電車遅延などでやむを得ない場合の遅刻は、それが分かった時点で即電話を入れましょう。「遅刻するかしないか微妙な時間」だったとしても、「大幅な電車遅延で、〇分くらい遅刻する可能性があります」と事前に連絡を入れる方が良いです。
受付時には名前と要件を簡潔に伝える
企業によって受付に人がいる場合と電話の場合があります。
どちらにしても言うことは一緒です。「本日〇時より面接に参りました、〇〇と申します。人事部の〇〇様宛にお伺いいたしました。」と名前と共に要件を簡潔に言ってください。
入室前はコートは脱ぐ
コートを着ている場合は、面接控室や面接会場に入る前に脱いでから入室するのがマナーです。
入室時はドアをノック
入室する時はドアをノックしてから入出するのがマナーです。ノックして「どうぞ」と言われたら「失礼します」と言って入りましょう。
ドアをドアに向き合って静かに閉めてください。後ろ手で閉めるのは良くないです。
座るよう指示があってから座る
「どうぞ、こちらに座ってください」と言われたら「失礼します」と言って座ってください。
面接官が後から来る場合は、面接官が来たら立ち上がる
面接会場に通されてから面接官が後から来る場合もあります。
そんなときは面接官が来るまでは椅子に座って待っていて良いですが、面接官が来たら立ち上がって「よろしくお願いします」と一礼しましょう。
面接官から貰う名刺は両手で受け取る
もし面接官に名刺を出されたら、両手で受け取ってください。自分の名刺は出す必要はありません。
名刺はすぐにしまわずに座った後に机の左上に置いておきましょう。複数の面接官に名刺を渡された場合は、面接官の役職順か並び順に名刺を置くのが良いです。置き方に拘る必要はなく、ゴチャゴチャと置かなければOKです。
名刺はその面接官への対応と同様大切に対応することが必要なので、面接が終わった後、カバンにポイと雑に入れるなどはNGです。自分の名刺入れかクリアファイルに入れるのが良いです。
履歴書など提出書類はクリアファイルに挟んで綺麗な状態で持っていく
提出する書類を折ったり汚してしまうのはNGです。クリアファイルに挟んで綺麗な状態で渡してください。
また添付する写真もズレなく綺麗に貼りましょう。
面接時は背筋を伸ばし姿勢よく
面接時は背筋を伸ばして姿勢よく座りましょう。
もちろん足を組むことはNGです。
退出時はお礼を忘れずに
面接が終わったら席を立って「本日はありがとうございました」と一礼してから退出しましょう。
見送りがあった場合はドアが閉まるまで頭を下げる
エレベーターホールまで見送りに来ていただいた場合は、エレベーターのドアが閉まるまで頭を下げて置くと良いです。
面接マナーが心配になったら
面接のマナーが心配で肝心の面接に集中できなそう。と不安だったら一度実際家でやってみるか、頭の中でシミュレーションしてみて万全の準備をしましょう。
もし派遣会社に登録していれば、派遣会社にお願いして模擬面接をしてもらうと良いです。
「第一印象」と「積極的な質問」は面接のポイントUPの方法である
面接内容以外ではありますが「第一印象」と「積極的な質問」は面接官の印象を左右するとても重要なポイントです。
ここではポイントUPする「第一印象」と「積極的な質問」が何なのか？を書いています。
第一印象は大切
人は初対面の数秒の第一印象が後々の評価にとても大きな影響を与えると言われています。
第一印象次第で、自分に興味を持ってもらえるかどうかが決まると思ってください。
まずは身だしなみチェックをしてみてください。
- スーツにシワはありませんか？
- きちんとシャツを着れていますか？
- 靴は磨かれていますか？
- 髪の毛はボサボサではないですか？
- 前髪は目にかかっていませんか？
- カバンがだらしなく空きっぱなしではないですか？
- メガネは磨かれていますか？
- 爪は伸びていませんか？
身だしなみの他に表情と話し方も大切です。
挨拶するときはにこやかに挨拶して、ハキハキと受け答えしてください。
緊張すると声が小さくなったり、語尾が消えたりするので、自信なさげに見えてしまいます。
ゆっくりとでいいので、しっかりと語尾まで話すように心がけてください。
積極的な質問は歓迎される
面接官から一通り質問されると「質問はありますか？」と聞かれることがほとんどです。
「質問はありません」より積極的な質問は沢山した方が良いです。
逆質問は積極性をアピールできる他、面接官と会話できるチャンスと思ってください。
面接では一方的に質問に答える感じだったと思いますが、質問を通して面接官と会話が出来れば面接官も「会話が楽しかった」と思ってくれます。
会話が楽しければ「この人と一緒に働きたい」と自然に思えます。
「積極的な質問」をすることは想像以上に大切なことなので、事前に質問内容は考えて行った方が良いでしょう。
前向きで良い質問例
- ホームページでは風通しの良い社風と感じましたが、実際の社風はいかがですか？
- もし採用していただいた場合、事前に勉強しておいた方がいいことなどありますか？
- どんな方が活躍されていますか？
- どんな「やりがい」を感じている方が多いですか？
福利厚生ばかり聞くNG質問例
福利厚生の質問ばかりするのは仕事への情熱が足りないと判断される場合もあるので、控えましょう。
- 土日はしっかり休めますか？
- 残業は少ないですか？
- お昼休憩はしっかりとれますか？
- 休憩室はありますか？
- 電子レンジはありますか？
事前調査が不足しているNG質問例
ホームページなどで事前に調べれば分かるような質問も控えましょう。
- 御社の商品は何ですか？
- 御社の仕事内容は何ですか？
- 御社の企業理念は何ですか？
- 御社は創業何年ですか？
しかし、ホームーページの情報で興味を持ったもので、ホームページでは詳細が書かれていなかったことは「ホームページを拝見して〇〇に興味を持ったのですが、〇〇の詳細を教えてください」と聞くのは良い質問です。
まとめ
営業事務の面接必勝法はいかがでしたか？
面接必勝法のポイントは受付、面接内容、質問、退出全てを事前にシミュレーションして、しっかりと頭に叩き込むことが必要です。
実際はしっかりシミュレーションしても、面接の場に行けば緊張してうまく行かないこともあります。
もし第一希望の企業があるとすれば、事前にいくつかの企業の面接を実際に受けて「面接慣れ」しておくととても良いです。もし派遣会社などに登録している場合は派遣会社の人に頼んで模擬面接してもらうことも良いでしょう。
事前準備をしっかりすれば面接は意外とすんなり行くものです。自信をもって面接を受けてきてください！
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